Полное руководство по внутренней и внешней коммуникации

Организации полагаются на эффективную коммуникацию для повышения производительности, улучшения соответствия требованиям и продвижения на рынке или в отрасли. Внешняя и внутренняя коммуникация представляют собой различные способы, которыми профессионалы обмениваются информацией внутри и за пределами своих компаний. Если вы хотите лучше понять или улучшить коммуникацию в вашей организации, полезно узнать больше о внешней и внутренней коммуникации. В этой статье мы объясним, что такое внутренняя и внешняя коммуникация, сравним эти два понятия, ответим на распространенные вопросы о коммуникации и дадим полезные советы по улучшению навыков общения.

Что такое внутренняя коммуникация?

Внутренняя коммуникация - это передача информации посредством разговоров, сообщений и других методов между членами команды внутри организации. Это могут быть электронные письма компании, встречи и беседы между двумя или более сотрудниками. Цель внутренней коммуникации - обеспечить понимание членами организации предстоящих целей, стандартных операций и изменений в процедурах. Внутренняя коммуникация может включать в себя обмен информацией между руководителями и от руководителей к менеджерам, обмен информацией внутри команд и обмен информацией между коллегами.

Что такое внешняя коммуникация?

Внешние коммуникации - это информация, которой люди внутри компании делятся и обмениваются с теми, кто находится за ее пределами. Это могут быть пресс-релизы, рекламные ролики, публичные объявления об акциях или холдингах, а также посты в социальных сетях. Целью внешней коммуникации является создание публичного имиджа для клиентов, деловых партнеров и населения в целом. Внешние коммуникации могут включать маркетинг, официальные отчеты перед заинтересованными сторонами, переговоры с поставщиками и продавцами, а также информацию, которой организация делится с внешними подрядчиками.

Внутренняя коммуникация против внешней. внешняя коммуникация

Внутренние и внешние коммуникации обычно работают вместе в компаниях для создания каналов обмена информацией и информирования сотрудников и клиентов о политике и брендинге компании. Вот некоторые различия между внутренней и внешней коммуникацией:

Частота

Частота общения относится к тому, как часто люди делятся информацией. Внутренняя коммуникация жизненно важна для успешного функционирования компании или организации, и во многих компаниях она происходит ежедневно. Внутреннее общение обычно происходит часто и органично в силу своей природы, но лидеры также могут проводить ежедневные собрания или контрольные встречи, чтобы облегчить его. Внешняя коммуникация часто происходит реже и зависит от маркетинговых решений и изменений для успеха компании.

Формальность

Поскольку внешняя коммуникация функционирует для представления образа компании потребителям и заинтересованным сторонам, она обычно имеет более высокий уровень формальности, чем внутренняя коммуникация. Формальность внутренней коммуникации может зависеть от того, какие члены команды обмениваются информацией. Например, если менеджер по маркетингу делится информацией с руководителем, он, скорее всего, будет использовать формальный язык. Два специалиста по маркетингу, общаясь друг с другом, могут использовать более неформальный язык.

Метод

Каналы для обмена информацией - это еще один способ, по которому различаются внутренняя и внешняя коммуникация. В зависимости от компании, внутренняя коммуникация может опираться на множество различных методов, чтобы функционировать должным образом. Например, полностью личная команда может полагаться на ежедневные встречи и тесное общение в офисе для обмена информацией. Команды с удаленными работниками могут использовать видеочаты, обмен сообщениями и электронную почту, чтобы информация доходила до нужной аудитории.

Внешняя коммуникация часто использует иные методы, чем внутренняя. Есть некоторые общие методы, например, электронная почта, но внешняя коммуникация может использовать больше методов, которые охватывают более широкую аудиторию. Это может включать сообщения в социальных сетях, публичные объявления и официальные отчеты. Для маркетинга это может включать такие методы, как печатная реклама, телевизионная реклама или реклама в социальных сетях.

Объективный

Цель каждого типа коммуникации различна. Хотя внутренняя и внешняя коммуникация могут работать вместе, чтобы все люди, связанные с компанией, имели нужную информацию, их конкретные цели различны. Функции внутренней коммуникации для обмена специфической и более частной информацией между сотрудниками и руководителями. Внутренняя коммуникация обеспечивает членов команды такой информацией, как обновления платежной ведомости, изменения в правилах безопасности и изменения в операциях. Это также может информировать членов команды о целях компании, успехах и стратегиях совершенствования.

