с нуля!!!

gala_ | 11.05.2010 14:51
Аватар пользователя gala_

 

добрый день. Панически необходима помощь!!

Пришла на предприятие. Повесили на меня работу с кадрами, а я понятия не имею, что это за работа. Никогда не сталкивалась с этим. Сутками сижу в инете изучаю необходимые документы. В голове сложилась каша. Все, что есть в этом плане на заводе: файлики с ксерокопиями паспортов и несколько заявлений о приеме на работу. Ни трудовых договоров,ни личных карточек, дел, ни должностных инструкций, ни штатного расписания....НИЧЕГО....НОЛЬ...А предприятие работает уже несколько лет!

С чего мне начать??? 

1. какие необходимые документы включать в личное дело?и как его вообще вести?что оно должно содержать?

2. каким числом принимать на работу, если нет даже заявления о приеме (может, он там уже пять лет работает)?

3. в каком порядке принимать на работу? по подразделениям?

и вообще, в каком порядке начинать собирать документы: от личных дел до прочих кадровых документов.

Заранее благодарна и уповаю на отклик.

журнал учета приказов по личному составу образецжурнал регистрации приказов по личному составу образец

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Evenstar

В первую очередь, нужно сделать трудовые договора с работниками. Заявления о работе необязательны, потому что основанием для приема является именно трудовой договор. Обычно в таких случаях как у вас советуют заключать договор фактической датой, а дату выхода на работу писать как есть, даже если она будет пятилетней давности. Даты выхода сотрудников можно узнать из приказов, если они есть, из заявлений, из трудовых книжек. Трудовые договора нужно регистрировать в специальном журнале. Форму можно найти в интернете. Сами ТД храню в отдельной папке. На каждого сотрудника свой файл. В него же вкладываю потом доп.соглашения к ТД.

Если нет приказов о приеме на работу, нужно сделать. 

Что касается личных дел, то перечень обязательных документов содержится в ст.65 ТК РФ - паспорт, страховое свидетельство, документы воинского учета, документы об образовании, трудовая книжка. Помимо этих документов, мы запрашиваем у работников сведения о заключении/расторжении брака, о рождении детей (хотя их можно взять и из паспорта), ИНН, справку 2-НДФЛ (для предоставления работникам налогового вычета), фотографию для личного дела. 

Копии всех документов подшиваются в личное дело. К нему же потом прикладываем копии приказов о приеме, о переводе, изменении з/п. Копии приказов на отпуска/командировки в личное дело НЕ подшиваются. 

Нужно сделать на каждого работника личную карточку по форме Т-2. По правилам, их нужно делать в день приема. Но в вашем случае лучше сделать как есть, то есть не раньше, чем вас приняли на работу, ведь расписыаться в карточке будете вы как кадровый работник. К тому же, за 5 лет многие сведения могли поменяться и вряд ли вы их соберете в том виде, в каком они были 5 лет назад. Помимо сведений личного характера, в Т-2 вы будете делать записи об отпусках, переводах, повышениях квалификации и пр.

Должностные инструкции можно спихнуть на начальников отделов. Все равно лучше них никто не знает, чем занимаются их подчиненные. В помощь можно дать несколько типовых инстукций. У нас, например, локальным актом закреплено, что за разработку ДИ отвечают руководители подразделений. 

И, конечно, нужно заполнить трудовые книжки, если этого не сделали до вас (что вполне вероятно). Все книжки нужно зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Помимо этой книги, нужно завести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. У вас должно быть достаточное количество бланков ТК и вкладышей, чтобы вы могли их оформлять работникам, которые устраиваются на работу впервые или у них закончились ТК или нужен дубликат. Каждый месяц нужно сдавать отчет в бухгалтерию по выданным бланкам.

Кроме того, вам необходимо, чтобы были Правила внутреннего трудового распорядка. Типовых правил много в Интернете.

Почитайте также информацию здесь - www.vprikaz.com

Много полезного

Аватар пользователя ms_recruter

В первую очередь - успокоиться и не бросаться делать все сразу. Постарайтесь выбить у руководства курсы кадровиков, они идут месяц, вы изучаете самое необходимое.

На восстановление кадрового делопроизводства у опытных кадровиков может уходить до полугода. В Вашем случае все немного проще. Начните с главного, то, без чего не может действовать ни один отдел кадров, затем переходите к менее важным документам.

 

Сначала ген. директор должен издать приказ о том, что назначает Вас ответственным за кадровое делопроизводство и за ведение трудовых книжек ( это в случае, если Ваша должность  - не кадровик).

