Диаграмма Ганта - это визуальный метод управления проектами, используемый менеджерами проектов для иллюстрации планирования проекта и отслеживания задач. Однако диаграмма Ганта не всегда является лучшим вариантом, поскольку на рынке появляется все больше программного обеспечения для отслеживания проектов. Изучение различных инструментов управления проектами поможет вам выбрать наиболее подходящий для вашего проекта. В этой статье мы определим, что такое диаграммы Ганта, приведем 10 альтернативных вариантов диаграмм Ганта и обсудим общие преимущества составления графиков проектов.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта - это столбчатая диаграмма, которая отображает задачи проекта, ход выполнения и сроки. Менеджеры проектов используют диаграммы Ганта для планирования проектов и отслеживания прогресса команды. Две оси диаграммы Ганта помогают организовать важную информацию о проекте. По вертикальной оси расположены задачи проекта, а по горизонтальной - сроки выполнения каждой задачи и проекта в целом.
Диаграмму Ганта можно создать вручную или с помощью онлайн-инструментов. Программное обеспечение для составления диаграмм Ганта предлагает множество полезных функций, включая ключевые сроки выполнения проекта, даты начала и окончания задач и сотрудника, ответственного за каждую задачу. Большинство программ для диаграмм Ганта могут также автоматизировать события для обновления хода выполнения задачи. Выбранное программное обеспечение может также взаимодействовать с цифровым календарем команды и предоставлять обновления и напоминания о крайних сроках.
10 альтернативных вариантов диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта - это передовой инструмент управления проектами, который очень эффективен в организации информации о проекте и помогает управлять проектными командами, но есть несколько альтернатив использованию диаграмм Ганта. Следующие инструменты управления проектами могут быть проще в использовании и более точно соответствовать потребностям вашего проекта:
1. График управления проектом
График управления проектами - это диаграмма, которая упорядочивает задачи проекта в соответствии со сроками его выполнения. Единственные данные, которые для этого требуются, - это даты начала и окончания проекта с подробным описанием каждого шага, который проектная группа планирует предпринять для завершения проекта. График управления проектами является линейным, и его отображение горизонтально, как у временной шкалы. Очень похожа на диаграмму Ганта из-за временной шкалы и отображения того, сколько времени может занять каждая задача, но в ней не так много деталей.
2. Контрольный список проекта
Контрольный список проекта - это список, который содержит все задачи, необходимые для проекта. Это простой способ организации и управления этапами проекта. После выполнения задания члены команды могут вычеркнуть его из списка и перейти к другому заданию.
Это хороший инструмент управления проектами, который можно использовать для небольших проектов с небольшим количеством переменных для контроля. Контрольный список проекта может обрабатывать только те данные, которые являются задачами проекта, то есть контрольный список не предоставляет информацию о сроках выполнения задания или о том, кто несет ответственность за выполнение задач.
3. Доска Канбан
Канбан-доска - это инструмент управления проектами, который предоставляет подробную информацию о предстоящих, текущих и выполненных заданиях. Вы можете вручную создать доску Канбан, написав каждую задачу, которую требует проект, на листе бумаги и распределив задачи по категориям на основе того, кто работает над задачей, и статуса каждой задачи. Существуют также онлайн-инструменты, которые помогают создать доску Канбан.
Этот метод помогает визуализировать работу, которую необходимо выполнить команде для реализации проекта. При использовании этой техники сотрудники могут выполнять задания в любой последовательности, поэтому нет необходимости устанавливать временные рамки для каждого задания.
4. Структура разбивки работ
Структура разбивки работ - это диаграмма, которая делит все шаги и задачи проекта на небольшие части. Это делает работу более управляемой и помогает команде представить, что нужно сделать для завершения проекта. Руководители проектов группируют все связанные задачи вместе, что может помочь оптимизировать распределение ресурсов. Структура разбивки работ не отображает временную шкалу, поэтому она наиболее полезна для отображения порядка выполнения задач и взаимосвязи каждой задачи с другой.
5. Межфункциональная блок-схема
Межфункциональная блок-схема - это схема, которая показывает задачи проекта и разъясняет, как все отделы организации могут помочь завершить проект. На каждой оси диаграммы можно обозначить этапы проекта и отделы, которые задействованы в проекте. Межфункциональная блок-схема может определить порядок выполнения задач членами команды и показать, какой отдел отвечает за каждую задачу. Это полезный инструмент управления проектами при одновременной работе с несколькими командами.
6. Диаграмма Парето
Диаграмма Парето - это гибрид гистограммы и линейного графика, который определяет потенциальные проблемы, которые могут возникнуть при работе над проектом. Это показывает причины, такие как ограниченные ресурсы, на одной оси и частоту возникновения проблемы на другой оси. Этот график помогает руководителям проектов решать проблемы и поддерживать прогресс в проекте.