Внешняя коммуникация функционирует для создания и представления образа организации тем, кто находится за ее пределами. Это могут быть поставщики, инвесторы, подрядчики и потребители. Поэтому главная задача внешней коммуникации - оформить и представить информацию таким образом, чтобы она положительно отражалась на компании. Когда внешние коммуникации функционируют правильно, заинтересованные стороны чувствуют уверенность в своих инвестициях, а потребители проявляют интерес к продукции или услугам и придерживаются высокого мнения об организации.

Часто задаваемые вопросы о внутренней и внешней коммуникации

Если вы являетесь менеджером или лидером в организации, изучение различных видов коммуникации поможет вам лучше информировать свою команду и представлять компанию. Это ответы на некоторые распространенные вопросы о внутренней и внешней коммуникации:

Как взаимодействуют внутренняя и внешняя коммуникации?

Внутренние и внешние коммуникации функционируют вместе, чтобы создать двусторонний поток информации внутри компании и из нее. Профессионалы могут использовать внутреннюю и внешнюю коммуникацию для определения своей аудитории и выбора подходящих сообщений. Компании часто общаются с акционерами иначе, чем с клиентами, меняя формулировки и подходы. Это показывает различия между внутренней и внешней коммуникацией, но компании также понимают, что важно создать последовательный бренд и представить его во всех каналах коммуникации.

Что такое поток коммуникации?

Поток коммуникации - это система в организации или компании, которая диктует, как движется информация. Это может включать в себя конкретные инструкции для членов команды о том, кому докладывать, когда они узнают информацию, или кого информировать об изменениях в политике или новых целях. Например, информация течет вверх в компании, когда у члена команды появляется идея или он узнает что-то новое и сообщает об этом своему руководителю. Информация течет по нисходящей в компании, когда менеджер или руководитель группы информирует группу о новом клиенте, методе или процедуре.

Существуют ли различные типы внутренней коммуникации?

Существуют различные классификации внутренней коммуникации, которые могут различать, как информация течет внутри компании. Вот некоторые из различных типов внутренних коммуникаций:

• Вертикаль: Вертикальная коммуникация в организации относится к информации, которой обмениваются менеджеры и члены команды. Информация может идти как вверх, так и вниз в рамках вертикальной коммуникации.

• Горизонтальный: Этот тип коммуникации относится к тому, когда люди обмениваются информацией в рамках отдела или подразделения. Горизонтальная коммуникация обычно происходит между членами команды, которые занимают примерно одинаковое положение в иерархии компании.

• Диагональ: Межфункциональная коммуникация, или диагональная коммуникация, - это тип обмена информацией, при котором люди на разных уровнях управления и в разных отделах общаются друг с другом. Например, менеджер по бухгалтерскому учету может общаться со специалистом по маркетингу, или продавец может связаться с менеджером по операциям.

Советы по улучшению навыков общения

Вот несколько полезных советов по улучшению навыков общения:

• Научитесь использовать коммуникационные технологии. Одним из методов улучшения навыков общения является обучение владению различными видами коммуникационных технологий. Это может включать видеозвонки, чат и обмен сообщениями, а также максимально эффективное использование электронной почты.

• Сосредоточьтесь на невербальных сигналах и умении слушать. При личном общении важно научиться использовать позитивные невербальные сигналы и активно слушать. Активное слушание - это способ привлечь внимание собеседника, при котором вы даете понять, что слушаете, делаете заметки или запоминаете информацию.

• Практика использования различных выражений лица. Если вам трудно общаться с другими людьми, подумайте о том, чтобы оценить свои невербальные сигналы и мимику. Научитесь улыбаться во время разговора с кем-либо - это поможет вам выглядеть более дружелюбным и располагающим к себе человеком.

• Попросите коллег об обратной связи. Чтобы узнать больше о том, как вы общаетесь и что можно улучшить, попросите друзей или коллег дать обратную связь о вашем стиле общения. Для получения конкретной обратной связи вы можете попросить оценить ваше невербальное общение, умение слушать или артикулировать.