10 важнейших принципов управления проектами

Управление проектом - это систематический подход к достижению целей проекта в соответствии с установленными требованиями и ограничениями. Чтобы обеспечить точное, своевременное и экономичное завершение проекта, менеджеры проектов придерживаются ряда принципов, которые направляют их и их команду в течение жизненного цикла проекта. Если вы управляете проектами или претендуете на роль руководителя проекта, понимание этих принципов поможет вам зарекомендовать себя как эффективного лидера, способного добиваться результатов.

В этой статье мы познакомим вас с 10 основными принципами управления проектами и всесторонне объясним каждый из них.

10 принципов управления проектами

Несмотря на то, что каждый проект имеет свой уникальный набор требований и проблем, все они имеют общий жизненный цикл и могут выиграть от применения основных принципов - концепций, которые помогут вам стать более эффективным, ориентированным на результат руководителем. Ниже приведены 10 основных принципов управления проектами:

1. Определите структуру проекта

Структура проекта - это набросок его основных элементов. Определение структуры проекта до начала работы позволяет стратегически спланировать его детали. При создании структуры проекта необходимо определить три элемента:

• Бюджет: Бюджет - это то, сколько денег вы можете потратить на проект.

• Расписание: Расписание относится как к срокам - сколько времени у вас и вашей команды есть для завершения проекта, так и к последовательности действий, участвующих в проекте.

• Вехи: Веха проекта - это результат, который должен быть получен в определенное время по графику. Каждая веха является мерой и подтверждением прогресса.

2. Установите конкретные цели проекта

Цели проекта относятся к задачам и воздействию, которые он должен реализовать. Если у вас есть четкие, конкретные цели, легче определить, насколько успешен проект. При постановке целей для вашего проекта следуйте критериям SMART, чтобы каждая поставленная вами цель была конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и привязанной ко времени.

Например, если бы вы руководили маркетинговым проектом новой рекламной кампании, SMART-целью было бы создание онлайн-видеорекламы, которая набрала бы не менее 20 000 просмотров в течение одной недели после ее выпуска. Эта цель устанавливает реалистичный минимальный порог, непосредственно связанный с проектом, и определяет сроки выполнения. Если вы достигли порога в установленные сроки, вы знаете, что добились успеха.

Актуально: Что такое цели управления проектами? Определение, примеры и советы

3. Реализовать нужные возможности

Прежде чем начать проект, убедитесь, что у каждого члена команды есть все необходимые средства для выполнения поставленных задач. Как правило, это означает оснащение себя и членов своей команды необходимыми инструментами, например, соответствующим программным обеспечением для управления проектами или коммуникации. Проанализируйте аналогичные прошлые проекты, чтобы понять, какие инструменты были полезны для тех команд, и попросите заинтересованных лиц в вашем проекте рассказать, какие возможности им могут понадобиться для эффективной работы. Внедряя нужные возможности в самом начале проекта, вы способствуете эффективному и своевременному производству.

4. Объясните роли и ожидания

Еще один важный принцип управления проектами - информирование о роли каждого члена команды и ваших ожиданиях от них. В идеале, каждый участник проекта точно знает, что делать, зачем он это делает, как это делать эффективно и когда завершить. Эффективно донося свои ожидания до команды до начала проекта, вы гарантируете, что все знают, за какие результаты они отвечают и какой вклад их работа вносит в конечный продукт.

Например, в проекте по разработке программного обеспечения члены команды, ответственные за разработку конкретной функции, должны знать точные требования к этой функции, определенные клиентом, цель, которую эта функция выполняет в общей программной среде, и крайний срок сдачи итерации.

5. Обеспечьте подотчетность команды

Подотчетность - это обеспечение того, чтобы каждый человек выполнял поставленную перед ним задачу. Для руководителя проекта важно, чтобы другие члены команды несли ответственность, а каждый член команды нес ответственность за себя, так как это повышает вероятность того, что все выполнят свою работу добросовестно и в срок.

Отличным способом повышения ответственности является регулярное общение. Как руководитель проекта, проверяйте работу своей команды, чтобы оценить ее прогресс и узнать, не нужно ли им чего-нибудь. Кроме того, поощряйте членов команды общаться друг с другом, так как это может побудить их делиться ресурсами и идеями.

6. Решайте вопросы заблаговременно

Задавать вопросы - важный фактор для успешного завершения проекта. У членов вашей команды могут быть вопросы к вам на каждом этапе жизненного цикла проекта, а у вас самих могут быть вопросы к заинтересованным сторонам. Как только возникает вопрос, ищите на него ответ. Решая эти вопросы на ранней стадии, вы проясняете цели проекта, а также минимизируете риск ошибок, возникающих из-за неопределенности или недопонимания.

Быстрое и уважительное решение вопроса может также побудить членов команды взять на себя ответственность за свою работу. Например, младший сотрудник может задать вопрос о проекте, который вы, возможно, не учли. Признание проницательности члена команды и его вопроса показывает, что вы цените его вклад, что, в свою очередь, может повысить его вовлеченность в проект.

7. Следить за прогрессом

Постоянный контроль за ходом работ помогает обеспечить своевременное завершение проекта. Менеджеры проектов могут эффективно контролировать работу своей команды, запрашивая обновления у отдельных руководителей или проводя совещания, на которых каждый член команды представляет обновленную информацию. Программное обеспечение для управления проектами может также предоставить отдельным членам команды возможность сообщать о своем прогрессе в режиме реального времени.

Следить за ходом проекта важно по нескольким причинам. Во-первых, это обеспечивает менеджера проекта информацией, необходимой для регулярных отчетов перед заинтересованными сторонами. Во-вторых, это может показать, отстает ли команда от графика, что позволит менеджеру внести коррективы, например, добавить дополнительные ресурсы или скорректировать сроки.

8. Корректировка приоритетов

В ходе проекта приоритеты могут меняться из-за таких факторов, как бюджетные ограничения и новые запросы клиентов. Менеджер проекта отвечает за соответствующую корректировку проекта на основе этих смещающихся приоритетов. Чтобы смягчить потенциальный стресс, который может возникнуть в связи с запросом на изменение, старайтесь активно общаться с высшим руководством и клиентами. Таким образом, если произойдут какие-либо изменения, команда, скорее всего, узнает о них как можно скорее и даст себе больше времени на адаптацию.

9. Завершите работу над проектом

Завершение проекта включает в себя обеспечение того, что ваша команда выполнила все требования. Этап доработки - подходящее время для менеджера проекта, чтобы просмотреть первоначальный список целей и убедиться, что проект соответствует каждой из них в соответствии со спецификациями клиента. После представления проекта заинтересованные стороны и высшее руководство могут попросить внести дополнения или другие изменения, и доработка включает в себя удовлетворение и этих новых запросов.

10. Анализируйте успехи

После завершения проекта у менеджеров проекта есть возможность проанализировать жизненный цикл проекта. Анализируя успехи проекта и все области, требующие улучшения, они могут извлечь ценные уроки для применения в будущих проектах. На этом этапе встречайтесь со своей командой и получайте от них обратную связь. Попросите их дать отзывы о структуре и выполнении проекта и предложения по его улучшению Предоставьте им свои отзывы, чтобы они могли работать над самосовершенствованием и применять их в будущих проектах.