Умение ссылаться на приложения является важным навыком для людей, которые пишут деловые письма в рамках своей работы. В деловых письмах приложения - это дополнительные документы, которые вы добавляете к письму или прилагаете к нему при отправке. Если вам необходимо сослаться на приложение, вы можете выполнить ряд шагов, чтобы убедиться, что адресат получил его. В этой статье мы объясним, что такое приложение и как его приводить, а также приведем пример приложения в деловом письме.
Что такое вложение в деловом письме?
Приложение - это еще один документ, который вы добавляете к деловому письму. Обычно вы пишете деловые письма лицам, не входящим в вашу организацию, поэтому они часто являются формальными документами. Важно соблюдать правильный формат и этикет, чтобы у получателя сложилось положительное впечатление. Приложения отличаются от вложений тем, что приложения обычно являются самостоятельными документами, а вложения обычно расширяют содержание письма. Типы приложений могут включать статьи, изображения, резюме или другие документы. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, вы можете добавить в качестве приложения свое резюме.
Не обязательно упоминать о вложении в тексте письма. Вместо этого, если вы добавляете приложения к деловому письму, важно привести их в нижней части документа. Цель цитирования - сообщить получателю о наличии приложения, чтобы он его не пропустил. Цитирование приложений также может облегчить получателям восприятие писем и быстрое нахождение нужного им содержания.
Как сослаться на приложение в деловом письме
В деловых письмах ссылки на приложения следуют определенному формату. Важно правильно ссылаться на них, чтобы показать свой профессионализм. Вот четыре простых шага, которые вы можете выполнить для цитирования приложения в деловом письме:
1. Добавьте заключение к письму
Прежде чем ссылаться на приложение, добавьте заключение в деловое письмо. Напишите, как искренне или лучший. Затем добавьте свое имя и подпись в конец документа. Важно завершить этот шаг, так как все вложения обычно помещаются внизу последней страницы документа.
2. Отметьте приложение под своей подписью
Под вашей подписью, выровненной по левому полю страницы, вы можете отметить приложение. Вы можете выписать слово приложение полностью, или вы можете использовать такие сокращения, как Enc. или Encl. Вы можете выбрать аббревиатуру, которую хотите использовать, но старайтесь придерживаться последовательности, если вы регулярно отправляете письма с приложениями в одну организацию.
3. Записывайте название прилагаемого документа
После того, как вы отметите приложение, вы можете добавить название документа. Это не является обязательным, но может помочь убедиться, что получатель знает, чего ожидать. Добавление названия документа также может быть полезно, если вы включаете несколько документов, чтобы получатель мог найти каждый из них. Если вы решили добавить названия документов, убедитесь, что названия четко соответствуют документам и понятны получателю.
4. При необходимости добавьте описание
При необходимости вы также можете добавить описание к своему приложению. Этот шаг также необязателен, но он может помочь прояснить получателю содержимое корпуса. Добавление описания также может быть полезно, если вы включаете несколько документов, так как это поможет получателям найти нужный документ и отличить их друг от друга.
Примеры приложений в деловых письмах
Цитирование приложений может быть проще, если вы можете следовать примерам. Вот два разных примера того, как можно ссылаться на приложения в деловых письмах:
Пример 1
Вот пример цитирования корпуса:
В комплекте: руководство по сборке изделия (1), изображения изделия (3)
В этом примере вместо полного слова используется аббревиатура. Цитирование означает, что имеется два вложения - руководство по сборке изделия и изображения изделия. Цифры в скобках показывают количество каждого документа, то есть прилагается одно руководство по сборке изделия и три изображения изделия.
Пример 2
Вот еще один пример цитирования кэша:
Приложения: 2
Это более лаконичная версия. В цитате указывается то же количество приложений, но описания опускаются. Этот тип цитирования приложений может быть полезен, если вы хотите, чтобы ваша цитата была простой и лаконичной.
Советы по оформлению деловых писем
Вот несколько советов, которым вы можете следовать при включении приложений в деловые письма:
Будьте лаконичны
Один из важных советов по включению приложений в деловые письма - быть как можно более кратким. Четкое и лаконичное письмо поможет сделать его понятным для получателя. Например, если вам не нужно включать название или описание приложения, вы можете не указывать эту информацию в письме и просто написать Приложения под вашей подписью.
Ограничьте количество вложений
Также важно ограничить количество вложений, которые вы включаете в одно деловое письмо. Это может помочь получателю легко найти каждый документ. Старайтесь включать в письмо только самые необходимые приложения, поскольку вы всегда можете дополнить их дополнительной информацией в другом письме.
Расположите все ваши приложения по порядку
Еще один совет - расположите приложения в том же порядке, в котором вы перечисляете цитаты. Это может облегчить получателю поиск нужного ему приложения. Он также помогает сохранить аккуратный и профессиональный вид вашего документа.
Дважды проверьте свое письмо
После написания письма и добавления приложений обязательно вычитайте и просмотрите письмо, чтобы убедиться в правильности всей информации. Проверьте, чтобы описание каждого приложения соответствовало названию документа, и убедитесь, что ваши приложения расположены в правильном порядке. Уделив время проверке своего письма, вы сможете убедиться в его точности, что придаст ему более профессиональный вид.
- indeed.com
Поделиться
