Отсутствие ТК

Это не утеря, работники признали, что они у них на руках, сам факт отсутствия...

Трудовая книжка может быть выдана работнику на руки только "в целях его обязательного социального страхования (обеспечения)", причем только с 01.01.2015 (до этой даты закон разрешал выдавать исключительно при увольнении). При этом работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю - ст. 62 ТК РФ.

Заявления-то хоть с работников взяли, что они просят выдать трудовые книжки?

То есть мне сейчас сделать дубликат, новую тк каждому из них завести?

Если книжки у работников на руках - нет. Заявления только заимейте и показывайте проверяющим.

Если они мне так и не предоставят тк, как мне лучше поступить посоветуете?

Если не вернут и заявления датой после 01.01. не напишут - считайте утерянными, заводите дубликаты.

один еще сказал, что у него еще одна работа, но там по совместительству, 

Расскажите ему, что записи в трудовую может вносить только работодатель по основному месту работы, если ее внесет работодатель по совместительству - она в любом случае недействительная, так что пусть лучше вернет ее вам обратно вместе с заверенной копией приказа о приеме оттуда - и вы запись внесете уже нормально, по всем правилам.

"заведите мне новую ТК, я ту не понесу, мне та запись тоже нужна и там проблем я не хочу"

Не новую, дубликат. Как будто вы потеряли. Вы же доказать, что отдавали работнику, не сможете?

А дубликат заводить той, сотруднице, у которой не было ТК изначально при трудоустройстве, говорит, что нигде не работала до этого. или просто ТК завести новую, взяв с неё заявление полагающееся?

Она с 2013 года работет у нас.

Ей новую. Она ж не просила дубликат.

Вопрос: Трудовые книжки утрачены в результате кражи. Какова процедура их восстановления (в частности, можно ли их восстановить на основании сохранившихся ксерокопий)?

Ответ: Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Следовательно, при утрате трудовых книжек именно он обязан предпринять все необходимые меры для восстановления трудовых книжек работников.
Из п.п. 31-34 Правил следует, что в случае утраты трудовой книжки работодатель выдает работнику ее дубликат. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, после такой общей записи стаж записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
Из п. 10, п. 27, п. 28 Правил следует, что все записи в трудовой книжке должны производиться только на основании официальных документов, выданных прежними работодателями (например на основании справок, приказов (распоряжений)). Следовательно, на основании ксерокопии прежней трудовой книжки вносить сведения в дубликат трудовой книжки нельзя. Если иных документов, подтверждающих стаж работы, кроме ксерокопии прежней трудовой книжки, работник не представил, то у работодателя нет оснований вносить сведения о стаже в новую трудовую книжку. Такой работодатель может внести сведения только о работе у себя.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кикинская Анна

26 марта 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.