Ведение кадровых журналов
opaopa2121
| 12.09.2013 09:02
На данный момент мы ведем журналы регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпуск) в рукописном варианте. Организация очень крупная и ведение данных журналов занимает очень много времени. Можно ли данные журналы вести путем печати из базы ЗУП реестра данных приказов и сшивать, либо это является нарушением. Спасибо!
Форум:
Это не корректно, т.к. если вы будете распечатывать, а потом сшивать, то вы скопойно сможете в случае какого то конфликта с работником, судебного разбирательства, проверки организации подделать в этом журнале, все как вам нужно, поэтому и требуют вести журналы в письменном виде.
Vika197037, Вы могли бы написать, где именно прописаны требования к ведению журнала регистрации приказов по личному составу? Я нигде не могу найти.
Я тоже не могу найти дкоумент регламентирующий ведение данных журналом.
Если так разобраться, можно и журнал , в случае необходимости, переписать.
Мое мнение - если нет документов, регламентирующих ведение журнала учета приказов по личному составу, то его можно вести так, как удобно для организации. Я веду в электронном виде, распечатываю, подшиваю в конце года. Если Вам удобно из ЗУП печатать, то можно и так.
Так, мало того, в прошлом году организациям вообще разрешили вести полностью свой документооборот, больше не требуется вести приказы по ГОСТу по формам Т, только, вот свои документы организация должна разработать и прописать в ЛНА.
И еще, одно из требований к журналам, то, что они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати, а ваши журналы, которые вы так хитро из 1С распечатываете, вы их когда прошивать и нумеровать будете, только в конце года или даже в начале следующего года, а значит, достоверность данных в этих журналах уже не проверить, если возникает какой то трудовой спор с работником.
А переписать Журнал, который заполнен от руки, прошитый, пронумерованный и когда у тебе не 10 приказом в месяц, я посмотрю, как это у вас получится. Я понимаю, что ради того, чтобы что то поддделать, можно и даже выходные поработать и в ночи посидеть, только это уже труднее, чем распечатать, убрать одним кликом мыши не нужную информацию и добавить нужную.
А в каком законе прописано, что эти журналы вообще должны быть? Насколько мне известно, все , кроме журнала учета трудовых книжек, носит рекомендательный характер, но не обязательный.
Да, рекомендательно, но вы вот так уверенно будете спорить с ГИТ и прокуратурой.
Ну, для начала - ГОСТ Р 6.30-2003, и вообще, еще куча документов, которые хоть и носят рекомендательный характер.
И еще, вот эти вот журналы, например, по личному составу, на отпуск, они связаны с требованием НК РФ о наличие первичных документов бухгалтерских, за отсутствие которых внушительный штраф, вот и будете сидеть и доказывать налоговикам, которые будут проверять на выездной проверки все журналы, табели, приказы, сверять это все с ведомостями, что журналы носят рекомендательный характер.
статья 120 НК РФ.
И я так понимаю, я имею дело с теми, кто ни когда не проходил вот таких комплексных проверок, когда сразу же и прокуратура, и ГИТ, и налоговая, и ФСС.
А самое главное, с теми "кадровиками", которые ни когда ни разу не сдавали документы в архив, в государственный архив. Я бы посмотрела, как бы вы им рассказывали, что все ГОСТы, в требования Госкомстата, носят у нас рекомендательный характер. Я понимаю, сейчас если компания закрылась, то все документы уничтожились, вот и вся сдача в архив.
Причем здесь журналы на отпуск?
Статья 120. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения
[Налоговый кодекс РФ][Глава 16][Статья 120]
1. Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи,
влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода,
влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей.
3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы,
влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Из Консультанта:
Вопрос:
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С?
Ответ:
Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.
Обоснование:
Согласно
п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 "Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации - их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:
форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.
Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации - автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.
Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.
Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Е.А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет "Высшая школа экономики"
30.10.2012
да при том, что все приказы по личному составу или на отпуск связаны с деньгами, а поэтому это все проверяется как первичные бухгалтерские документы, у меня бухгалтера еще требуют для себя копию каждого приказа и формируют еще у себя в бухгалтерии отдельные дела со всеми приказами. Вот отсюда это все имеет отношение к статье 120 НК РФ.
И я вам говорю, когда вас коснется проверка комплексная месяца на 2-3, вот тогда вы и будете им приносить распечатки из Консультанта, и рассказывать, что рекомендательный характер носят все эти документы.
Или, когда в суде, судья вам швырнет ваш журнал только что распечатанный из 1С и заявит, что такой документ он не примет, как доказательство, и вынесет решение в пользу работника. Знаете, у меня в суде дела выиграны, где вот работодатели вот такие журналы в суды притаскивали, сильно смешно.
Если уж к вам одновременно приходят и прокуратура, и ГИТ и налоговая и ФСС, наличие прошитых, пронумерованных, заполненных, с печатью журналов вам точно не поможет.
Hado, это точно!
знаете, очень даже поможет, когда вот приходят, начинают проверять, и пишут нулевые Акты, и если придераются, то по мелочам. В моей организации был результата со стороны ФСС за задержку оплаты б/л 52 рубля, и со стороны налоговой 3000. Зато документы перетряхивали сверху вниз, снизу вверх, вдоль и поперек. Еще то унисите, то принесите.
В нашем деле, лучше перебдеть, чем не добьдеть.
Прокуратура по мелочам не приходит. И если перетряхивали "сверху вниз, снизу вверх, вдоль и поперек" , значит что-то искали. Явно не журналы по отпускам.
Одно знаю точно, если не прописано законодательно, делайте как считаете нужным. 30 лет в кадрах, когда-то заполняла от руки, теперь в конце года распечатываю и сшиваем в журнал. Прокуратуре, ФСС по барабану в каком они виде, главное, что имеет место быть, т.е. наличие подписей, дат и т.д. и т.п. А что касается проверок снизу до верху, значит есть за что, и по-любому нароют даже при наличии журналов в клеточку, в линеечку, в кружочек. А с проверяющими из правовой инспекции разговариваем на равных, они - принесите, а я - а где прописано, что это должно быть. Численность 4500, существование предприятия 70 лет, самая опасная отрасль - строительство, миллион проверок, все мы это проходили и не один раз.
Полностью с Вами согласна, если не прописано законодательно, то они не имеют права предъявлять что-либо по этому вопросу.
Vika197037
УВАЖАЮ!
Профи сразу видно, и не стоит убеждать лентяев и бездарей в том, что они не правы, поверьте, это пустая трата времени.
Вот только обидно, что из-за таких "работников" страдают, в разных ситуациях, и работники и работодатели.
Мне вот обмдно, что из-за таких "профи" страдаю те, кто ориентируется на закон, а не на то "кабы чо не вышло" и лишний раз в ножки поклониться проверяющим спешат. И спасибо за столь экспертное оперделение лентяями тех, кто здесь высказывает свое мнение и, заметьте, с аргументами и ссылками на закон, а не на то, что при Сталине, испокон веков, дедами и прадедами и собственным опытом делалось.