Когда вы подаете статью или рукопись для публикации в журнале, нелишним будет приложить к ней сопроводительное письмо. Сопроводительные письма могут помочь редактору журнала лучше понять, о чем ваша статья и почему она может подойти для их журнала. Если вы составляете сопроводительное письмо как часть материалов для подачи в журнал, важно понимать, как лучше представить себя и свою научную работу.
В этой статье мы расскажем, что такое сопроводительные письма для научных работ, объясним, как их писать, и предоставим шаблон и пример письма, чтобы помочь вам составить свое собственное.
Что такое сопроводительное письмо для научной работы?
Сопроводительное письмо к научной работе - это документ, представляемый вместе с научной или профессиональной работой, предназначенной для публикации. Сопроводительные письма к научным статьям содержат краткое резюме вашей статьи для редакторов журналов. Сопроводительное письмо - это также возможность показать важность или влияние вашей статьи в вашей области и объяснить, почему журнал, в который вы отправляете свою рукопись, может быть заинтересован в ее публикации. Кроме того, сопроводительные письма обычно содержат оговорки, которые заверяют редакторов журнала в том, что вы следовали всем этическим нормам или практике, требуемым в вашем учреждении или области.
Кто использует сопроводительные письма для научных работ?
Профессионалы, которые хотят, чтобы их статьи были опубликованы в уважаемых журналах, используют сопроводительные письма для своих научных работ. Специалист, желающий опубликовать свою рукопись в научном журнале, обычно работает в академическом или исследовательском учреждении. Эти специалисты используют сопроводительные письма, когда обращаются в журнал по поводу возможной публикации своей рукописи.
Как написать сопроводительное письмо для научной статьи
Вот девять шагов, которые помогут вам составить сопроводительное письмо при подаче научной статьи в профессиональный журнал:
1. Установите форматирование
Настройте текстовый процессор для правильного оформления сопроводительного письма. Стандарты форматирования сопроводительных писем для научных работ обычно включают:
-
Использование одинарного интервала между каждой строкой
-
Избегать абзацев с отступами
-
Обоснование текста слева
-
Использование одной строки пробела между каждым абзацем
2. Размещение контактной информации
Поместите контактную информацию редактора в левом верхнем углу вашего документа. Обязательно укажите любые профессиональные титулы, которые редактор имеет как часть своего имени, например Мэри Пакетт, М.D. или Джон Тревис, доктор философии.D. Над контактной информацией редактора напишите полную дату отправки рукописи в журнал.
Размещение контактной информации в сопроводительном письме зависит от того, как вы планируете представить свою научную работу. Если вы пишете сопроводительное письмо в теле электронного письма или в текстовом поле на онлайн-портале, разместите свою контактную информацию в нижней части письма под подписью. Однако если вы отправляете свое сопроводительное письмо по почте или в виде PDF-файла на профессиональном бланке, поместите свою контактную информацию в левом верхнем углу над контактными данными редактора.
3. Откройте письмо профессиональным приветствием
Используйте профессиональное приветствие или поздравление в начале письма, например Уважаемый. Обращайтесь к редактору журнала по его должности и фамилии, например Господин. Vale или Д-р. Томпсон. Убедитесь, что вы используете правильное имя и должность редактора журнала, поискав информацию в Интернете или позвонив в редакцию журнала.
4. Опишите вашу статью
В первом абзаце перечислите имена и должности всех соавторов вашей научной работы. Укажите тип представляемой вами рукописи, например, тематическое исследование или исследовательская статья, и название вашей работы.
Предоставьте редактору журнала краткий обзор вашей рукописи. Объясните цели исследования и выделите основные результаты или выводы вашей работы. Расскажите редактору, на что вы надеетесь или ожидаете влияния ваших результатов в вашей области.
5. Персонализируйте для журнала
Используйте второй абзац, чтобы обсудить, почему вы представляете свою статью именно в этот журнал. Напишите о том, как ваша статья соотносится с целями журнала и почему ваша статья может заинтересовать читателей. Если вы читали в журнале другие статьи, аналогичные вашей, укажите их названия и авторов.