Первым делом рекомендую составить акт о приемке дел - этим Вы снимаете ответственность с себя за ошибки предыдущего кадровика.

 

 

 

Теперь можно приступать к формированию кадровых документов.

1. Штатное расписание. Сначала читаете на этом сайте про штатное расписание, затем находите образец, идете к руководству, вместе с руководством составляете черновик документа. Когда все будет готово, составляте штатное расписание, присваиваете ему номер 1-к, ставите дату, делаете приказ об утверждении штатного расписания, заводите большую папку, на которой пишете "Общекадровые документы", кладете туда штатное расписание и приказ на него. Приказ у Вас будет идти за номером 2-к.

2. Правила внутреннего трудового распорядка.Опять - читаем статьи тут на сайте про этот документ, берем образец, вписываем туда свое, показываем руководству, руководство вносит поправки в черновик, оформляем чистовик, присваиваем номер 3-к, ставим дату. По-моему, приказа на утверждение отдельного можно и не делать, просто пишем дату утверждения и все, директор ставит подпись, расшифровку и прочее. Вкладываем в папочку.

3. Положение о защите персональных данных. Также, изучаем информаци о документе, скачиваем где-нибудь готовый, вносим свои правки, ставим номер 4-к, утверждаем, вкладываем в папку.

Это самые важные документы для работы отдела кадров.

 

4. Табель учета рабочего времени. Это унифициарованная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ, это значит, что свою собственную форму Вы разработать не можете. Опять, читаете про документ, находите Унифицированную форму (их две, какую выбирать - советуйтесь с бухгалтером). Документу присваиваете следующий номер, кладете в папку. Как видите, в папке достаточно много докумнтов уже, так что можно создать тетрадку, журнал или лист, где будут перечислены все общекадровые документы, а также приказы по общей деятельности (бывают еще приказы по личному составу и они хранятся отдельно). Если предприятие большое, то лучше создать соответствующий журнал. Образец есть на сайте.

 

График отпусков - обязательный документ, но Вам пока его составлять не нужно, это будете делать в конце года.

 

.

Аватар пользователя ms_recruter

Теперь приступаем к оформлению документов по каждому сотруднику.

 

По каждому сотруднику должно быть:

 

Личное дело. Вернее, папка, которое у нас будет зваться личным делом. Личное дело не обязатлеьно вести, но Вам же будет удобнее, если у Вас будет папка, куда Вы положите копии документов сотрудника, его трудовой договор итд.

 

Трудовой договор. Основной документ, он же - основание для возникновения трудовых отношений между работником и работодателем. Для начала Вам нужно найти пару образцов, сделать из них типовую форму для Вашего предприятия, обсудить ее с директором и распечатать этих типовых форм побольше, чтобы в любой момент Вы могли достать две и вписать данные работника и условия его работы в пустые поля.

 

Далее, Вам нужно выяснить, когда и на каких условиях принимался каждый работник на предприятии, и на каждого сотрудника завести трудовой договор. Т.к. оформляете Вы его сейчас, а трудовые отноешния возникли давно - дата трудового договора будет датой, когда Вы его оформили, но в пункте, где сказано о том, когда сотрудник приступает к работе, будет сказано: "Работник приступил к работе 00.00.0000 ", то есть, та дата, когда он начал работу. И если кто-то из сотрудников работает на предприятии уже лет 5, например, он работает с 15.01.2005, то да, пишете: "Работник приступил к работе 15.01.2005" (или можно так "Дата начала работы 15.01.2005"). Обязательно заведите журнал регистрации трудовых договоров - это обязательный журнал.

 

 

Далее, на каждого работника должен быть приказ о приеме на работу (Унифицированная форма Т-1). Скачиваете унифицированную форму и заполняете на каждого сотрудника. Все данные по деньгам, наименования должностей и прочее - должно совпадать с данными по штатному расписанию и трудовыми договорами. Эти приказы относятся к приказам по личному составу :

 

"К приказам по личному составу относятся приказы, при помощи которых документируют движение персонала - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Остальные относятся к приказам по основной деятельности. Все приказы по личному составу делятся на две группы: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. В первую группу входят приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении анкетных данных (например, фамилии), длительных командировках. Ко второй группе относятся приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках в пределах России."

 

Хранится приказы по личному составу должны в отдельной папке, у них должна быть своя нумерация (например, у меня было так: 1л/с, 2л/с и так далее) ,и нужно будет завести журнал регистрации приказов по личному составу, образец есть на сайте.

