Основные направления развития проектных офисов

Проектные офисы – неотъемлемая часть успешного управления проектами в организациях. Они обеспечивают эффективность и слаженность работы всех проектов, оптимизируя ресурсы и минимизируя риски.

Существует несколько ключевых направлений развития проектных офисов, которые способствуют повышению их эффективности:

1. Развитие методологии проектного управления:

• Постоянное совершенствование: Регулярный пересмотр методологии позволяет оптимизировать процессы, внедрять лучшие практики и исключать устаревшие или неэффективные элементы.
• Анализ опыта: При закрытии проектов важно анализировать накопленный опыт, выявлять выученные уроки и отражать их в методологии.
• Комитет по методологии: Специальный комитет (рабочая группа) может оценивать целесообразность внесения изменений, определять их объем и вид, а также контролировать процесс внедрения.

2. Автоматизация проектных бизнес-процессов:

• Три уровня автоматизации:
  • Автоматизация типовых процессов: Модификация существующей информационной системы (ERP-системы) для учета проектной деятельности (например, маркировка договоров и платежей как проектные).
  • Автоматизация на уровне проекта: Внедрение программного обеспечения для планирования и контроля графика проекта, бюджета, рисков и т.д.
  • Автоматизация верхнего уровня: Предоставление высшему руководству возможности мониторить проекты с помощью агрегированной информации, панелей индикаторов и визуализации данных.

3. Централизация управления проектами:

• Единые стандарты: Применение единых и лучших практик для всех проектов на каждой стадии реализации.
• Отбор проектов: Введение процесса отбора проектов, основанного на соответствии стратегии развития и установленных критериях эффективности.
• Управление портфелем: Управление всеми проектами как единым портфелем с учетом приоритетов, финансовых ограничений и других факторов.

4. Сбор, распространение и внедрение опыта:

• Улучшение качества проектов: Обеспечение сбора, распространения и внедрения опыта предыдущих проектов для повышения качества новых проектов.
• Организационные и ИТ-инструменты: Использование инструментов для стимулирования сбора и обмена опытом, а также для организации и хранения информации об опыте.

5. Стандартизация проектных работ:

• Снижение издержек: Использование типовых решений в различных сферах проекта (архитектурные, конструкторские, организационные) для уменьшения потребности в ресурсах и, соответственно, снижения затрат.

6. Улучшение информационного поля коммуникаций:

• Обмен опытом и ресурсами: Обеспечение оперативного обмена опытом и перераспределения ресурсов между проектными командами.
• Повышение результативности: Улучшение коммуникаций между проектными командами и ключевыми стейкхолдерами для максимального взаимопонимания и повышения результативности проекта.
• Проектный офис как центр коммуникации: Ведение истории взаимоотношений со стейкхолдерами для более эффективного определения их состава, требований и позиций в отношении проекта.

7. Повышение уровня проектной зрелости организации:

• Комплексное развитие: Совокупность мероприятий, направленных на совершенствование среды реализации проектов в организации.
• Обучение и сертификация: Обучение руководителей проектов и членов команд, сертификация их компетенций.
• Обмен опытом: Проведение тематических конференций для обмена опытом реализации проектов.
• Мотивация: Разработка программ мотивации проектных команд с учетом фактической бизнес-ценности реализованных проектов.

Важно отметить, что определение конкретных шагов по развитию проектного офиса зависит от текущего состояния управления проектами в организации, желаемого целевого состояния и доступных ресурсов.