7. Причинно-следственная диаграмма
Причинно-следственная диаграмма помогает менеджерам выявлять и решать проблемы, которые возникают или могут возникнуть в ходе проекта, путем составления схемы проблем и их возможных причин. Это полезный инструмент для управления проектами, поскольку он помогает менеджерам организованно решать вопросы и поддерживать проект на должном уровне. Предвидя потенциальные проблемы до их возникновения, причинно-следственная диаграмма помогает уменьшить количество проблем во время работы.
8. Диаграмма выгорания
Диаграмма сгорания - это график, который измеряет прогресс по проекту. Эта диаграмма показывает прогресс команды в выполнении отдельных задач по отношению к срокам проекта. Визуальное представление прогресса может помочь проектным группам оставаться мотивированными и правильно распоряжаться своим временем.
9. Mind mapping
Mind mapping - это техника, которая предполагает связывание идей или событий с центральной идеей. Mind mapping показывает взаимосвязи между идеями, разветвляя их от центральной идеи, а затем соединяя друг с другом линиями. В управлении проектами mind mapping является полезным визуальным инструментом для отображения этапов проекта и передачи деталей, таких как сроки, задачи и члены команды, работающие над проектом.
10. Электронные таблицы
Электронные таблицы представляют собой диаграммы с горизонтальными и вертикальными осями, которые вы можете настроить под свои нужды. С помощью электронных таблиц можно отобразить даты начала и окончания проекта, перечислить задачи и указать, кто отвечает за выполнение каждой задачи. Регулярно обновляя электронную таблицу, вы также можете показать прогресс, затеняя ячейки таблицы в соответствии со статусом задачи. В то время как большая часть информации в электронной таблице требует ручного обслуживания, она может отображать все важные данные, относящиеся к управлению проектом.
Преимущества составления графиков проекта
Использование диаграмм для составления графиков проектов дает много преимуществ для компании и ее проектных команд. В основном профессионалы используют графики для планирования и управления проектами, но составление графиков проектов также полезно для облегчения сотрудничества команды и управления ресурсами проекта. Другие преимущества:
Разъяснение ожиданий от проекта
Диаграммы предоставляют большую часть важной информации, необходимой сотрудникам для работы над проектом, например, даты начала, владельцев задач и подробную информацию о том, как выполнять задания. Это проясняет цели проекта и объясняет каждому члену команды его обязанности. Диаграммы также могут помочь членам команды определить, к кому они могут обратиться в случае возникновения вопросов или проблем по проекту. Обеспечение такой ясности может повысить качество проекта.
Улучшение коммуникации и сотрудничества
Составление графика проекта может улучшить коммуникацию в проектной команде. Отображение диаграммы может также способствовать сотрудничеству, поскольку члены команды могут визуализировать процесс и понять, как каждая задача связана с другой. Это помогает членам команды работать с членами, у которых есть смежные задачи. Некоторые типы диаграмм также показывают прогресс в проекте, что может помочь в общении, так как члены команды могут видеть, какие задачи еще требуют работы.
Повышение производительности
Использование диаграмм может повысить производительность, поскольку они проясняют последовательность шагов, которые команды должны выполнить, чтобы завершить работу над проектом. Визуальное представление и обновление информации о ходе работы может помочь сотрудникам более регулярно укладываться в сроки. Диаграммы, на которых отображаются задачи, могут показывать предстоящие задания, что помогает им подготовиться и перейти к новым задачам после выполнения предыдущих заданий. Это позволяет сократить время простоя и повысить общую производительность.
Оптимизация использования ресурсов
Менеджеры проектов отвечают за оценку и распределение ресурсов в рамках проекта. Использование диаграммы может помочь им визуализировать определенные ресурсы, такие как человеческий труд и технологии. Например, если для выполнения двух задач требуется одно и то же устройство, а у компании есть только одно такое устройство, менеджер может запланировать выполнение этих задач в разные моменты проекта или поручить обе задачи одному и тому же сотруднику, чтобы эффективно использовать ресурс.
Обеспечение подотчетности отдельных членов команды
Поскольку многие диаграммы показывают, кто выполняет каждую задачу, легко распределить ответственность и заставить членов команды отчитываться за свою роль в выполнении проекта. Предоставление сотрудникам права собственности на свою работу может стимулировать их к достижению качественных результатов. Это также гарантирует, что каждый внесет свою лепту в завершение проекта.
Управление ходом и целями проекта
Диаграммы могут упростить процесс отслеживания целей проекта, поскольку они позволяют наглядно представить сроки и задачи проекта и показать, когда задачи выполнены. Некоторые диаграммы позволяют отслеживать индивидуальный прогресс, поскольку менеджер назначает каждую проектную задачу члену команды. Эта функция помогает работникам отслеживать свой прогресс и позволяет им ставить личные цели.
- indeed.com
Поделиться
