Оформление обучения

Очень нужны ваши советы!
В январе-феврале организация отправляла работников на обучение (охрана труда, пожарный минимум, повышение квалификации итп.)
Все делалось очень быстро, иногда задним числом - там уже обучающие компании подстраивали их в свои группы - в общем, учились они почти только на бумаге, а не фактически.
Проблема вся в том, что большая часть обучаемых на момент обучения находились в отпусках без сохранения. Оставшиеся - работали неполный рабочий день.
Теперь вот думаю - как мне все оформить, учитывая, что занятия фактически должны были идти по 6-8 часов (а те же совместители должны работать по 4 часа).
Главбух наседает - ей авансы выплачивать, а продолжительность рабочего времени и, соответственно, его оплату не можем определить.