Справочник сотрудника

От кодекса поведения, льгот и преимуществ до деталей трудоустройства - в этом шаблоне справочника сотрудника есть все необходимое для создания собственной политики компании.

Что такое справочник сотрудника?

Справочник сотрудника - это документ, который передает миссию, политику и ожидания вашей компании. Работодатели предоставляют его сотрудникам, чтобы разъяснить их права и обязанности на время работы в компании.

Чтобы помочь вам создать лучший справочник сотрудника, мы разработали шаблон, который поможет вам начать работу над собственным документом. Скачайте полный шаблон руководства для сотрудников в .doc и pdf, нажав на ссылки внизу этой страницы.

Слова в скобках являются условными обозначениями - замените их конкретными правилами вашей компании. Кроме того, не стесняйтесь изменять язык этого шаблона в соответствии с культурой вашей компании.

Вот что должно быть включено в справочник сотрудника; наш шаблон охватывает все важные положения руководства сотрудника:

• Основы трудоустройства
• Политика на рабочем месте
• Кодекс поведения
• Компенсация и развитие
• Льготы и привилегии
• Рабочее время, PTO и отпуск
• Увольнение и прекращение трудовых отношений

Если вам нужно поработать только над конкретными частями вашего справочника, нажмите на каждый из следующих разделов, чтобы загрузить их отдельно.

Соединив эти разделы вместе, вы можете создать полный справочник сотрудника компании. Полный шаблон включает эти разделы плюс введение, чтобы вы могли поприветствовать новых сотрудников в вашей компании.

Чтобы еще больше поддержать ваши усилия, вот наше руководство о том, что включает в себя каждый раздел, и советы по составлению собственного руководства для сотрудников в соответствии с требованиями вашей компании:

Помните, что наши примеры справочников сотрудников и соответствующие советы не являются юридическими документами и могут не учитывать все соответствующие местные или национальные законы. Ни автор не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этих шаблонов. Пожалуйста, попросите вашего юриста ознакомиться с окончательно доработанными документами или Руководством.

Основы трудоустройства

Этот раздел носит в основном информативный характер и помогает вам установить основные определения, связанные с трудоустройством. Это даст вашим сотрудникам представление о том, каковы условия их контракта и классификация должностей. Они могут использовать этот раздел как ресурс, к которому можно обратиться при возникновении основных вопросов.

Кроме того, это хорошее место для изложения правил, касающихся посещаемости. Вы также можете рассказать о процессе приема на работу, чтобы подготовить будущих менеджеров по найму в вашей компании.

Вот содержание нашего шаблона "Основы трудоустройства":

• Виды трудовых договоров. Дайте определение работникам, занятым полный и неполный рабочий день, а также стажерам, ученикам и другим работникам, которых вы нанимаете.
• Трудоустройство на основе равных возможностей. Это необходимое заявление не только в юридических целях, но и для продвижения культуры меритократии и уважения на вашем рабочем месте.
• Процесс найма и отбора. Здесь описаны обычные шаги в процессе приема на работу. Кроме того, если вы часто проводите предварительные проверки при приеме на работу, определите, на каком этапе менеджеры по найму могут заказывать эти проверки и даже как с ними обращаться. Аналогичным образом, если у вас есть постоянная реферальная программа или вы часто выдаете реферальные вознаграждения, это хорошее место, чтобы описать процедуру и соответствующие рекомендации.
• Посещаемость. Укажите правила посещения: например, что должны делать сотрудники, если они не могут прийти на работу, или в каких случаях вы можете извинить незарегистрированное отсутствие.

Политика на рабочем месте

Этот раздел описывает, каким является и должно быть ваше рабочее место. Речь идет об условиях, в которых работают ваши сотрудники. Включите в справочник для сотрудников такие правила, как борьба с домогательствами и охрана здоровья и безопасности, чтобы создать законное и приятное рабочее место, где ваши сотрудники смогут процветать.

Мы разработали шаблон, который поможет вам создать раздел "Политика на рабочем месте". Здесь приведены правила с советами о том, как адаптировать их к своему рабочему месту:

• Конфиденциальность и защита данных. В нашем шаблоне изложены основные правила защиты информации, но вам необходимо изменить его с учетом специфических законов, действующих в вашей компании. Упомяните эти законы и то, как вы обеспечиваете их соблюдение, а также то, чего вы ожидаете от сотрудников.
• Притеснения и насилие. Уважение к коллегам и сослуживцам - важная составляющая гармоничной рабочей жизни. В этом разделе вы можете твердо заявить о своей приверженности искоренению домогательств и насилия на рабочем месте. Вы также определите, что считается домогательством, и укажите возможные последствия.
• Безопасность и здоровье на рабочем месте. В этом разделе будут представлены рекомендации, которым должны следовать сотрудники для обеспечения здорового и безопасного рабочего места. Вы можете добавить действия, предпринятые вашей компанией для соблюдения законов о гигиене и безопасности труда, а также для защиты сотрудников на опасных рабочих местах или в чрезвычайных ситуациях. Наш шаблон специально включает разделы о профилактических мерах, управлении чрезвычайными ситуациями, курении и рабочем месте без наркотиков. Вы также можете добавить политику в отношении психического здоровья, если в вашей компании есть соответствующие положения.

