10 способов повысить продуктивность в течение рабочего дня

План на неделю, отсутствие многозадачности и другие

Чем бы вы ни занимались, скорее ваш обычный день протекает по одному и тому же сценарию. Мы все должны выполнить свои обязанности за ограниченный промежуток времени.

Вся разница в том, как именно мы используем свое рабочее время - пытаетесь запустить стартап или управляете компанией стоимостью несколько миллиардов долларов, как Джим Уайтхерст, президент и генеральный директор Red Hat, одной из самых больших и успешных компаний по производству программного обеспечения с открытым кодом.

Представляем вашему вниманию советы Джима о том, как использовать время с максимальной пользой и повысить личную продуктивность.

1. Каждое воскресенье составляйте планы на будущую неделю

Воскресными вечерами я занимаюсь тем, что записываю свои самые важные цели по месяцам и на целый год. Эти цели описывают мой еженедельные действия и помогают следовать графику. Долгосрочные цели не требуют незамедлительных действий, при этом они определенно очень важны. Если не уделить этому факту должного внимания, то можете легко перепутать важные и срочные цели. Затем я просматриваю календарь на следующую неделю и отмечаю, когда состоятся совещания и другие деловые встречи. После этого я смотрю на свои цели и вношу пункты в список текущих дел.

Ключ к успеху состоит в том, чтобы создать определенную структуру рабочей недели и неотступно следовать плану. Если пустить все на самотек, срочные дела оттеснят дела важные.

2. Постарайтесь набросать общую схему выполнения задач

Каждый из нас заносит в свое расписание деловые встречи и беседы. Пойдите немного дальше и включите в свой список такие пункты, как "Написать текст предложения партнерам", "Создать презентацию" или "Пересмотреть и отредактировать материалы, подготовленные отделом маркетинга".

Если вы не выделите для этих задач определенное время, то можете о них забыть. Или кто-нибудь помешает вам в самый неподходящий момент. Или вы потеряете концентрацию и не сможете довести дело до конца.

3. Следуйте реалистичным планам

Когда-то я писал списки дел, но не учитывал время, необходимое для выполнения каждой задачи. И что в итоге? В таких списках всегда было больше задач, чем я мог выполнить, вместо планов у меня в руках были бесконечные списки пожеланий. Если в плане на завтрашний день у вас отведено 6 часов встреч с партнерами и 8 часов на выполнение задач, вы никогда не сможете его реализовать.

Реалистичные планы заставляют нас правильно расставлять приоритеты. (Мне очень нравится программа Toodledo, но существуют и другие инструменты, которые вы можете использовать.) Создавая реалистичные планы, вы сможете сохранять концентрацию. Если вы будете знаеть, что на выполнение задачи потребуется всего полчаса, то возьметесь за дело с охотой и не позволите себе отвлекаться.

4. Предположите, что по умолчанию встреча не может длиться более получаса

Тот, кто придумал разделить страницы ежедневника на часовые интервалы, потерял миллионы человеко-часов. Большинство задач можно решить за 30 минут. Некоторые встречи можно провести за 15 минут, особенно если все пришедшие знают о том, сколько времени это займет.

Не позволяйте календарю устанавливать для вас границы. Выделяете на встречу час только в том случае, если вы точно уверены что используете все это время с толком.

5. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно

Во время собраний, особенно длинных, иногда очень хочется выполнить несколько дополнительных задач. Например, упорядочить письма в папке "Входящие". Проблема заключается в том, что эти действия не позволяют сосредоточиться и результативно участвовать в собрании. Даже если вы выполняете простые механические действия, вы все равно отвлекаетесь и в результате работаете менее продуктивно.

Мультизадачность - убийца личной продуктивности. Не пытайтесь делать два дела одновременно. Сосредоточьтесь на одной задаче и попытайтесь выполнить ее наилучшим образом.

6. Эффективно используйте периоды вынужденного бездействия

Например, я трачу много времени на поездки с работы домой и обратно, а также на ожидание посадки в аэропорту. Я знаю об этом и пытаюсь использовать периоды простоя с максимальной эффективностью. Во время поездки на работу я всегда принимаю звонки. Это очень просто спланировать: я отвожу детей в школу к определенному времени, а затем могу принять звонок (с 8.00 до 8.30). На обратном пути я обычно звонки не принимаю, а сам звоню партнерам, особенно тем, кто проживает на западном побережье.

Находясь в аэропорту, я обычно использую плагин для браузера Pocket, который скачивает для меня интересные статьи. Заранее скачав 10 статей, я использую время ожидания, чтобы почитать.

Оцените свой график. Определите периоды вынужденного бездействия. Запланируйте задачи, которые вы можете выполнить в это время. Поверьте, этот способ организации рабочего времени поможет вам повысить эффективность.

7. Ведите учет рабочего времени

После того, как я начал вести учет рабочего времени с помощью Toggl, я был удивлён тем, как бездарно я его трачу. Не вдавайтесь в лишние детали. Здесь важна направленность, а не предельная точность.

Я начал анализировать потраченное время совсем недавно, но этот опыт открыл мне глаза и помог сосредоточиться на важных делах.

8. Используйте обеденное время с пользой

Обед может занимать час, полчаса или 10 минут.

В любом случае, используйте это время с умом. Если вам нравится обедать за рабочим столом, не отрываясь от компьютера - пожалуйста. Если вам требуется перерыв для того, чтобы отдохнуть и расслабиться, обед - это превосходная (и единственная!) возможность сделать несколько дел одновременно. Вы можете пообщаться с коллегами, помогая выстроить культуру вашей компании, но для этого вам придется обедать с разными людьми.

Выберите два дня в неделю, чтобы обедать с теми, кого вы не очень хорошо знаете. Кроме того, в это время вы можете пойти прогуляться или поработать над личным проектом. Предположим, что вы ежедневно тратите на обед один час, в общей сумме 5 часов неделю. Постарайтесь потратить это время с умом. Для этого совсем необязательно посвящать его работе, однако это время должно работать на вас.

9. Не забывайте проводить время с семьей

Как и вы, я по натуре трудоголик, поэтому мне очень сложно отвлечься от работы вечером. Когда я прихожу домой, я должен уделить время семье - поужинать в кругу родных или помочь детям выполнить домашнюю работу. Чтобы телефон и компьютер меня не отвлекали, я ненадолго их отключаю.

Иными словами, у меня есть два часа до того, как дети отправятся спать. Все это время принадлежит только им. После того, как они уснут, я могу вернуться к работе. Я точно знаю, что могу уехать с работы в 5, т.к. через 3-4 часа я вновь займусь неотложными делами.

В каждой семье есть определенные промежутки времени, которые подходят для коллективного общения. Если в этот момент вы не сможете полностью отключиться от работы, то в конечном итоге потеряете возможность пообщаться с родными. Вы не можете одновременно работать и уделять время семье, именно поэтому я советую на время отключать телефон и забывать об электронной почте. Семья должна чувствовать ваше присутствие не только физически, но и морально.

10. Начинайте день правильно

Я начинаю каждый день с зарядки, потому что физические упражнения заряжает меня энергией. Исследования также показывают, что умеренное физическая нагрузка повышает настроение на срок до 12 часов.)

Я просыпаюсь пораньше и отправляюсь на пробежку. Затем я читаю газету и завтракаю с детьми. Так я не только получаю заряд энергии, но и настраиваюсь на положительный лад. Начните свой день правильно, и он пройдет очень продуктивно.

Jeff Haden, linkedin.com
Перевод: Айрапетова Ольга

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1