10 методов эффективного завершения встречи (с преимуществами)

Многие люди ведут собрание в своей профессиональной карьере. При планировании и подготовке к совещанию важно продумать, как уверенно завершить беседу. Планирование эффективного закрытия может повысить общий успех ваших встреч, поднять моральный дух и улучшить культуру на рабочем месте.

В этой статье мы расскажем о преимуществах эффективного завершения собрания и приведем 10 способов, которыми вы можете завершить следующее собрание команды.

Преимущества правильного закрытия совещания

Несмотря на важность эффективного проведения совещаний, завершение встречи не менее важно для ответственных лиц. Завершение совещания может помочь повысить общий успех совещания. Это также может принести вам пользу, предоставив вам возможность:

• Повышайте уровень участия: Конец встречи может стать отличным временем для участников, чтобы задать вопросы или поделиться идеями. Некоторые профессионалы завершают встречу, спрашивая об обратной связи или наличии вопросов, что повышает активность участников и создает открытый диалог.

• Пересмотрите ключевые компоненты: Один из способов завершить встречу - проанализировать ключевые компоненты. Это может помочь слушателям запомнить важные детали.

• Повышение морального духа: эффективно завершив встречу, вы можете показать участникам, что уважаете и цените их время. Это может повысить моральный дух и улучшить культуру на рабочем месте.

• Отмечайте достижения: Конец собрания - это отличное время, чтобы поделиться успехами команды или другими объявлениями. Это может помочь улучшить культуру на рабочем месте, создавая позитивную атмосферу.

• Оцените общие ощущения: Во время закрытия совещания руководитель может попросить участников высказать свое мнение, чтобы оценить, как они относятся к теме совещания. Это может помочь вам подготовить следующие шаги после встречи, скорректировать стратегию встречи и улучшить вашу следующую презентацию.

• Повышение результативности встречи: Эффективное завершение встречи может повысить ее результативность, напомнив участникам о целях и последующих шагах.

10 методов эффективного завершения совещания

Существует множество способов эффективного завершения собрания. Использование нескольких приемов может быть уместным в зависимости от вашей аудитории и обсуждаемой темы. Выберите один из приведенных ниже методов, чтобы уверенно завершить следующее совещание:

1. Подготовьтесь к завершению

Важно подготовиться ко всем этапам совещания, включая завершение. Наличие четкого плана может повысить результативность собрания. Готовясь к следующей деловой встрече, подумайте, сколько времени вы хотите выделить на завершение встречи. Также подумайте о том, что вы хотите сказать или осветить в течение этого времени, чтобы успеть сделать каждый компонент.

2. Включите завершение в повестку дня

Повестка дня собрания может повысить продуктивность, обеспечивая поддержание темы собрания. Заблаговременный обмен повесткой дня собрания может помочь участникам составить вопросы или тезисы. При составлении повестки дня добавьте раздел для подведения итогов. Это гарантирует, что вы оставите достаточно времени для успешного завершения встречи.

3. Используйте таймер

Таймер может помочь организаторам собрания придерживаться повестки дня собрания. Вы можете убедиться в том, что у вас достаточно времени для тщательного завершения совещания, засекая время для каждого раздела. Вы можете предупредить об окончании собрания за 5-10 минут до конца, но это может зависеть от конкретного собрания. Во время проведения собрания проверяйте таймер, чтобы убедиться, что информация передается в хорошем темпе.

4. Обзор ключевых концепций

Обзор ключевых концепций может помочь напомнить участникам о том, что они обсуждали во время встречи. Во время завершения совещания следует вернуться к целям, основным выводам или важным идеям. Постарайтесь кратко изложить важные концепции. Если ваша повестка дня включает в себя желаемые результаты, вы можете просмотреть их во время закрытия, чтобы убедиться, что вы выполнили все задачи собрания.

5. Оставьте время для вопросов

Во время заключительной части ведущий может спросить аудиторию, есть ли у нее вопросы. Вы можете помочь прояснить информацию для слушателей, оставив время для вопросов. Это может повысить общий успех вашего собрания. Это также подходящее время для того, чтобы задать вопросы об общей обратной связи. В зависимости от вида деятельности и особенностей собрания, спросите, не хочет ли кто-нибудь еще что-нибудь добавить, чтобы расширить участие и оставить место для дальнейших обсуждений.

6. Напоминание о времени

Напоминание о времени или предупреждение дает участникам понять, что собрание скоро закончится. Вы можете использовать предупреждение о времени в нескольких местах во время собрания. Например, вы можете сказать присутствующим, что ваша часть встречи скоро закончится и после нее будет время для вопросов. Это может помочь людям подготовить вопросы и обеспечить участие всех желающих.

Вы также можете использовать напоминание о времени в конце, чтобы показать участникам, что вы уважаете их время и планируете завершить собрание вовремя. Если участники обмениваются идеями во время подведения итогов, предупреждение о времени может гарантировать, что у них будет достаточно времени для завершения. Чаще всего организаторы совещаний используют двух- или пятиминутное предупреждение. Вы можете показать это на экране во время презентации или использовать устное напоминание.

7. Оставайтесь позитивными

Сохранение позитивного и целенаправленного характера встречи может повысить общую отдачу от нее и улучшить моральное состояние участников. Вы можете использовать этот момент, чтобы поделиться достижениями команды или поздравлениями. Вы также можете использовать это время для позитивной переадресации встречи. Например, если на совещании обсуждались проблемы, в заключительной части сделайте акцент на позитивных изменениях или успехах.

8. Завершите встречу следующими шагами

Вы можете завершить совещание, кратко рассказав о следующих шагах. В зависимости от масштаба совещания рассмотрите шаги для каждого участника или отдела. Вы также можете использовать это время, чтобы напомнить присутствующим, когда и где может состояться следующая встреча.

9. Напомните слушателям, где они могут ознакомиться с информацией

Если это применимо, вы можете использовать заключительное время, чтобы напомнить участникам, где можно найти информацию, полученную на совещании. Например, вы можете отправить повестку дня собрания и следующие шаги всем участникам по электронной почте или разместить презентацию в Интернете. Если после совещания вы будете делиться ресурсами, сообщите участникам, где и как они могут получить доступ к информации.

10. Поблагодарите участников

В самом конце поблагодарите слушателей за их время и внимание. Это может помочь построить позитивные отношения, показывая членам вашей команды, что вы цените и уважаете их. Некоторые люди предпочитают пожимать руки или использовать юмор в это время. При подготовке заключительного слова учитывайте особенности своей личности, стиль управления и культуру рабочего места.