Кодекс поведения

Ваш Кодекс поведения обеспечивает основу для поведения сотрудников. Вы изложите, как, по вашему мнению, сотрудники должны относиться к другим, будь то коллеги, партнеры, клиенты или внешние заинтересованные стороны. Речь идет об этике и доверии, а также о создании безопасного и профессионального пространства для всех.

Чтобы разработать свой собственный Кодекс поведения, воспользуйтесь нашим полным шаблоном, который включает следующие разделы:

• Дресс-код. Здесь вы можете указать дресс-код вашей компании - даже если у вас его нет. Сотрудники должны знать, что им можно или нельзя носить. Опишите требования как можно подробнее; например, что означает для вашей компании "формальный костюм"?
• Кибербезопасность и цифровые устройства. Использование интернета, сотовых телефонов, корпоративной электронной почты и социальных сетей (как корпоративных, так и личных). Изложить руководящие принципы без чрезмерных ограничений по отношению к сотрудникам; большинство людей рассчитывают на определенную свободу в этих вопросах, если они соблюдают правила безопасности и защиты данных.
• Конфликт интересов. Здесь вы можете описать, что представляет собой конфликт интересов, что могут сделать сотрудники, столкнувшись с ним, и каковы последствия умышленного нарушения соответствующих законов или правил компании.
• Отношения между сотрудниками и братство. Хотя многие компании проявляют гибкость, когда речь идет о том, чтобы сотрудники дружили или встречались, некоторые правила необходимы, чтобы избежать сплетен или непрофессиональных сцен.
• Прием на работу родственников. Этот раздел важен для того, чтобы избежать обвинений в непотизме и фаворитизме. Дайте конкретные указания по поводу рабочих отношений, разрешенных между родственниками в вашей компании.
• Посетители на рабочем месте. Это вопрос безопасности, а также защиты данных и имущества компании. Опишите процесс привлечения посетителей на территорию компании, чтобы убедиться, что сотрудники всегда бдительны и ответственны.
• Привлечение и распространение. В этом разделе вы можете упомянуть о попытках посторонних лиц или сотрудников добиваться или распространять листовки, продукты или услуги, а также о том, как сотрудники могут действовать в таких случаях.

Компенсация и развитие

Эта часть объясняет, как вы платите и вознаграждаете сотрудников за их работу и помогаете им развиваться. С помощью этой политики вы показываете, что цените сотрудников, и мотивируете их продолжать работать у вас.

Чтобы поработать над этим, ознакомьтесь с нашим шаблоном компенсаций и развития, включающим эти разделы:

• Статус компенсации и начисление заработной платы. Эта часть в основном важна для U.S. в котором содержатся законы об освобожденных и неосвобожденных сотрудниках. Вы можете объяснить законодательную базу и разъяснить правила сверхурочной работы. Вы также можете упомянуть, в какие дни сотрудники получают зарплату или жалованье.
• Управление эффективностью работы. Этот раздел помогает сотрудникам понять, как будет оцениваться их работа, а также готовит менеджеров к выполнению управленческих обязанностей. Вы можете упомянуть о целях оценки результатов работы и о том, как, по вашим ожиданиям, менеджеры должны руководить своей командой.
• Обучение и развитие сотрудников. Это ваш шанс подчеркнуть важную часть вашей стратегии удержания - обеспечение личного и профессионального роста сотрудников. Вы можете упомянуть о возможностях обучения и бюджетах на образование, если таковые имеются.

Льготы и привилегии

Случалось ли вам, чтобы сотрудник говорил что-то вроде: "Боже, я не знал, что у нас есть скидка на посещение спортзала"? Вероятно, часто сотрудники не знают о полном объеме льгот и преимуществ, которые предлагает ваша компания. Этот раздел поможет вам проинформировать сотрудников по этому вопросу.