 

На каждого сотрудника должна вестись личная карточка , унифицированная форма Т-2. Их надо закупить в Комусе или в типографии, они должны быть на листах картона формата А3. Как вести эти карточки - тоже смотрите в статьях на сайте.

 

 

Также, рекомендую на каждого сотрудника собирать при приеме и вкладывать в личное дело копии следующих документов:

паспорт, диплом, св-ва о рождении детей, св-во гос. пенсионного стразования, свидетельство о присвоении ИНН, документов воинского учета. Плюс, в личном деле нелпохо бы хранить фотографии сотрудников. Еще в личное дело желательно вкладывать копии всех приказов по личному составу, которые относятся к сотруднику, и хранить там трудовой договор, а также , все личные заявления этого работника, или их копии, если заявления хранятся в других местах. Плюс, сюда же можно вкладывать копии справок, которые он просил сделать.

 

Трудовая книжка каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, должна хранится у работодателя, запись о приеме должна быть сделана не позднее 5 дней с момента приема на работу. Вот здесь может быть проблема-  я посоветовала Вам не делать ничего задним числом и приказ о приеме на работу оформлять той датой, когда Вы фактически его оформили. Поэтому, может так быть, что сотрудник принят в 2005 году, а рядом стоит дата приказа: 2010 год. Здесь надо бы посоветоваться с более опытным кадровиком или с представителем инспекции по труду.

 

 

 

 

Обязательно заведите Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга эта также, как и карточки Т-2, продается в канцелярских магазинах.

 

Обязательно купите запасные чистые трудовые книжки и вкладыши к ним - работодатель обязан иметь чистые бланки.

 

Трудовые книжки и вкладыши, а также Книгу учета держите в сейфе - это требование законодательства.

 

Вроде бы все основное я Вам перечислила. Все вышесказанное - мой небольшой опыт ведения кадрового делопроизводства в нашей небольшой дочерней компании ,плюс, помощь нашему кадровику. Разумеется, я не являюсь опытным специалистом по кадрам, но если бы передо мной стала такая задача, как перед Вами, я бы поступила именно так, каку рассказала Выше.

Аватар пользователя LegalAdviser

Когда на меня повесели кадры, я о них тоже ничего не знала. Про этот сайт я тогда тоже ничего не слышала. Пошла в книжный магазин и купила книгу, что-то вроде "Большой справочник кадровика" с перечнем и образцами заполнения всех документов. Очень пригодилась.

Аватар пользователя BAE

Здравствуйте ms_recruter .
Где только не искала пошаговую инструкцию по полному ведению КДП.Это клад
Вы действительно все рассказали как должно быть на предприятии.
Буду Вам очень благодарна,если подскажете как, а самое главное в какие сроки нужно оформить ИРС.
А про архивацию документов ничего нигде найти немогу!!!!
Пожалуйста перешлите данну иструкцию (ведение КДП в полном объеме)и другую информацию на эл. почту
barabashele@yandex.ru

Аватар пользователя Т.В.

Уважаемая ms_recruter!

Если Вам не трудно пришлите и мне пожалуйста инструкцию и другую информацию на почту - Tanchikt-34@inbox.ru

Аватар пользователя gala_

 

ms_recruter!!! вы очень помогли!!!! спасибо большое!!!! хоть по полкам все разложилось вроде!!!! 

Аватар пользователя ms_recruter

 

BAE "Буду Вам очень благодарна,если подскажете как, а самое главное в какие сроки нужно оформить ИРС."

К сожалению, с ИРС ни разу не сталкивалась :( Я изучала эту тему в теории, но из-за отсутсвия практики все вылетело из головы почти сразу, очень жаль, что не могу помочь Вам в этом. На форуме и на сайте есть статьи и темы, посвященные ИРС, все достаточно хорошо написано, плюс, можете моздать тему на форуме в разделе ИРС с конкретными вопросами по иностранцам, там Вам помогут.

 

Уважаемые коллеги!

 

Я с удовольствием бы выслала Вам на почту, если бы знала, что именно Вы просите :)

 

То, что я написала выше - это просто мои воспоминания о том, как я сама начинала вести кадровое делопроизводство, в письменном виде этой инструкции нигде нет.

 

Все, чем могу помочь - выслать статью о восстановлении кадрового делопроизводства, статью про обязательные кадровые документы и более подробную статью о приеме-передаче кадрового делопроизводства.

Аватар пользователя BAE

Здравствуйте ms_recruter.

Спасибо за быструю реакцию на мою просьбу, обязательно поищу на этом форуме интересующую меня информацию, 

но Ваши воспоминания просто клад для начинающих(для меня точно).

 

С уважением Елена.