Заявления (их регистрация, визирование)
Всем доброго времени суток!
Помогите, пожалуйста, разобраться с простыми, на первый взгляд, но не мало важными вопросами. В кадровых вопросах я новичок, так что строго не судим за мои вопросы)))
1) Все ли заявления регистуруются в журнале входящей/исходящей документации? Интересует конкретно заявления на отпуск (учебный; без сохранения з/п) и заявления о проеме/увольнении.
Если да, то все эти заявления регистрируются в общем журнале или на заявления заводится отдельный журнал?
2) ТУРВ делается раз в месяц или два? Ведь з/п по трудовому выдается 2 раза в месяц и так прописано в наших организационных документах. Следовательно, ТУРВ должно делаться 2 раза в месяц?
3) При увольнении сотрудника вместе с трудовой книжкой ему выдается справка 2 НДФЛ. Подскажите, за какой период должна быть эта справка?
Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий
1. Заявления можно вообще не регистрировать; просто подшивайте в папки по срокам.
2.Раз в месяц. Оплата труда делится на аванс и з/п: аванс дается наперед и, как правило, в первых числах -там еще и табель не на что делать, а вот з/п считается за полный прошедший месяц на основании табеля.
3. 2 НДФЛ - с января текущего года по дату увольнения (в случае,если сотрудник устроен позже, соответственно, с даты трудоустройства), насколько мне известно.Это лучше у бухгалтерии проконсультироваться.Кстати выдача справки в обязательном порядке не регламентирована законом.Она выдается по заявлению работника.
Я бы порекомендовал
1. выключить капслок. До применений санкций администрацией
2. Назвать тему по-человечески
Тему уходит в мусор
Ещё вопросик - по поводу визы/резолюции на заявлении.
С заявлениями о приеме/увольнении все ясно. Вопрос про заявления на отпуск:
1) очередной ежегодный, учебный - кадровик ставит свою визу перед резолюцией директора? Что должен писать кадровик и директор?
2) краткосрочный без сохранения з/п - достаточно ли резолюции директора "Не возражаю. Дата. Подпись"?
По поводу аванса:
В ТК РФ нет понятия аванс! Есть требование выдавать зарплату два раза в месяц. В связи с этим необходимо для начисления зарплаты делать табель учета рабочего времени два раза перед начислением зарплаты.
Форма НД ФЛ-2 делается за один календарный год, т.е. с 1 января по дату увольнения, либо по 31 декабря. Эта справка выдается по просьбе работника.
А вот другая справка: СПРАВКА о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год согласно Приказа Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, должна выдаваться в день увольнения работнику.
По поводу виз и резолюций:
визы пишутся внизу слева, резолюции руководителя вверху.
Резолюция должна содержать кому направляется для исполнения данное заявление и что необходимо сделать (в отдел кадров, оформить приказ)
Можно подробней про визы? На всех заявлениях кадровик ставит визу? И что именно пишет? Только "Издан приказ №... Дата. Подпись" - это после резолюции руководителя или что-то еще до резолюции?
про аванс согласна-условно так "обозвала",чтоб понятнее было, а вот про табель поподробнее хотелось бы где-нибудь почитать,если можно.
Можно подробней про визы? На всех заявлениях кадровик ставит визу? И что именно пишет? Только "Издан приказ №... Дата. Подпись" - это после резолюции руководителя или что-то еще до резолюции? -Вы усложняете.Кадровик берет в работу подписанное заявление работника.Ставить визы на заявлениях сотрудников кадровику не нужно.
согласна с Diva, визы кадровика на заявлениях - вообще дело не регламентированное нигде, насколько я знаю. (если не права, поправьте). конечно, можно прописать специальную локалку про документооборот на предприятии где отразить случаи обязательных кадровых виз, тут дело за Вами.
заявления о приеме на работу вообще себя изжили как факт уже несколько лет. достаточно договора. также и заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск не обязательны, если работник идет по графику. все остальные заявления (с резолюцией руководителя в левой верхней части заявления) - подшивайте в отдельную папку или кладите в личное дело, например заявления на увольнения (если есть личные дела конечно). НО даже если виза руководства будет не в том углу, за это не накажут. главное, чтобы она вообще была и желательно с датой.
И мне страшно интересно ознакомиться с n-документом по поводу обязательного табеля 2 раза в месяц. :)
Я и не говорила, что визы - обязательный реквизит документа, в т.ч. заявления.
Но если уж в вашей компании это принято, то нужно отличать визу от отметки об исполнении
Виза =согласование, порой руководителю для принятия решения нужна дополнительная информация.
Например, работник пишет заявление на перенос отпуска, кадровик пишет информацию о дате отпуска по графику, руководитель подразделения, где работает сотрудник, пишет свое согласие и т.п.