Наш шаблон льгот и привилегий включает следующие разделы (но вы можете добавить свои собственные уникальные льготы и привилегии):

• Здоровье сотрудников. Это может быть что угодно, от частного медицинского страхования до абонемента в спортзал и оздоровительных программ. Также включите пояснения к соответствующим законам, таким как FMLA и COBRA.
• Компенсация работникам. Опишите процесс, которому должны следовать сотрудники в случае получения травмы на работе, и какие льготы вы предлагаете. Измените наш шаблон в соответствии с действующим законодательством в вашем регионе.
• Работа из дома. Возможность работать из дома - преимущество, пользующееся все большей популярностью. Укажите, как сотрудники могут попросить об удаленной работе и какие правила они должны соблюдать (например, кибербезопасность в домашних условиях). Также изложите правила для постоянно работающих удаленно сотрудников.
• Расходы сотрудников. Упомяните, какие расходы, связанные с работой, вы будете покрывать и каков процесс обращения за возмещением.
• Корпоративный автомобиль. Если вы предоставляете служебные автомобили в качестве льготы, обязательно проинформируйте сотрудников о том, какого поведения вы ожидаете от них при использовании автомобиля и какие расходы вы компенсируете (например, расходы на автомобиль).g. бензин и дорожные сборы.)
• Парковка. Аналогично льготе на служебный автомобиль, если вы предоставляете бесплатную парковку в офисе, проинформируйте сотрудников о том, как распоряжаться выделенным им местом. Если у вас ограниченное количество парковочных мест, опишите критерии, которые вы используете для распределения этих мест.
• оборудование, выданное компанией. Если вы предоставляете сотрудникам оборудование (например, телефоны, ноутбуки и т. д.), то не забудьте проинформировать их о том, какие расходы вы компенсируете (e.), проинформируйте их о том, как они должны заботиться об этом. Также укажите, что происходит в случае кражи или повреждения оборудования.

Похожие: Выплаты работникам: Руководство по распространенным и лучшим льготам

Рабочие часы, отгулы и отпуска

Это один из разделов, который волнует сотрудников больше всего. Придя в вашу компанию, они хотят узнать, как им распределить свое время между работой и отдыхом или внерабочими обязанностями.

Составьте свои собственные соответствующие политики, используя наш легко модифицируемый шаблон, содержащий эти разделы:

• Рабочее время и оплачиваемое время отдыха (PTO). Упомяните об общих для всей компании рабочих часах и любых исключениях. Затем укажите количество оплачиваемых выходных дней, которые вы предоставляете сотрудникам, и объясните процедуру подачи заявки на PTO.
• Праздники. Перечислите все праздники, которые отмечает ваша компания, и объясните, как вы будете компенсировать их, если сотрудникам придется работать в эти дни.
• Больничный лист. Изложите, что закон обязывает вас предлагать сотрудникам, и добавьте любые дополнительные льготы по больничному листу, которые вы решили предложить. Вы можете включить определения краткосрочной и долгосрочной болезни.
• отпуск в связи с тяжелой утратой. Предоставьте несколько дней отпуска в связи с утратой близкого человека - это сострадательная льгота, которая поможет вам установить доверительные отношения с сотрудниками.
• работа в суде присяжных и голосование. Опишите закон, касающийся отпуска для выполнения этих гражданских обязанностей, и какие документы сотрудникам может понадобиться принести.
• Отпуск по уходу за ребенком. Сюда может входить отпуск по уходу за ребенком, предусмотренный законом или спонсируемый компанией для сотрудников, родивших или усыновивших ребенка. Вы также можете включить льготы, касающиеся родительских пособий, например, несколько выходных часов для посещения школьных собраний.

Увольнение и расторжение трудового договора

Если что-то не получается, сотрудники должны иметь представление о том, как закончатся их трудовые отношения с вашей компанией. Особенно если речь идет о дисциплинарном процессе.

Мы создали шаблон "Уход из нашей компании" для решения соответствующих вопросов. Вот краткое содержание:

• Прогрессивная дисциплина. Расскажите об этапах процесса постепенного дисциплинарного взыскания и о том, как, по вашему мнению, должны действовать менеджеры.
• Увольнение. В случаях, когда сотрудник увольняется, он должен знать, каким должен быть срок его уведомления, а также процесс увольнения. Это также хорошая возможность затронуть такие вопросы, как компенсация расходов на обучение или переезд, и прямо запретить принудительное увольнение.
• Увольнение. Укажите применимые законы и ваш собственный внутренний процесс увольнения сотрудников. Упомяните об условиях предоставления выходного пособия и о том, как вы будете компенсировать оставшийся отпуск и больничный лист.
• Ссылки. Добавьте небольшой комментарий о предоставлении рекомендаций сотрудникам, которые уволились или были уволены. Например, если сотрудник был уволен по причине, вы имеете право отказать ему в предоставлении рекомендаций.

Заключение

Вы можете использовать заключение для уведомления о будущих изменениях и попросить сотрудников подтвердить, что они ознакомились с руководством. Вот наш шаблон для этого.

Завершите свой справочник сотрудника на позитивной ноте. Подтвердите, как вы рады, что сотрудник теперь работает с вами, и поприветствуйте его в своей команде. Посмотрите примеры справочников сотрудников для вдохновения, но убедитесь, что вы пишете в тоне и голосе вашей компании.

Скачайте справочник сотрудника pdf и начните создавать свой!

Дополнительная информация