В больших компаниях, где личное общение с каждым сотрудником затруднительно, письма о результатах работы становятся эффективным инструментом для передачи обратной связи о работе. Они могут использоваться ежегодно или чаще, в зависимости от масштаба компании. Предоставление подобных писем демонстрирует, что вы цените вклад сотрудников, выделяете их сильные стороны и помогаете им развиваться.
В этой статье мы разберемся, что такое письма о результатах работы, в каких ситуациях они необходимы, как их писать и предоставим шаблон и пример.
Что такое письмо о результатах работы?
Письмо о результатах работы – это формальная оценка работы сотрудника, написанная руководителем, которая охватывает период с момента последней аттестации. Такое письмо позволяет работодателям выразить признательность за вклад сотрудника в успех компании. Кроме того, оно помогает работникам увидеть области, в которых они могут улучшить свои навыки, и предоставляет рекомендации по развитию.
Когда необходимо писать письмо о результатах работы?
Письма о результатах работы могут быть полезны в разных ситуациях:
- Замена формальной аттестации: Если в компании не проводится ежегодная аттестация, письма о результатах работы могут стать альтернативным способом оценить работу сотрудника, охватив его сильные и слабые стороны.
- Признание достижений: Письма могут быть использованы, чтобы отметить достижения сотрудника и официально признать его заслуги.
- Предоставление предупреждения: Перед официальным предупреждением руководитель может провести неформальную беседу, чтобы обсудить с работником его поведение. Если ситуация не улучшается, письмо о результатах работы может стать формальным документом, который служит предупреждением перед принятием более серьезных мер.
Как написать письмо о результатах работы:
- Стандартное приветствие: Начните письмо с формального приветствия, например, “Уважаемый/ая [Имя сотрудника]”.
- Объяснение цели: В первом абзаце четко укажите причину написания письма. Объясните, почему вы решили предоставить оценку именно в этот момент. Например, вы можете написать: “В этом квартале мы решили предоставить письменные отзывы вместо стандартных очных встреч.”
- Числовые оценки: Если вы используете числовую шкалу для оценки, подробно объясните, что означает каждый балл. Например, 5 баллов может означать превосходит ожидания, 3 балла – соответствует ожиданиям.
- Комментарии руководителя: После числовых оценок напишите подробные комментарии к каждому разделу. Опишите сильные стороны сотрудника и укажите на области для развития, приведите конкретные примеры.
- Профессиональное завершение: Завершите письмо формальным обращением, например, С уважением, Лучший, Искренне и подпишите свое имя.
- Проверка: Перед отправкой письма обязательно проверьте его на наличие ошибок и убедитесь, что вы четко выразили свои мысли.
Шаблон письма о результатах работы:
Тема: Письмо о результатах работы
Уважаемый/ая [Имя сотрудника],
[В этом абзаце кратко объясните причину написания письма и представьте шкалу для оценки, если она используется].
[Здесь укажите числовые оценки по каждой категории и кратко объясните, почему вы поставили именно такие баллы].
[В этом разделе напишите подробные комментарии о работе сотрудника. Подчеркните его сильные стороны и укажите на области, которые требуют улучшения. Приведите конкретные примеры].
[В заключительной части письма выразите свою благодарность за работу сотрудника и предложите возможность обсудить его работу лично].
[Формальное завершение],
[Ваше имя]
Пример письма о результатах работы:
Уважаемый/ая [Имя сотрудника],
Это письмо содержит оценку вашей работы за период с [Дата] по [Дата]. Мы оценили вас по таким критериям, как качество работы, коммуникативные навыки, навыки межличностного общения и знание работы. Для оценки использовалась следующая шкала:
5 - Превосходит ожидания
4 - Выше ожиданий
3 - Соответствует ожиданиям
2 - Ниже ожиданий
1 - Неудовлетворительно
Качество работы - 4: [Краткое описание работы сотрудника и обоснование оценки].
Коммуникативные навыки - 5: [Краткое описание работы сотрудника и обоснование оценки].
Навыки межличностного общения - 3: [Краткое описание работы сотрудника и обоснование оценки].
Знание работы - 4: [Краткое описание работы сотрудника и обоснование оценки].
[В этом разделе напишите подробные комментарии о работе сотрудника. Подчеркните его сильные стороны и укажите на области, которые требуют улучшения. Приведите конкретные примеры].
Спасибо за вашу работу! Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите обсудить ваш обзор, пожалуйста, свяжитесь со мной по [Номер телефона] или [Электронный адрес].
С уважением,
[Ваше имя]
Важно помнить:
- Письма о результатах работы должны быть объективными и конкретными.
- Используйте положительный тон, но не бойтесь указывать на недостатки.
- Предоставьте сотруднику возможность высказать свое мнение и задать вопросы.
- Письма должны быть доступными для понимания и не содержать сленга или жаргона.
Использование писем о результатах работы - это один из эффективных способов обеспечить прозрачность и развитие сотрудников, помогая им расти в своей профессиональной карьере.
- indeed.com
Поделиться
