12 рекомендаций по профессиональному этикету электронной почты

Многие люди сегодня используют электронную почту в качестве основного способа общения с друзьями, родственниками, коллегами и другими людьми, которые важны для каждого из нас по разным причинам. Возможно, вы обращаетесь к кому-то по поводу работы, делового предприятия, в службу поддержки клиентов или пишете по электронной почте вместо того, чтобы пользоваться телефоном.

К личным электронным письмам, отправленным между друзьями и родственниками, следует относиться иначе, чем к профессиональной электронной переписке. Понимание аудитории, с которой вы общаетесь, определит, насколько непринужденным вы можете быть. Четко и лаконично формулируйте причину своего письма, особенно если вы используете это средство связи для общения с представителями бизнеса и коллегами по работе. Пересылать электронные письма, чтобы показать мнимую продуктивность, никогда не является хорошей идеей.

Не превращайте деловые электронные письма в чат. Если вы дважды переписываетесь с одним и тем же человеком, снимите трубку или откройте окно чата. Электронная почта является допустимым доказательством в суде. Не пишите ничего такого, что вы побоялись бы опубликовать в открытом доступе

С точки зрения бизнеса многие из нас практически не имеют опыта работы в качестве авторов или писателей. Те, кто хорошо пишет, часто испытывают нехватку времени и стремятся исключить из электронного письма информацию, позволяющую им быстро перейти к выполнению следующей задачи. В результате часто отправляются электронные письма с плохим использованием грамматики и пунктуации, неправильным написанием, а также с неполной, устаревшей или противоречивой информацией. Существует ожидание, что электронные письма будут прочитаны, поняты и предприняты действия на основе информации, содержащейся в письме.

Электронные письма являются юридическими документами. Неотредактированное электронное письмо не только отражает ваш профессионализм, но и может быть использовано против вас в суде. Например, если вы отказываетесь от предложения и вместо того, чтобы сказать, что не примете его, говорите, что примете (забыв про "не") — вас могут привлечь к ответственности. Все, что выходит из вашего компьютера, может вернуться и преследовать вас, если вы не позаботитесь о том, чтобы действительно иметь в виду то, что вы говорите, и говорить то, что вы имеете в виду.

Некоторые из этих предложений по этикету могут показаться очевидными. С извинениями перед "Золотым правилом": "Пишите другим так, как вы хотели бы, чтобы писали вам".

Вот некоторые рекомендации. Не все они должны соблюдаться для каждой аудитории, поскольку человек, который вам пишет, может определить, какое правило подходит лучше.

12 рекомендаций:

  1. Отвечайте на электронные письма в такие же сроки, как и на телефонные звонки. Это не всегда реально, но люди хотят знать, что вы получили их корреспонденцию.
  2. Укажите в теме письма действие, которое вы требуете от получателя. Например, "Требуется ответ или только FYI"
  3. Проверьте орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки. Заглавные буквы используйте редко, если вообще используете, потому что "тон" не может быть определен в электронном письме.
  4. Используйте подходящий шрифт и размер кегля.
  5. Пишите в позитивном тоне. По возможности избегайте негативных слов и обвиняющих заявлений.
  6. При отправке вложения укажите, что именно вложено, и убедитесь, что оно отправлено. Если вы поймете, что забыли отправить его, повторите отправку с извинениями
  7. Добавляйте новости заранее, будь то в теме письма или в первом предложении, если это возможно. Мало у кого есть время читать истории.
  8. Подумайте о том, что вы пишете, прежде чем нажать кнопку "отправить". Прочитайте свое сообщение дважды и проверьте, имеет ли оно смысл. Успокойтесь, прежде чем отвечать на оскорбившее вас сообщение.
  9. По возможности избегайте "ответить всем" при переписке по электронной почте.
  10. Не отправляйте огромные вложения вместе с письмами. Лучше загрузить на общий сетевой ресурс и отправить людям ссылку. Так сообщения не застревают и не засоряют бизнес-системы.
  11. Убедитесь, что в письме указаны нужные адресаты, и убедитесь, что вы правильно указываете имена (не пишите Кит, когда имеете в виду Кеннет).
  12. Если ситуация накаляется, то, скорее всего, возникнут недоразумения. В некоторых случаях может понадобиться телефонный звонок, чтобы сгладить ситуацию.

Каждый получал письмо, которое его возмутило. Напишите свои ответы и сохраните их как черновики. Пусть пройдет некоторое время, откройте сообщение снова, внимательно прочитайте его и отредактируйте. Это делает две вещи. Вы даете возможность выговориться, даже если только самому себе. Отправляя отредактированное и более спокойное письмо, вы поддерживаете профессиональный и конструктивный уровень.

Важно уважать время каждого. Никогда не отправляйте письмо, которое, по вашему мнению, не увидит вся ваша профессиональная и личная сеть. Если вы считаете что-то важным, это еще не значит, что ваше письмо будет таким же срочным для того, кому вы его отправляете.

Также важно не использовать смайлики и фразы типа "LOL", поскольку они могут сделать ваше сообщение слишком личным. Никогда не знаешь, кто увидит отправленное вами письмо.

Обычная профессиональная вежливость и этикет никогда не должны выходить из моды. Спасибо, что нашли время прочитать мой пост.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
Источник: 
  • Theundercoverrecruiter.com
Перевод: 
  • Дмитрий Л
+1
0
-1