Sos!!! регистрация документов

olya-lya | 10.02.2006 10:33
Аватар пользователя olya-lya

на документы не оформлены журналы регистрации.Что делать если: приказы по порядку подшивались в папку, а журнал учета (обязательный согласно номенклатуры дел) не велся. Допустим, в первый день моей работы создан приказ №69, а предыдущие? Их вносить в созданный мной журнал? Но ведь я поставила дату регистрации самого журнала моим первым днем работы. Может быть предыдущие приказы оформить в виде таблицы и приклеить к корочке этого журнала?

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Kareglasaya

Лучше всего - это завести новый журнал регистации и записать в него все приказы, если ничего не изменилось, то приказы должны быть записаны от руки (и желательно менять ручки :) )
Попотеть прийдется .... ;)

Аватар пользователя Moon

Во-первых, нумерацию приказов надо начать сначала с нового года, т.е. с 1 порядкового номера. В Вашей организации за 1 месяц 69 приказов зарегистрировали?
Теперь по поводу номенклатуры дел: номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Т.е. другими словами в предыдущем году Вы могли предусмотреть какое-нибудь дело в номенклатуре дел, а в текущем году оно может быть не заведено, если нет документов, которые нужно формировать в данное дело. Процент этого очень маленький, но шанс все равно есть.
Поэтому я бы посмотрела, что лучше делать в данной ситуации. Если это приказы того года, в котором Вы пришли, то лучше, наверное, завести журнал регистрации приказов и указать там все приказы за этот год (да, журнал это и есть заполненная определнном образом таблица на нескольких листах, сшитых в один журнал). Чтобы зарегистрировать 69 приказов в журнале потребуется несколько часов, не больше.
Если 69 приказов – за предыдущие года. То с нового года начинается новая нумерация и журнал можно завести новый.
Советую посмотреть свежую (вступает в силу с 18 февраля 2006 г.) [URL="http://www.termika.ru/dou/docs/na536.html"]Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 [/URL] (особенно раздел про регистрацию: 4.1. Регистрация документов)
А также информационные материалы по [URL="http://www.termika.ru/dou/enc/razd3/od5.html"] по регистрации документов[/URL] и [URL="http://www.termika.ru/dou/enc/razd3/oh2.html"]номенклатуре дел.[/URL]