6. Опишите аналогичные опубликованные работы
В третьем абзаце расскажите о статьях, похожих на ту, которую вы представляете сейчас, которые уже были опубликованы или находятся на рассмотрении в другом журнале. Хотя вам не нужно так подробно рассказывать о своих предыдущих публикациях, редактору журнала может быть интересно узнать больше о ваших смежных публикациях и о том, как они вписываются в ваши более широкие исследовательские цели. Если вы еще не опубликовали ни одной статьи, связанной с вашей работой, этот пункт можно пропустить.
7. Включите список потенциальных рецензентов
Некоторые редакторы журналов просят потенциальных авторов приложить список потенциальных рецензентов к подаваемой ими статье. Потенциальные рецензенты - это эксперты в вашей области, которые никак не связаны с вашей научной работой. Эти рецензенты оценивают вашу рукопись для публикации в рамках процесса, известного в научных кругах как рецензирование. Если журнал, в который вы подаете статью, просит об этом, поместите список потенциальных рецензентов в следующий абзац сопроводительного письма. Постарайтесь подобрать разнообразных экспертов в вашей области из различных учреждений и с разными специальностями.
8. Добавьте все необходимые оговорки
Используйте последний основной абзац вашего письма, чтобы добавить оговорки или заявления, необходимые для вашего учреждения или журнала. Эти виды отказов от ответственности зависят от таких факторов, как область вашей деятельности, учреждение и тип проведенного вами исследования. Дополнительные заявления могут включать подтверждение того, что:
-
Все авторы статьи одобряют эту заявку
-
Все авторы ранее не публиковали эту статью в другом месте и что статья не находится на рассмотрении в другом журнале
-
Каждый автор внес значительный вклад в выводы данной статьи
-
Ни у кого из авторов нет потенциальных конфликтов интересов или конкурирующих интересов
-
Вся информация, содержащаяся в статье, является оригинальной работой авторов
Если вы или один из ваших соавторов уже делились частями исследования из вашей статьи в прошлом, укажите, где вы представляли это исследование и как вы расширили свои выводы с тех пор. Например, если вы ранее рассказывали о своих исследованиях на конференции, вы могли бы написать заявление следующего содержания:
Во время конвенции по искусственному интеллекту 2021 года в Портленде мы поделились частью наших результатов в рамках презентации круглого стола. С тех пор мы расширили наше исследование, изучив больше типов ИИ и расширив набор данных.
9. Завершите письмо
В конце письма поблагодарите редактора журнала за рассмотрение вашей статьи. Опишите другие запрашиваемые материалы, включенные в вашу заявку, такие как резюме или образцы письменных работ, и предложите прислать дополнительные материалы по мере необходимости. Подпишите свое имя профессиональной заключительной фразой, например Искренне.
Советы по написанию сопроводительных писем для научных работ
Вот несколько советов по составлению сопроводительного письма как части ваших материалов для подачи заявки в журнал:
Используйте профессиональный бланк письма
Некоторые журналы могут попросить вас подать заявку через онлайн-портал или по электронной почте, где вы напишете свое сопроводительное письмо в текстовом поле. Однако, если журнал позволяет вам отправить сопроводительное письмо в виде цифрового вложения или по почте, напишите его на профессиональном бланке вашего учреждения. Написание сопроводительного письма на фирменном бланке может помочь продемонстрировать редактору журнала ваш профессионализм и престиж в своей области.
Используйте вежливый тон
Составляйте письмо вежливым тоном. Помните, что редактор журнала использует сопроводительное письмо, чтобы помочь сформировать первое впечатление о вашей статье и вашем профессиональном опыте или личности. Будьте вежливы и формальны в своем сопроводительном письме.
Включите только важную информацию
Включите в сопроводительное письмо только самую необходимую информацию. Хотя у вас могут быть другие публикации или достижения в вашей области, обсуждайте их в сопроводительном письме только в том случае, если они имеют прямое отношение к статье, которую вы представляете. Если журнал позволяет вам приложить другие документы, такие как резюме или заявление о вашей философии преподавания, эти документы могут предоставить лучшие возможности для демонстрации ваших других достижений.
