Владение навыками управления временем позволяет специалисту быстро и эффективно выполнять свои ежедневные обязанности. Если вы являетесь профессионалом, для которого рациональное использование времени является сложной задачей, вам может быть полезно знать различные техники, которые вы можете использовать для развития навыков управления временем.
В этой статье мы обсуждаем 10 способов более эффективного управления своим временем.
Почему важны навыки управления временем?
Навыки управления временем - это широкий набор навыков, которые помогают вам управлять временем, которое вы тратите в течение рабочего дня, и обеспечивать его максимально эффективное использование. Несколько важных навыков управления временем включают:
Расстановка приоритетов
Это присвоение степени важности различным задачам и обеспечение того, чтобы задачи более высокой важности выполнялись раньше, чем задачи меньшей важности. Эффективная расстановка приоритетов требует от вас четкого понимания того, сколько времени займет выполнение каждого задания. Умение расставлять приоритеты в своих обязанностях также позволит вам выполнять основные задачи более эффективно.
Планирование
Умение анализировать задачу или набор задач и составлять график их выполнения очень важно. Эффективное управление временем требует от вас сильных навыков планирования, чтобы вы могли разработать и применить организованное понимание своих обязанностей при составлении расписания задач.
Управление стрессом
Способность распознавать свой личный уровень стресса и приспосабливаться к нему в рамках своей работы может поддерживать уровень стресса на низком уровне. Вознаграждение, делегирование задач и перерывы, когда это необходимо, позволят вам оставаться сосредоточенным и мотивированным при выполнении каждой из ежедневных задач вашего расписания. Понимание уровня стресса также поможет вам эффективно использовать перерывы в течение дня и знать, когда следует отказаться от задач, которые вас перегружают.
Постановка целей
Постановка перед собой определенных целей на протяжении всей работы, например, выполнение конкретной задачи или части работы, является важной частью тайм-менеджмента. Постановка серии реалистичных целей и серии оптимальных целей позволит вам ощущать каждое достижение в течение дня как источник мотивации и поощрения. Постановка целей может работать в тандеме с управлением стрессом, чтобы помочь вам повысить свою эффективность на ежечасной и ежедневной основе.
Общение
Этот навык представляет собой вашу способность выражать свои цели, планы и потребности в устной и письменной форме. Развитые коммуникативные навыки позволяют разрабатывать эффективные графики и планы. Это также поможет вам более эффективно выполнять свои задачи за счет делегирования и командной работы.
Как улучшить навыки управления временем
Попробуйте использовать некоторые из этих 10 приемов для улучшения управления временем:
1. Начинайте выполнять свои задачи заранее
Если у вас есть возможность, то начало выполнения задания до того, как вы планируете приступить к работе над ним, может помочь вам преодолеть начальные этапы подготовки к заданию. Это позволит вам начать разработку стратегии заранее, что также поможет преодолеть промедление.
2. Установите пределы того, на что вы соглашаетесь
Многие люди берут на себя столько обязанностей, сколько от них требуют другие, чтобы произвести положительное впечатление и продемонстрировать свою преданность работе. Однако, взяв на себя слишком много обязанностей, вы можете столкнуться с проблемой составления расписания, в котором будут учтены все ваши задачи. Установление лимитов на количество активной работы, которую вы готовы принять от других, поможет вам избежать чрезмерного количества обязанностей.
3. Делайте себе перерывы
Выделение времени в вашем дне для кратковременного отключения от работы позволит вам декомпенсироваться и вернуться к активным задачам с новой перспективой. Изучение того, когда следует делать перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.
4. Расставлять приоритеты в выполнении задач
Определите, насколько важна каждая из ваших задач по отношению друг к другу. Присвоение приоритета конкретным задачам поможет вам сосредоточить свои усилия на тех делах, которые больше всего требуют вашего времени. Практика определения приоритетности задач позволит вам понять, как лучше построить свое расписание и определить, какие задачи стоит делегировать.
5. Планируйте свои задачи и сроки их выполнения
Уделите время составлению подробного расписания для каждой из ваших активных задач и установите для них четкие сроки выполнения. Это поможет вам представить, какие задачи требуют больше усилий, и лучше понять, в каком темпе вы способны выполнять свою работу. Возьмите за привычку обновлять свое расписание, поскольку всеобъемлющее расписание может стать основой для развития навыков планирования и расстановки приоритетов.
6. Организуйте свое рабочее пространство
Организованное рабочее пространство поможет вам сэкономить время в течение дня, поскольку вам не придется искать материалы, необходимые для выполнения каждой задачи. Кроме того, развитие организационных навыков поможет вам укрепить свои способности к планированию. Отсутствие необходимости беспокоиться о поиске определенных документов или материалов для выполнения задания поможет снять ежедневный стресс.
7. Изучите свои модели продуктивности
У всех разные модели продуктивности в течение дня. Некоторые люди гораздо более эффективны в ранние часы дня, в то время как другие могут достичь пика своей продуктивности только после обеда. Определение того, какое время суток является для вас наиболее продуктивным, поможет вам более эффективно использовать каждую часть дня. Планируя выполнение более быстрых или легких задач в менее продуктивное время, вы гарантируете, что ваша пиковая продуктивность будет направлена на выполнение более длительных и приоритетных задач.
8. Используйте технологию для обеспечения подотчетности
Программное обеспечение для учета времени и ежедневного управления с каждым годом все шире внедряется в рабочее пространство. Программное обеспечение для отслеживания времени позволяет вам засекать время, которое требуется для выполнения отдельных задач, а программное обеспечение для ежедневного управления интегрирует результаты отслеживания времени в ваше расписание. В совокупности эти инструменты позволят вам составлять более реалистичные и точные графики и помогут вам поймать себя, прежде чем отвлечься или слишком долго медлить.
9. Сосредоточьтесь на одной задаче за один раз
Многозадачность может показаться эффективной стратегией для более быстрого выполнения нескольких задач. Однако те, кто концентрируется на выполнении двух заданий по очереди, обычно выполняют каждое задание быстрее и качественнее, чем те, кто работает в режиме многозадачности. Сосредоточение внимания на выполнении одной задачи за один раз также поможет вам уменьшить вероятность отвлечения.
10. Укрепляйте свои хорошие привычки
Когда вы закончите выполнение задач или заметите, что вы изменили свою продуктивность, развивая навыки управления временем с помощью некоторых из этих техник, вы, возможно, захотите подкрепить свой успех небольшим вознаграждением. Нахождение приятного вознаграждения для себя, которое не отвлекает от ежедневной продуктивности, может уменьшить стресс и мотивировать вас продолжать развивать свои навыки управления временем.
- indeed.com
Поделиться
