Выдача "персонифицированных" сведений работникам
missisleo2012
| 25.01.2017 09:00
Согласно закону № 27-ФЗ от 01.04.1996г. п.2-2.3. Работодатель (страхователь) в день увольнения должен передать работнику некоторые сведения , предусмотренные настоящим законом. В статьях указывается страховой номер индивидуального счета, Ф.И.О., дата приема на работу. У сотрудника имеются все эти сведения. Не понятно, какие же сведения должен передать работнику работодатель (страхователь)? И в какой форме?
Форум:
Справка формы 182 Н - для расчета пособия по больничным + 2 НДФЛ (по запросу)
Вопрос: Пунктом 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" предусмотрено, что в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абзацем первым настоящего пункта, и получить письменное подтверждение от застрахованного лица о передаче ему этих сведений. С просьбой о предоставлении этих сведений обратился увольняющийся работник.
По какой форме нужно предоставить данные этому застрахованному лицу?
Ответ: В соответствии с третьим абзацем п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ) страхователь в день увольнения застрахованного лица обязан передать ему сведения о его страховом стаже и страховых взносах, предусмотренные п. 2 и п. 2.1 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, и получить письменное подтверждение от застрахованного лица передачи ему этих сведений.
В силу положений абзаца первого п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ страхователь представляет сведения, предусмотренные п. 2 и п. 2.1 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, в Пенсионный фонд РФ (далее - ПФР) по формам, определяемым ПФР. Это, в частности, формы "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица" (СЗВ-4-1), "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма)" (СЗВ-4-2), утвержденные постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п, а также форма ДСВ-3 "Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены страховые взносы работодателя", утвержденная постановлением Правления ПФР от 12.11.2008 N 322п.
Копия таких сведений о каждом застрахованном лице передается указанному лицу страхователем в тот же срок, что и в ПФР.
Таким образом, на момент увольнения у работника уже имеются копии сведений, представленных страхователем в ПФР за прошедшие отчетные периоды. Поэтому логично сделать вывод о том, что в абзаце третьем п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ речь идет о передаче увольняющемуся работнику сведений только за тот период, по которому страхователь еще не представлял отчетность в ПФР о страховом стаже и начисленных страховых взносах.
Ни одним нормативным правовым актом не утверждена специальная форма и не установлены требования к порядку оформления документа, подлежащего выдаче застрахованному лицу при увольнении и содержащего сведения о его страховом стаже и уплаченных страховых взносах. Регламентирован только порядок представления страхователем указанных сведений в ПФР.
Следовательно, страхователь вправе передать увольняющемуся работнику сведения, предусмотренные п. 2 и п. 2.1 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, в виде документа, составленного в произвольной форме.
Однако, по нашему мнению, страхователю целесообразно использовать для этого утвержденные ПФР формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 и ДСВ-3, поскольку они разработаны специально для отражения в них сведений, предусмотренных п. 2 и п. 2.1 ст. 11 Закона N 27-ФЗ.
Если используется списочная форма, то заполнять ее следует только в отношении увольняющегося застрахованного лица.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Баркова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кикинская Анна
15 июня 2010 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Вопрос: Должна ли организация-работодатель предоставлять работнику индивидуальные сведения персонифицированного учета? Если должна, то какие, как часто и в какой форме, учитывая, что в формах отчетности в Пенсионный фонд РФ могут содержаться сведения о других работниках организации?
Возможно ли предоставлять работнику индивидуальные сведения один раз в конце года за весь год или один раз при увольнении за весь период работы?
Необходимо ли письменное подтверждение передачи сведений работнику?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Страхователь обязан передавать сведения о застрахованных лицах, необходимые для индивидуального (персонифицированного) учета, в территориальный орган ПФР в установленные законом сроки по утвержденным формам. Также установлена обязанность страхователя в те же сроки передавать копии таких сведений застрахованным лицам. Однако не установлены ни порядок передачи таких копий застрахованным лицам, ни ответственность за неисполнение данного требования.
По нашему мнению, исходя из требований трудового законодательства, работодатель обязан выдать указанные копии сведений по заявлению сотрудника в срок не позднее 3 дней. Отметим, что с 1 января 2017 года норма, предписывающая передавать копии сведений застрахованным лицам, будет действовать в новой редакции, которой предусмотрено предоставление копий сведений также по заявлению застрахованного лица или в день его увольнения, а не в сроки, предусмотренные для сдачи отчетности в ПФР.
Порядок передачи копий сведений застрахованным лицам не установлен, страхователь может данный порядок установить самостоятельно, в том числе и порядок подтверждения получения застрахованным лицом копии сведений.
