Как написать эффектное начало письма: секреты успешного старта

Первое впечатление – это все! В деловой переписке, личных посланиях и даже в официальных приглашениях начало письма играет решающую роль в том, как будет воспринято ваше сообщение. Оно задает тон, привлекает внимание и формирует первоначальное впечатление о вас.

Почему так важно уметь начинать письмо?

Вступление – это визитная карточка письма. Оно содержит ключевую информацию: адрес отправителя, дату написания, приветствие, которое задает тон, и краткое описание содержания. От того, насколько грамотно вы представите эту информацию, зависит, насколько внимательно вас прочтут и как воспримут ваше послание.

Как написать привлекательное начало письма:

Правильный подход к началу письма зависит от его цели и адресата. Вот несколько ключевых моментов для разных случаев:

1. Личное письмо:

• Адрес отправителя: Укажите свой адрес в правом верхнем углу, чтобы получателю было проще ответить.
• Дата написания: Укажите ее под адресом, чтобы читатель знал, когда было составлено письмо.
• Приветствие: Обращайтесь к получателю с помощью Уважаемый/ая + имя, подчеркивая ваши личные отношения.
• Вступительный вопрос или заявление: Начните с вопроса о делах получателя или высказывания о чем-то, что его заинтересует.

Примеры:

• Дорогая Сьюзен, Как поживаете? Как дела на вашей новой работе?
• Уважаемый Майкл, Судя по вашим фотографиям из отпуска, вы, похоже, прекрасно провели время!

2. Деловое письмо:

• Адрес отправителя: Укажите его в верхней части письма, слева или справа.
• Дата написания: Укажите ее под адресом.
• Имя и адрес получателя: Укажите их на левой стороне письма.
• Приветствие: Используйте Уважаемый/ая + должность + фамилия получателя. В некоторых случаях можно ограничиться только именем.
• Позитивный подход: Начинайте с позитивного утверждения, которое настроит читателя на позитивный лад.
• Ясно изложите цель письма: Сразу после вступительной фразы четко сформулируйте причину письма.

Примеры:

• Уважаемый мистер Уилкинс, Надеюсь, у вас отличная неделя. Я пишу, чтобы поинтересоваться о наличии онлайнового курса по американской истории...
• Дорогой доктор Смит, Надеюсь, что это письмо застанет вас в добром здравии. Я вхожу в организационный комитет Платиновой медицинской конференции...

3. Сопроводительное письмо:

• Адрес отправителя и получателя: Укажите их, как в деловом письме.
• Приветствие: Используйте Уважаемый/ая + должность + фамилия получателя. Если имя получателя неизвестно, используйте Кому это может касаться.
• Краткое изложение ваших достижений: Привлеките внимание читателя, кратко описав свои достижения, уместные для данной вакансии.
• Выражение благодарности за возможность: Повторите свой интерес к данной вакансии.

Примеры:

• Уважаемая миссис Гонзалес, Я выпускник Haslam College of Business и в течение выпускного года я работал помощником агента по недвижимости...
• Дорогая миссис. Коларов, Как высококвалифицированный помощник юриста, я с большим интересом ознакомился с вашим объявлением о вакансии...

4. Официальное приглашение:

• Прописанные даты: Начните с даты, написанной буквами, в формальном стиле, без сокращений.
• Полное имя гостей: Используйте полные имена гостей без сокращений и прозвищ.
• Название ведущих и мероприятия: Укажите имена хозяев и название мероприятия.

Примеры:

• Суббота, семнадцатое октября, Марку и Жаклин Осмонд...
• Дэмиену и Сюзанне Ли, Джон и Уитни Мэтьюс приглашают вас на праздничный ужин...

5. Личное благодарственное письмо:

• Адрес отправителя и дата: Укажите их в правом верхнем углу.
• Приветствие: Используйте Уважаемый/ая + имя или фамилия получателя.
• Спасибо в первом предложении: Выразите благодарность в первом предложении, добавьте контекст в последующих предложениях.

Примеры:

• Уважаемая Аманда, Большое спасибо за посещение нашей свадьбы и за ваш очень щедрый подарок.
• Уважаемый господин. и миссис. Джонсон, Я пишу, чтобы выразить свою благодарность за то, что вы позволили мне провести лето в вашем ретрите.

6. Деловое благодарственное письмо:

• Название и адрес вашей организации: Укажите их в правом верхнем углу.
• Дата написания: Укажите ее под адресом.
• Имя получателя: Укажите его под датой.
• Адрес получателя: Укажите его под именем получателя.
• Приветствие: Используйте Уважаемый/ая + должность + фамилия получателя. Если письмо адресовано группе, напишите Кому + название организации или отдела.
• Спасибо в первом предложении: Выразите благодарность в первом предложении, кратко объяснив ее причину.

Примеры:

• Уважаемый Пол, Я пишу, чтобы поблагодарить вас за выполнение контракта с нашей компанией самым профессиональным и своевременным образом.
• Всему персоналу клиники Вашингтона, От имени нашей организации мы хотели бы поблагодарить вас за прекрасную заботу...

Советы по началу письма:

• Покажите свою индивидуальность: Даже в деловых письмах помните, что получатель – человек. Используйте личные нотки, но без чрезмерности.
• Используйте конкретные формулировки: Четкие и точные вступления работают лучше, чем общие.
• Ближе к делу: Как в формальных, так и в неформальных письмах сразу покажите читателю цель письма.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете создавать привлекательные начала писем, которые помогут вам эффективно донести свое сообщение и произвести приятное впечатление на получателя.