ведение кадровой документации только в электронном виде

Кристианчик | 30.06.2015 12:26
Аватар пользователя Кристианчик

Здравствуйте. Вопрос такой. Работаю на время отпуска основного работника специалистом по кадрам. Сейчас мне свою работу  показывает кадровик, которого буду заменять. Выяснилось, что она почти всю кадровую документацию ведет в ээлектронном виде, а именно: личные карточки (в бумажном виде только на врачей и медсестрер), журналы регистрации по личному составу, журналы регистрации трудовых договоров, дынные о работнике (паспортные данны, ИНН, СНИЛС и т.д., сведения об образовании, сертификаты о повышении квалификации и т.д.). Переводы, совмещения, совместительства соответственно все только в программе. Распечатывает только приказы, трудовой договор, доп. соглашения. К сведению, это медицинская организация. Говорит, что это облегчает ей работу, лишних бумаг нет (штат всего лишь 130 человек!)  Вопрос: правомерны ли ее действи?. Ведь если, не дай бог вся программа полетит, никакой информации, кроме приказов и трудовых договоров не останется. На мой взгляд, это неправильно. А на ваш?

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Korp

Личные карточки, все виды приказов по кадрам и личному составу, табели, все журналы, все заявления, согласия на обработку персональных данных, доп. соглашения, ученические договоры, трудовые договоры, само собой, должны быть в печатном виде с живыми подписями. Так же документы разрешающие работу с наркотическими средствами, если у вас есть такие сотрудники и справки о несудимости из полиции.

Хранить копии личных документов в личном деле работника вообще не нужно, могут придраться, да и вести само личное дело не обязательно, оно носит рекомендательный характер, поэтому личные документы у меня в сканах. Копии документов об образовании лично я храню отдельно, мне так удобнее, т.к. на мед.персонал они часто нужны, да и сроки действия сертификатов проверять нужно плюс храню в отсканированном виде. Но на электронные данные обязательно нужно настроить резервное копирование, это уже к IT вопросы. 

Аватар пользователя Мазухина_Анна

Работодатель является коммерческой организацией, продолжает использовать в работе унифицированные формы кадровой документации, утвержденные постановлением Госкомстата.
Может ли работодатель вести личную карточку работника (N Т-2) только в электронном виде, переводя ее в бумажный формат только при увольнении?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

Обоснование вывода:
Форма личной карточки (N Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление). Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации (п. 2 Постановления). При этом с 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.
Таким образом, само по себе принятие работодателем решения продолжать использовать унифицированные формы кадровой документации не обязывает его придерживаться установленных постановлением правил их заполнения, поэтому теоретически работодатель вправе вести документацию в электронном виде.
Однако согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Для выполнения этого требования в разделе III формы Т-2 предусмотрена графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". То есть ведение личной карточке в электронной форме, не позволяющей работнику проставить в ней свою роспись об ознакомлении с записью, не соответствует Правилам.
Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так, раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом (п. 7 приложения N 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях). Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив).
Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается (п. 26 Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.10.2012 N 354н).
В случае же ведения личных карточек только в электронном виде, распечатывая её только при увольнении либо в случае запроса контролирующих органов, велика вероятность того, что работник не сможет поставить подписи в ней (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.). Отсутствие личных карточек в бумажном виде, а соответственно, отсутствие в них собственноручных подписей работников, подтверждающих своевременное ознакомление с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, санкции которой предусматривают наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей (смотрите решение Московского городского суда от 14.10.2010 по делу N 7-1634/2010).
Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении. Наличие бумажного экземпляра является обязательным (смотрите также, к примеру, п. 9.2 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии РФ, утвержденной распоряжением Центральной избирательной комиссии РФ от 23.08.2011 N 221-р; п. 4.1 Методических рекомендаций по учету кадров судей судов общей юрисдикции, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.01.2002 N 2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

21 июля 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Аватар пользователя Мазухина_Анна

Можно ли хранить не в бумажном, а только в электронном виде записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), а также записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61)? Если да, то в течение какого срока организация обязана хранить документы в электронном виде?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Унифицированные формы Т-60 "записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", Т-61 "записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" организация обязана хранить в течение 75 лет, при этом допустимо хранение указанных документов в электронном виде.

Обоснование вывода:
Унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61), а также указания по заполнению данных документов (далее - Указания) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1). В соответствии с Указаниями форма N Т-60 применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, иначе говоря, для выплаты отпускных.
Форма N Т-61 применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данная форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
Обе формы предполагаются быть подписанными личной подписью в первом случае - работника кадровой службы, во втором - бухгалтера, при этом Указания не регламентируют, в какой форме должны составлять указанные документы - бумажной или электронной.
Правила хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). При этом, по-нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные Законом N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств: расчетно-платежную ведомость (форма N Т-49), расчетную ведомость (форма N Т-51), платежную ведомость (форма N Т-53).
Соответственно, на прочие документы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, в том числе на формы N Т-60, Т-61, требования ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ не распространяются.
Обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, правила и сроки их хранения установлены Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ). Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406). Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1).
Согласно п. 19 Перечня в течение 75 лет должны храниться документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним, в том числе по личному составу (также оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком), в том числе о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением. К данной категории документов относится отметка "ЭПК", которая означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
Возможность хранения указанных документов организациями менее 75 лет положениями Законом N 125-ФЗ и Перечня не предусмотрена, что означает, что установление организацией в локальных нормативных актах либо иным способом сроков хранения графиков учета рабочего времени, меньших по продолжительности, чем указанные в Перечне, недопустимо*(2). Таким образом, записки-расчеты унифицированных форм Т-60, Т-61 организация обязана хранить в течение 75 лет.
Следует отметить, что сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной.
Хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.
Пунктом 2 этой же статьи предусматривается также, что документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Таким образом, поскольку законодательством не установлено иного, по нашему мнению, первичные документы, в том числе формы Т-60 "записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", Т-61 "записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", могут составляться в электронном виде и храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены ЭЦП уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

18 сентября 2013 г.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
*(2) За нарушение правил, в том числе сроков хранения архивных документов, статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Аватар пользователя Герасимова СЛ

Мое мнение такое же - бумажные носители документов обязательны. Согласна с комментариями, за исключением двух моментов. Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225) определено, что форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. Так как иной формы, утвержденной Федеральной службой государственной статистики, в настоящее время нет, использовать допускается только форму Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.Относительно срока хранения документов о ежегодных отпусках не согласна со следующим комментарием - "Согласно п. 19 Перечня в течение 75 лет должны храниться документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним, в том числе по личному составу (также оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком), В ТОМ ЧИСЛЕ о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением." Пункт 19 данного Перечня устанавливает срок хранения для документов по личному составу 75 лет, ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ (а не в том числе) "О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках". Этим документам установлен срок хранения 5 лет.

Аватар пользователя Надежда_Л

Конечно,бумажные носители обязаны быть.Сроки и правила хранения кадровой документации еще никто не отменял.