Увлекательное рекомендательное письмо может помочь кандидату достичь карьерной или академической цели. Когда знакомый просит вас порекомендовать его на какую-либо должность, может быть полезно подчеркнуть его профессиональные качества и рассказать о своем опыте работы с ним. Изучение процесса написания рекомендательного письма поможет вам отформатировать документ, включить в него конкретные, актуальные обсуждения и уложиться в установленные организацией сроки. В этой статье мы рассмотрим назначение рекомендательного письма и перечислим плюсы и минусы создания собственного письма.
Что такое рекомендательное письмо?
Рекомендательное письмо - это документ, в котором описывается квалификация кандидата на должность, часто в качестве студента или сотрудника. Автором письма является человек, который знает кандидата в классе или на рабочем месте, а получателем - представитель работодателя или учебного заведения. В процессе подачи документов кандидатам может потребоваться предоставить рекомендательные письма, подтверждающие их совместимость с образовательными программами или работой, на которую они претендуют. Как профессионал, вы можете получать просьбы написать рекомендательные письма для бывших студентов или коллег.
5 правил написания рекомендательного письма
Вот пять рекомендаций, которые необходимо соблюдать при написании впечатляющего рекомендательного письма:
1. Запрашивать информацию о кандидате
Прежде чем приступить к написанию, попросите кандидата предоставить информацию об образовательной программе, на которую он хочет поступить, или о работе, на которую он претендует. Изучение их пути может помочь вам определить, на каких квалификациях следует сделать акцент в рекомендательном письме. Вы можете изменить содержание письма, чтобы привлечь внимание читателя. Ваше письмо также может дополнить анкету кандидата. Например, если кандидат хочет поступить в докторантуру, то вы можете рассказать о своем опыте преподавания в классе. Если кандидат претендует на повышение на работе, то в письме можно сделать акцент на случаях, когда он демонстрировал лидерские качества.
2. Используйте простой формат
Простой формат рекомендательного письма может облегчить чтение содержания, что поможет поддержать интерес менеджера по найму или консультанта приемной комиссии. Ограничьте содержание письма одной страницей и следуйте типичному оформлению письма. Письмо может включать открытое приветствие, обращенное к читателю по имени, а также ваше напечатанное имя и подпись внизу, чтобы показать его легитимность. В тексте письма большие блоки текста можно отделить белым пробелом. Также напишите введение и заключение, чтобы читателю было легко следить за ходом ваших мыслей.
3. Расскажите о положительном опыте общения с кандидатом
Посвятите основную часть рекомендательного письма тому, почему вы рекомендуете кандидата. Вспомните случаи, когда кандидат демонстрировал свои навыки и знания в отрасли, и опишите их читателю. Изложение результатов работы специалиста может показать читателю, что кандидат может быть успешным в программе или на должности. Например, в рекомендательном письме для магистерской программы вы можете рассказать о том, что студент поддерживал высокий средний балл успеваемости, а также успешно проходил стажировку и возглавлял организацию в кампусе. Используйте примеры того, как кандидат применяет на практике навыки, которые относятся к его стремлениям.
4. Подчеркните потенциал кандидата
Опишите положительный вклад, который кандидат может внести, если компания или университет выберут его. Указание потенциала кандидата может усилить вашу рекомендацию, и вы поможете читателю чувствовать себя более уверенно при принятии решения в пользу кандидата. Например, если специалист просит рекомендацию на руководящую должность, то вы можете подчеркнуть, что он обладает эмоциональным интеллектом и навыками управления временем, чтобы эффективно руководить командой. Изучите требования к поступлению или описание должности, чтобы узнать, каких достижений может добиться кандидат. Убедитесь, что ваше объяснение совпадает с целями, которые могут быть у читателя.
5. Укажите способы связаться с вами
После отправки рекомендательного письма университет или компания могут связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы о кандидате. Напишите в конце документа свою контактную информацию, включая номер телефона и адрес электронной почты. В заключении письма вы также можете заверить читателя, что он может связаться с вами, что поможет вам подкрепить свою поддержку кандидата в другом разговоре. Не забывайте проверять сообщения с вашего телефона и электронные почтовые ящики, чтобы проследить за любыми сообщениями от читателя или кандидата.
5 против написания рекомендательного письма
Вот пять приемов, которых следует избегать при написании рекомендательного письма:
1. Не забудьте указать свои отношения с кандидатом
Ваши отношения с кандидатом свидетельствуют о том, что вы можете быть свидетелем его положительных качеств. Это может сделать вашу рекомендацию более убедительной, особенно если вы и читатель можете взаимодействовать с кандидатом похожим образом. Например, если вы рекомендуете специалиста для повышения, работодатель может оценить вашу точку зрения, если вы являетесь бывшим начальником кандидата. Упомяните источник вашей связи с получателем во введении рекомендательного письма. Вы также можете указать продолжительность отношений, что может показать, что вы хорошо знаете кандидата и его потенциал.
2. Не будьте расплывчатыми в своих объяснениях
Чем более конкретным будет ваше одобрение, тем более сильное влияние ваше рекомендательное письмо может оказать на кандидатуру получателя. Избегая расплывчатости, читатель может лучше представить себе достижения и потенциал кандидата. Они также могут чувствовать себя более уверенными в квалификации, которую кандидат указал в заявлении о приеме на работу или в школу. Например, если специалист указал в своем резюме языки программирования, в рекомендательном письме можно рассказать о том, как он освоил эти языки и применил набор навыков в нескольких проектах. Подумайте о том, чтобы использовать ваше письмо для повышения авторитета, о котором кандидат уже упомянул.
3. Не используйте пассивный залог
Вместо пассивного залога описывайте кандидата в активном залоге, чтобы сделать ваше письмо более привлекательным для читателя. Выбирайте привлекательные глаголы, которые отражают профессиональные качества кандидата. Например, вместо того, чтобы написать, что кандидат был сосредоточен на удовлетворении ожиданий, вы можете написать, что кандидат превзошли ожидания. Активные глаголы также могут помочь сохранить краткость содержания, что может потребовать меньше времени от читателя на чтение и интерпретацию вашей рекомендации.
4. Не пропустите крайний срок подачи письма
В процессе подачи заявления могут быть определенные рекомендации по оформлению рекомендательного письма. Обращайте внимание на инструкции, чтобы у вас было достаточно времени для составления конспекта, написания и вычитки документа перед отправкой. Выполнение ожиданий организации может положительно отразиться на кандидате, и это может способствовать принятию решения о приеме на работу или выдаче допуска. Подумайте о том, чтобы спросить кандидата о потенциальных сроках, прежде чем приступать к разработке контента. Вы также можете постараться доставить рекомендательное письмо в кратчайшие сроки, если кандидату требуется больше времени на заполнение заявления. Сроки могут повлиять на ваше решение написать письмо.
5. Не перерабатывайте информацию для нескольких писем
Если рекомендательное письмо просит другой студент или коллега, начните процесс написания заново. Сделайте свою рекомендацию главной для обратившегося к вам кандидата. Описание конкретного опыта работы с кандидатом может придать письму более искренний вид. Читатель также может получить лучшее представление о том, кем является получатель рекомендации как потенциальный студент или сотрудник. Например, ваша поддержка бывшего студента при поступлении в медицинский колледж может выглядеть иначе, чем письмо для поступления в хирургическую ординатуру. Убедитесь, что содержание вашего рекомендательного письма относится к цели, которую пытается достичь кандидат.
- indeed.com
Поделиться