Сведите к минимуму использование терминологии
Старайтесь избегать использования жаргона или аббревиатур, характерных для вашей области. Редактор журнала может быть знаком или не знаком с терминологией, часто используемой в вашей области исследования. Объясните выводы и влияние вашей работы простым языком, понятным любому человеку, независимо от сферы его деятельности.
Опишите свою работу уникальным образом
При составлении резюме и объяснении своих открытий используйте уникальные формулировки. Старайтесь избегать простого копирования аннотации в сопроводительное письмо слово в слово. Вместо этого сосредоточьтесь на описании вашей статьи в более кратких и захватывающих терминах. Редактор журнала всегда может обратиться к вашей аннотации позже, если ему понадобится более подробное описание вашей рукописи.
Шаблон сопроводительного письма к научной статье
Вот шаблон сопроводительного письма для научной статьи, который поможет вам составить свое собственное:
[Полное имя]
[Название работы]
[Название школы или учреждения]
[Адрес школы или учебного заведения]
[Дата]
[Имя редактора журнала]
[Название вакансии]
[Название журнала]
[Адрес организации]
Уважаемый [Имя редактора журнала],
[Обсудите тип рукописи, которую вы представляете, и предоставьте подробную информацию о всех соавторах. Объясните цели исследования вашего проекта и ваши наиболее значимые выводы. Опишите потенциальное влияние вашего исследования на вашу область.]
[Скажите редактору, почему вы считаете, что ваша статья идеально подходит для их конкретного журнала.]
[Если у вас есть другие публикации, презентации или достижения, связанные с вашей научной статьей, кратко опишите их.]
[Если того требуют правила подачи статей в журнал, включите список потенциальных рецензентов вашей статьи.]
[Добавить необходимые оговорки или заявления.]
[Поблагодарите редактора журнала за уделенное время. Кратко перечислите другие материалы, прилагаемые к вашей заявке, и выразите готовность прислать дополнительные материалы по запросу.]
Искренне,
[Ваше имя]
[Контактная информация, если необходимо]
Пример сопроводительного письма для исследовательской работы
Вот пример сопроводительного письма для научной статьи, написанного на профессиональном бланке:
Гарриет Стонтон
Доцент
Александровский университет
1234 Грув Лэйн
Сиэтл, штат Вашингтон, 98136
8 мая 2021 года
Грегори Эбботт, доктор философии.D.
Управляющий редактор
Исследования в области английской литературы
8888 Пауэлл Роуд
Denver, CO 80207
Уважаемый господин. Abbot,
Я пишу, чтобы представить научную статью под названием The Faces of Virginia Woolf для рассмотрения на предмет изучения английской литературы. В этой статье подробно рассказывается о том, как Вулф раскрывает или создает свою личность через свои художественные и нехудожественные публикации. Моя цель в этом проекте - выяснить, насколько наше сегодняшнее культурное представление о Вульф совпадает с представлениями о ней самой, которые она предлагала в своих произведениях. Мои выводы показывают, что Вулф предложила понимание себя, которое отличается от общественного представления о ней, основанного на биографических пересказах. Я считаю, что эти результаты могут изменить наше отношение к наследию Вулф.
Ранее я уже публиковал подробный анализ образов животных, используемых в Миссис. Dalloway в журнале English Insights. Я также представила исследование на конвенте по постмодернистской литературе 2019 года, посвященное инновационным стилям, использованным в неопубликованных рукописях Вулф.
Если вы решите выбрать мою статью для публикации и прохождения рецензирования, я бы предложил следующих специалистов в качестве потенциальных рецензентов:
-
Хильда Джонс, Исследовательский центр Джефферсона, hjones@jrf.edu
-
Марк Уэллс, Каскадный университет, markwells@ucascades.edu
-
Шелби Квест, Университет Харрисона, squest@hu.edu
Я не публиковал ранее эту статью в другом журнале, и в настоящее время она не находится на рассмотрении в другом месте. Вся работа, содержащаяся в статье, является моим собственным оригинальным творением.
Спасибо, что нашли время рассмотреть мою рукопись для включения в журнал Исследования по английской литературе . В приложении вы найдете мое резюме и образцы учебных планов моих занятий. Буду рад выслать дополнительные материалы по запросу.
Искренне,
Гарриет Стонтон
- indeed.com
Поделиться
