Уважаемые, коллеги!

У нас работает девушка (основная должность у неё менеджер),  которая выполняет обязанности инженера по охране труда. Приказом по основной деятельности с 2007 г. она стала совмещать обязанности инженера ОТ и получаать за это доплату, 1000 руб. Но ни записи в трудовую книжку нет, ни доп. соглашения, ни даже просто отдельного договора. Ничего этого нет. 

Впервые с таким столкнулась. Как правильно оформить такого человека и надо ли?  Такой нюанс в штатном расписании нет такой единицы как инженер ОТ.