Табель учета рабочего времени - основа для начисления заработной платы с учетом отработанного времени, откуда бухгалтер по зарплате должне узнавать, сколько рабочих дней было у работника в первой половигне месяца для начисления ему зарплаты за этот период, а если у работника нет ни одного рабочего дня - зарплата за этот период не начисляется.
не возражаю, что табель - основа начисления, но проверки смотрят чтобы он был итогом начисления по окончании учетного периода (месяца, например). рассмотрим на практике распространенный пример, где зп делится на "аванс" и "зарплату" как 50% и 50% раз в 2 недели. в принципе, для начисления аванса (первых 50%) табель не необходим. можно в аванс выплачивать 50% от фиксированной сууммы зп, а по итогам учетного периода выплачивать оставшиеся 50% + итоговые выплаты (если есть). конечно, желательно, при выплате аванса как части зп - т.е. отработанного времени за часть учетного периода, смотреть нет ли неявок или пр. "сложностей", но сейчас все компьтеризировано, главное, все вовремя вносить в программу, и бухгалтер сам видит сколько отработано дней у работника. фактически, табель на бумажном носителе служит только для закрытия учетного периода как подтверждение правильности начислений при проверках. никто не будет требовать 2 табеля за 1 учетный период. в крайнем случае, при переплате зп можно руководствоваться ч.2 ст. 137 ТК Ограничение удержаний из заработной платы:
Информация, полученная исключительно в результате автоматизированной обработки (п. 6 ч.1 ст. 86 ТКРФ) не может являться основанием для принятий решений, затрагивающих интересы работника.
Большинство проверяющих действительно попросят предоставить два табеля. Но среди них встречаются разные... Особенно, если проверка будет тематическая...
Но главное - документы оформляютсяф не столько для проверяющих, сколько для работы. А в теченее месяца у работника может совсем не быть рабочих дней, то отпуск, то больничный, да еще длительный...
У бухгалтера должно быть документ- основание, почему работнику не начислена и не выплачена зарплата за первую половину месяца. Тот же проверяющий спросит почему Иванову за текущий месяц не выплачена зарплата в указанный в трудовом договоре срок, а у вас еще нет больничного листка?..
не спорю. но при чем здесь это?
у нас разговор о необходимости именно табеля в бумажном варианте для начисления части зп, в который вносятся сведения из оригиналов документов, которые поступают в бухгалтерию. так вот, например, без оснований отсутствия работника на работе в бухгалтерскую программу вносятся просто неявки, а табель формируется сам на основании внесенных в програму данных, которые, естественно, вносятся на основании оригиналов документов которые непременно должны быть в организации. поэтому я и говорила о том что бухгалтер видит сколько дней отработано и без бумажного табеля. следовательно, табель в бумажном варианте не необходим бухгалтеру для начислений и он является просто бумагой для проверок. в работе, в принципе, он вообще не нужен. раньше - да, теперь, когда все автоматизировано, без бумажного варианта табеля зп считается легко.
почему я и просила привести нормативный документ-основание для обязательного предоставления 2-х табелей. в моей практике я не встречала чтобы проверки требовали 2 табеля. допускаю подобное, поэтому и хотелось бы знать основания для этого.
не согласна. для работы не нужно столько бумаг. кадровое делопроизводство чрезвычайно раздуто. и масса документов делается только чтобы не было проблем с законом. именно для осуществления процесса работы эти документы, по моему мнению, вообще не нужны.
не понятно, чем в этом случае помогает именно табель, как результат распечатанный из программы при ранее внесенных в нее данных подкрепленных, естественно, документами.
в принципе, ответы выше :) табель явно не панацея-основание для выплаты\невыплаты. он именно для документооборота при проверках
кстати, пример из жизни. родственник мой работает в известной крупной организации, белой, ессно. так вот, с его слов, у них там зп начисляется 10 и 25 числа месяца. 25 - аванс за будущий месяц (50% оклада), 10- зарплата по итогам предыдущего. проверки были. организация на рынке давно. вопрос: как можно составить табель для выплаты аванса на будущий период?
подозреваю, что с т.зр. законодательства они поступают не совсем верно, выплачивая зп не по результатам работы, а авансовыми выплатами, но факт есть факт, несмотря ни на какие разъяснения минтруда, в законе написано что зп выплачивается не реже чем раз в 2 недели. фактически, нарушений не происходит. авансовые платежи законны
-мне кажется,новичка лучше не путать этими сложностями,к тому же необязательными по законодательству.Даже опытный кадровик в новой компании подвержен опасности совершить ошибку,а новичек -то вообще "поплыть" может.
По поводу табеля полностью согласна с курц.
Ines все же интересно с документом ознакомится было бы.Ибо бить себя в грудь нам не гоже,мы же с Вами люди на закон ориентированные.