Восстановление КДП за 11 лет

мне в 2002-м тоже нужно было восстановить КДП. Правда, за 10 лет и текучка в компании практически отсутствовала

тоже кругом валялась куча беспорядочных бумаг и не понятно, за что взяться. Начала с людей, точнее с их личных дел (поскольку инспекции, как правило, сначала запрашивают личные дела, а потом уже всё остальное).

1) Сделала объявление, что в связи с упорядочиванием работы отдела кадров и утерей ряда документов просьба ко всем работникам принести документы для формирования личных дел (всё по ТК РФ, ст.65)

2) Взяла в бухгалтерии список работающих на тот момент сотрудников (зарплату всё-таки платили по ведомостям) с указанием должностей + структуру организации (которую они называли штатным расписанием)

3) "Накопала" все имеющиеся трудовые книжки, разложила их по годам приёма на работу + оформила Журнал учета трудовых (чтобы народ, когда придёт расписался в нём... конечно, задним числом)

4) Дальше на основе списка из бухгалтерии, записей в трудовых и личных  документов, которые приносили работники, стала заполнять карточки Т-2. Где сомневалась, писала карандашом. У людей спрашивала, были ли у них перемещения за время работы на предприятии, тоже карандашом вносила записи, чтобы позже найти подтверждение/опровержение их словам... Отпуска и т.п. сначала оставила "на потом"

5) Поскольку о должностных инструкциях можно было сначала даже не заикаться, а их составление заняло бы очень много времени, то решила основные обязанности сразу прописать в трудовых договорах. Разработала форму трудового договора. Затем подошла к руководителям каждого отдела и под диктовку записала ключевые обязанности их сотрудников, а также условия труда (график, место работы, вредные или нормальные и т.п.) и ключевые показатели эффективности (зоны ответственности). Всё это перенесла в трудовые договоры работников (если договор уже был, но в нём не были учтены новые требования, то составляла приложение к договору, куда вносила всё необходимое). Перед подписанием у работников договоры прочли их непосредственные руководители. Потом люди подписывали договоры, затем их подписывал генеральный директор, и, наконец, работники забирали свои экземпляры, расписываясь в журнале учёта трудовых договоров (где необходимо, опять же задним числом... приходилось много объяснять людям, что это для их же пользы).... Вместе с трудовыми одновременно сделала договоры о материальной ответственности и соглашения о нераспространении коммерческой тайны (чтобы расписывались одновременно)

6) Таким образом, личные дела и трудовые книжки уже были в каком-то вменяемом состоянии. Теперь нужно было найти/восстановить приказы. Здесь уже, как пишет коллега Ека, нужно разложить по папкам всё имеющееся и сравнивать с тем, что появилось в личных делах. В бухгалтерии взять данные об изменениях оплаты труда, отпускных и коммандировочных. На основе этих данных составить приказы (если нет) и расчетные записки нужным числом + внести соответствующие данные в карточки Т-2

7) Параллельно с п.5 уже можно составить и утвердить штатное расписание (основывалась на данных об изменениях окладов... к счастью, структура за 10 лет почти не менялась)

8) Ну а дальше уже так же, как пишет коллега: составить необходимые ЛНА (правила трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, положение о защите персональных данных и т.п.).... должностные инструкции составляла уже позже, т.к. в договорах основное отразила

Что касается инспекций, то обезопасить себя можно следующим образом.

Если совсем по-правильному, то когда Вы заступали на должность, Вам должны были передать все дела, и это должно было быть оформлено соответсвующим актом, содержащим информацию о том, какие документы, в каком кол-ве и о чем Вы приняли. После чего составляется приказ о назначении Вас ответственной за ведение и хранение трудовых + приказ о разрешении доступа к персональным данным сотрудников (в т.ч. на обработку и т.п.). Таким образом, с Вас, как должностного лица, уже автоматически снимается ответственность за качество ведения КДП ДО Вашего прихода. Правда, это не снимает ответственность с фирмы, и в случае проверки может быть наложен штраф, но ответственность тогда ложиться не на Вас, а на генерального

Если официальной передачи дел не было, то составьте приказ о том, что в связи с назначением Вас на должность такую-то Вам необходимо провести аудит кадрового делопроизводства за такой-то период, включая ... (перечисляете: личные дела, порядок ведения и хранения трудовых, трудовые договора, журналы учета, ЛНА и т.п.), аудит провести в такой-то срок и составить по результатам акт (он будет являться актом сдачи-приеки дел) и приказ о назначении Вас ответственной за трудовые и КДП с такого-то числа (т.е. с момента Вашего прихода). Пока Вы разгребаете завалы, автоматически видите, что есть, чего нет. Просто оформите это в форме акта (в качестве членов комиссии возьмите кого-нибудь из бухгалтерии), в конце очень кратко изложите возможные последствия для фирмы и отнесите акт на подпись генеральному. Так он будет знать об имеющихся проблемах, также будет знать, что Ваша ответственность начинается с момента прихода и за один день всего сразу не сделаешь, следовательно, есть риск, за который отвечает он.

Что касается охраны труда, то эта тема очень серьезная и прямо в обязанности кадровика не входит. Если в штате компании нет должности инжинера по охране труда или кто-то приказом генерального не назначен ответственным за охрану труда (пусть даже на условиях договора подряда - такое тоже возможно), то вся ответственность (в т.ч. уголовная) за охрану труда (в т.ч. аттестация рабочих мест, спец.одежда, средства защиты, несчастные случаи и т.п.) на 100% лежит на генеральном директоре. И пока Вы не разобрались с КДП - Вашей непосредственной зоной ответственности, рекомендую не браться на охрану труда. И в любом случае ответственность такого рода всегда оформляется отдельным приказом