[2] [3]

Прежде всего, нужно понимать, что качественное и интересное мероприятие с маленьким бюджетом сделать невозможно, поэтому стоит забыть о желании сэкономить. В первую очередь, вложения потребуются в студию. Если нет возможности собрать всех спикеров в одной локации, то на помощь может прийти виртуальная студия. В такой студии удаленные спикеры попадают на виртуальный экран, и в итоге вместо фона из домашних обоев или штор, мы получаем красивую картинку  с достойным фоном. Во время подготовки к мероприятию необходимо создать и разослать памятку для спикеров, в которой будет написано, во что рекомендуется одеться, советы по прическе и макияжу, а также технические рекомендации: о нежелательности использования для трансляции телефона или видеокамеры компьютера, информация, на какой высоте должен быть объектив камеры, как нужно садиться по отношению к свету и так далее.

Видео-контент плохого качества или презентации, сделанные на скорую руку в .ppt, могут не только испортить впечатление о мероприятии, но и потерять в качестве большую долю необходимого контента. Для того, чтобы избежать этого, необходимо выбрать качественного подрядчика, который обеспечит высокую мощность интернета, позволяющую давать мгновенную загрузку слайдов и транслировать изображения и видео высокого качества, рассчитанное на большое количество человек. Также важно обеспечить качественную запись проводимого мероприятия.  

Нельзя забывать про сценарий, дизайн, безупречную техническую часть, работу режиссерско-постановочной группы и инженеров, аренду техники, организацию телемоста и так далее.Режиссерско-постановочная группа (РПГ) – важное звено в организации мероприятия. Задача режиссера и сценариста – продумать идею мероприятия в целом, создать тайминг мероприятия. Еще одной задачей РПГ является управление пультовой, видеоинженерами, художниками по свету и звукорежиссерами. Если не будет РПГ, то все эти люди просто не будут понимать, что им и когда делать. Пускать мероприятие на самотек – плохая идея, так как без режиссерско-постановочной группы и без сценария мероприятие может превратиться в неуправляемый хаос.

Важно не прийти в итоге к мероприятию,на котором спикеры просто сели, что-то поговорили и разошлись. Чтобы этого не было, обязательно нужен пред- и пост- эфир с профессиональным ведущим, потому что ситуация, когда гости попадают сразу на спикера, и потом трансляция резко заканчивается по окончанию, создает ощущение незавершенности.

Лучше не проводить мероприятие продолжительностью более двух часов. У компьютера просидеть больше этого времени, действительно, довольно сложно, впрочем, это зависит как раз от режиссёрско-постановочной группы, чтобы она смогла обеспечить достаточную динамику и интересный сюжет, удерживающий внимание аудитории. 

Обязательно нужно провести репетиции. Помимо элементарного ознакомления спикеров и экспертов с навигацией и всеми кнопочками, важна очередность и синхронность участников. Кроме того, на репетиции чаще всего прорабатывается большое количество ошибок. Поэтому, необходимо провести две репетиции: тестовую, на которой выявятся все проблемы, и финальный прогон, когда устранив все проблемы, вы сможете проверить, как это смотрится в экране. При этом финальную репетицию лучше делать за два дня до мероприятия, чтобы в случае появления еще каких-нибудь проблем, было время успеть их исправить.

Большое внимание нужно уделить анонсированию и продвижению мероприятия. Первый раз информировать людей нужно как минимум за 10 дней до мероприятия, второй раз – за 5-7 дней до мероприятия, третий – за 3 дня до мероприятия и четвертый – уже в день мероприятия: “сегодня в 16:00 по вот этой ссылке состоится мероприятие”.