Что касается предоставления копии формы СЗВ-М, отметим, что ее предоставление должно осуществляться с учетом требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". То есть необходимо передавать копии сведений по форме СЗВ-М без указаний персональных данных других застрахованных лиц.
Обоснование вывода:
Для начала отметим, что в силу ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ):
- застрахованное лицо имеет право получить бесплатно у страхователя копию сведений о себе, представленных страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее - ПФР) для индивидуального (персонифицированного) учета;
- а страхователь, в свою очередь, обязан передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, копию сведений, представленных в орган ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица.
Абзацем первым п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ предусмотрена обязанность страхователей передавать застрахованным лицам копии сведений, представленных в орган ПФР в сроки, установленные Законом N 27-ФЗ для передачи этих сведений. При этом сведения индивидуального персонифицированного учета, передаваемые в ПФР ежеквартально в составе расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (по форме РСВ-1 ПФР, утвержденной постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 N 2п), отражаются в отдельном Разделе 6, сведения в котором указываются индивидуально на каждое застрахованное лицо.
Однако с II квартала 2016 года все работодатели помимо ежеквартальной отчетности в ПФР ежемесячно отчитываются в ПФР о каждом работающем у них лице, предоставляя сведения по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п) (ст. 2 Федерального закона от 29.12.2015 N 385-ФЗ). Данная обязанность установлена новым пунктом 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ.
Согласно действующей в настоящее время редакции абзаца первого п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ*(1) копия сведений, предусмотренных пунктами 2-2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, выдается работнику в сроки, установленные для передачи сведений в ПФР. А также в следующих случаях (абзацы второй и третий указанного пункта):
- при оформлении документов в случае выхода на пенсию - в течение 10 календарных дней со дня подачи работником заявления о выходе на пенсию;
- при увольнении (прекращении договора гражданско-правового характера) - в день увольнения работника (в день прекращения договора ГПХ).
Таким образом, из прямого прочтения абзаца 1 п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ следует также, что копия сведений должна выдаваться сотруднику не только в указанных выше случаях, но и с каждым представлением СЗВ-М в ПФР, то есть ежемесячно.
При этом ни Законом N 27-ФЗ, ни иными нормативными актами не определен порядок исполнения страхователем данного требования. Кроме этого, не установлена ответственность за его неисполнение страхователем.
Отметим, что частью 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) установлена обязанность работодателя передать по заявлению работника документы, связанные с работой*(2), в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. То есть основанием для выдачи работнику копий документов, указанных в ст. 62 ТК РФ, является заявление работника, составленное в письменной форме, с указанием конкретных видов копий документов (Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 26.12.2014 по делу N 33-29154/2014).
Таким образом, с одной стороны, абзацем 1 п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ предусмотрена обязанность страхователя передавать застрахованным лицам сведения, необходимые для персонифицированного учета в сроки, установленные для передачи таких сведений в ПФР, однако в настоящий момент не установлен порядок предоставления и ответственность за неисполнение данной обязанности. В то же время, учитывая положение ч. 1 ст. 62 ТК РФ, можно прийти к выводу, что страхователь (работодатель) обязан представить застрахованному лицу (работнику) сведения, указанные в пунктах 2-2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, в том числе и по форме СЗВ-М, по заявлению самого работника.
Что касается предоставления застрахованному лицу сведений по форме СЗВ-М, отметим, что, в отличие от Раздела 6 формы РСВ-1 ПФР, сведения в котором указываются индивидуально на каждое застрахованное лицо, форма СЗВ-М представляет собой реестр застрахованных лиц. То есть страхователь формирует не пачки документов отдельно на каждого сотрудника, а представляет в ПФР один документ (файл) по форме СЗВ-М.
По нашему мнению, при передаче застрахованному лицу копии формы СЗВ-М необходимо удалять индивидуальные сведения третьих лиц либо распечатывать форму СЗВ-М с указанием в ней данных только одного застрахованного лица.
Дело в том, что представление полной формы СЗВ-М (с указанием персональных данных*(3) всех застрахованных лиц) страхователем приведет к нарушению требований ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и ст. 86 ТК РФ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга
Ответ прошел контроль качества
1 сентября 2016 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Отметим, что с 1 января 2017 года вступит в силу новая редакция п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ), которая предусматривает предоставление сведений застрахованному лицу только в двух случаях:
- по его заявлению - не позднее пяти календарных дней со дня его обращения;
- при его увольнении - в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера.
*(2) Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим, однако к таким документам относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав.
*(3) Персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).