У меня есть знакомые. Ну ооочень умные. Однако, не смотря на ум, им бывает сложно планировать работу. Они отлично анализирует большие потоки разнообразной информации - производственные процессы, изменение котировков ценных бумаг, особенности распространения COVID-19 и т.п. Но когда дело доходит до управления их собственным временем или составления плана большего проекта, они всеми силами пытаются от этого уклониться.  [2]

Почему так происходит? Если человек живет так годами, не испытывая больших проблем, у него не возникает потребность что-то изменить.

Во-первых, эти люди намного дольше, чем прочие справляются со своими задачами безо всякого планирования.

Во-вторых, они обладают харизмой, умеют собраться и сделать многое за ограниченное время. В последний момент способны выдать достойный результат или найти способ увеличить сроки.

В ситуациях, когда жизненные обстоятельства становятся более жесткими, например: человек получает новую должность и ему требуются дополнительные сотрудники, или он женился и завел детей. - Жизнь без планирования в лучшем случае может стать для него слишком утомительной, а в худшем - сделает его глубоко несчастным. И в какой-то момент человек решит, что составление планов и схем стоит потраченных усилий.

Основываясь на своем опыте работы с клиентами, я хочу раскрыть вам несколько не слишком приятным истин. Их необходимо принять, прежде чем двигаться вперед. Но когда вы их примете и сделаете планирование своей привычкой, то сможете обеспечить себе более счастливую, здоровую и продуктивную жизнь.

Планирование болезненно (по крайней мере вначале)

Если ваш мозг плохо настроен на планирование, то начав им заниматься, вы будете испытывать настоящую боль. Это все равно что приступить к тренировкам, напрягая мышцы, о существовании которых вы даже не догадывались. Но по мере того, как планирование начнет входить у вас в привычку, боль будет уходить. И чем больше позитивного подкрепления вы получите, тем больше будете этим заниматься.

Вот например, как описывает стресс и воодушевление при планировании Егор Клабуков, технический директор IT-компании. Впервые начав планировать свои проекты, Егор испытал стресс и глубокое разочарование: владелец бизнеса критиковал его планы, если в них присутствовал пусть небольшой риск или неопределенность. Он требовал, что план был немедленно переделан. “Это было ужасно, - вспоминает Егор, - процесс вызывал у меня глубокое отчаяние и раздражение. Тем не менее в итоге мы разбили это проект на несколько составляющих, и я смог успешно осуществить внедрение нового программного обеспечения, практически не отступив от графика, - хотя это было очень сложно. Я не забыл негативные эмоции, которые испытал в начале, но я также прекрасно помню ощущение сильного вдохновения, которое в результате дало мне планирование”.

В некоторых случаях планирование получается лучше, если вы занимаетесь этим не в одиночку. Подумайте о том, чтобы заняться планированием крупного проекта в команде или хотя бы с кем-то из коллег. Можно облегчить процесс, разбив поставленные на месяц цели на недельные “отрезки”, если это позволяет сделать численность вашей команды и способность ее членов выполнять обязанности друг друга.

Планирование (как и работа) занимает больше времени, чем вам кажется

Планирование дел на неделю занимает обычно 30-60 минут, но для планирования проектов требуется больше времени. Тому, кто не привык планировать, может показаться, что слишком долго. Но люди, осознавшие все преимущества грамотного планирования, понимают: каждый потраченный на это час делает последующие сотни часов вдумчивой работы менее напряженными и более продуктивными.

Кроме того, планируя, вы сможете понять, сколько времени на самом деле займет предстоящая работа. Вы можете расстроиться, обнаружив, что реальность отличается от ваших представлений. К тому же планирование не означает, что все у вас будет получаться строго по графику. Однако оно позволяет вам вовремя, еще на раннем этапе, увидеть, если что-то пошло не так, принять нужные меры и не зайти в тупик позже.

С планированием всё получается лучше

При планировании вам откроется неприятная правда о том, каких усилий вам будет стоит осуществление всего проекта или даже выполнение недельного объема работы. Вероятно, в начале вам это не понравиться: придется покинуть приятный воображаемый мир, где ваше время не ограничено, где вы можете выполнить весь объем сложной работы и сделать всех счастливыми.

Но чем раньше вы узнаете истину, тем скорее обретете способность корректировать свои ожидания или привлекать необходимые ресурсы. Вы сможете уверенно ставить рамки и решать, что сделать сегодня, а что - завтра: ведь вы будете полностью осознавать свои возможности и приоритеты. Так вы добьетесь максимальной производительности, будете ставить себе реалистичные цели и реализовывать собственные идеи.

Планирование - как канарейка

Когда-то шахтеры брали с собой в шахту канареек: птички служили им чем-то вроде аварийной сигнализации. Если птичка умирала, это означало, что в шахте начинают скапливаться вредные вещества и людям пора подниматься на поверхность. Планирование может быть такой же “сигнализацией”. Если вы значительно отклонились от плана, значит что-то идет не так и нуждается в коррекции. Наличие плана и постоянная сверка с ним позволяет осуществлять эту коррекцию, прежде чем вы столкнетесь с большими проблемами, работая над проектом или выполняя другие обязанности

Чаще всего те, кто не любит планировать, очень быстро перестают сверяться с планом: они считают, что все и так под контролем. В результате они скатываются по наклонной плоскости. Придерживаться плана и корректировать свои действия в соответствии с ним не менее важно, чем получить конечный продукт, потому что это обеспечивает стабильность процесса.

  [2]