Оценка секретарей

Почемучка | 03.05.2006 12:50
Аватар пользователя Почемучка

Всем приветик! Отличная погодка... Поздравляю с прошедшим и будущим праздниками!!!
Вопрос у меня вот какой: секретари в компании постепенно перестают работать, занимаются больше своими делами, много промахов и т.д., на замечания только фаркают, даже президент это заметил. Попросил провести аттестацию в каком-нибудь приятном и ненавязчивом виде, чтобы никого не раздражало. У меня был опыт, когда я попыталась оценить сотрудников одного отдела следующим путем: выдала руководителю этого отдела анкетки, где он должен был по различным критериям оценить своих подчиненных. Результаты по некоторым персонам для меня были неожиданными. С секретарями хотела попытаться то же проделать, но выдать эти анкетки различным сотрудникам компании, кто непосредственно наблюдает работу секретарей, но!... Они всегда встают на защиту бедненьких несчастных девочек и реальных результатов вряд ли я получу.
ИТАК, ВОПРОС: что делать???
Буду признательна за любую информацию.

Ключевые слова: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Inna

Спасибо, Вас так же и с тем же!
Почемучка wrote:

секретари в компании постепенно перестают работать, занимаются больше своими делами, много промахов и т.д., на замечания только фаркают

А можно полюбопытствовать - раз это уже в систему вошло, как думаете, с чем это связано??
а у Вас, как я поняла, секретариат? целый отдел?
а каков средний возраст "деушек"???
Почемучка wrote:

Они всегда встают на защиту бедненьких несчастных девочек и реальных результатов вряд ли я получу.

и снова - а почему так??

Аватар пользователя Ирина Александровна

А какие цели у этой аттестации? Если увольнение или взыскания, то ненавязчиво не получится.
Если анкеты, то по ней нужно опрашивать и непосредственных руководителей этих секретарей, например, директора.
Можно просто что-то вроде фотографии рабочего дня провести, может, у них просто работы нет, потому и расхолаживаются.

Аватар пользователя Marisha

На самом деле необходимо составить анкеты непосредственно для секретарей. Пусть они в них опишут свои текущие обязанности, сколько времени они тратят на выполнение этих обязанностей, а также какую работу перекладывают на них сотрудники отдела и неожиданно возникающая работа (откуда она берется и как часто). И тогда вы сможите уидеть реальную загруженность ваших сотрудников и определить дальнейшие пути решения...

Если у рботника есть работа, то он не будет заниматься личными делами. Видимо у вас проблема с недозагруженностью ресурсов. А как показывает практика, ничегонеделание на рабочем месте утомляет больше, чем авральные работы.

Аватар пользователя Stasy

Что-то странно: у Вас проблема с выполнением секретарями своих функций или с теми, кто может оценить их работу. Вы пишите, что даже президент заметил их плохую работу... Этого разьве недостаточно?
Девиц надо в "ежовых рукавицах держать" иначе они начинают наглеть:)

Аватар пользователя Почемучка

Девочек - 3. От 20 до 25 лет. Цель оценки - не увольнение, скорее я хочу понять, что конкретно у них не получается, чем не довольны другие сотрудники, что нужно исправить в их работе. Хочу понять причины их поведения, но они не колятся...
У двух из них работы хватает, одни и те же обязанности ежедневно, без авралов. Третья менее загружена, но те обязанности, которые на нее возложены, она если и выполняет, то с ленцой, а то и вообще забрасывает. Просто их некому держать в "ежовых руковицах", фактически они подчиняются всем руководителям подразделений, а не конткретному руководителю. Руководство очень мягкое, все любят их симпатичные мордочки, и очень понимающе относятся к их отсутствию по причине учебы или чего-нибудь еще, чем они и пользуются беспредельно. Если я начинаю их строить, президент меня осаживает. Та, которая не слишком занята, хочет, чтобы на нее возложили какие-нибудь еще обязанности, при этом они должны ее очень заинтересовать, а ежедневная рутинная работа ее утомляет. Я считаю, что для того, чтобы ей можно было поручить какое-нибудь важное дело, она должны проявить себя как ответственный и исполнительный работник, а как раз этого я и не вижу. Она уже была на грани увольнения, но мы ей дали время исправиться и она говорила, что все поняла и будет работать на все 100%. Эта девица - лидер среди секретарей, и разлагает их, как говорится "паршивая овца", хотя звучит очень грубо, но так оно и есть. У меня было очень много бесед со всеми секретарями по поводу их работы. Все нравится, всем довольны, все очень хорошо.

Аватар пользователя Inna

жёстко, может быть, но (ИМХО) от сей "паршивой овцы", пожалуй, лучше таки избавиться...
и смысла давать шанс или что-то еще просто не видится...
(ибо, смысла - нет...)
естественно, симпатичные мордочки много значат, но этим "даром" нужно еще и уметь пользоваться "грамотно"...
создается такое впечатление, что девочки и вдвоем прекрасно справиться могут...

Аватар пользователя Stasy

Quote:

создается такое впечатление, что девочки и вдвоем прекрасно справиться могут...

Кстати, как вариант

кто- то из них явно засиделся на тепленьком месте:)

и вообще, берите лучше страшненьких - тогда и на мордочки никто заглядываться не будет, того гляди и проблема сама собой рассосется:)

Аватар пользователя Почемучка

Не можем избавиться, она работает в приемной президента, даже если ей абсолютно нечем заняться, присутствовать она должна, и судя по отношению к ней президента, именно ОНА.
Не пойму, с чего начать, чтобы все наладить. Беседы по поводу удовлетворенности рабочим местом проводились. Замечания делаются, но безрезультатно. Опрос по поводу недостатков в работе секретарей проводить бесполезно.

Аватар пользователя Inna

мдя...
тады тока придется терпеть, када "отношение" президента поменяется...

Аватар пользователя Stasy

М-да...
Вы лично вхожи к президенту??? Постарайтесь обратить его внимание на работу секретарей(на дисциплину, деловой этикет) ведь они, так сказать - лицо компании. Конечно, нужно подтянуть к этому кого-нибудь еще из трудового коллектива, а еще лучше со стороны (клиентов/партнеров напр.) В общем, без тайного заговора не обойтись:). Открою секрет: когда-то давным-давно нас с напарницей таким вот образом поперли с работы (потом правда просили вернуться, но это уже к делу не относится)
Думаю, ни один уважающий себя президент не будет держать у себя в приемной, как вы выразились, "паршивую овцу":). Если уж она ему так нравится, у него есть варианты держать ЕЁ где-нибудь в другом месте:)

Аватар пользователя Ирина Александровна

У секретарей работа сопряжена с большим потоком звонков, людей - большим объемом общения. У них может возникнуть синдром эмоционального сгорания. Отдыхать надо, переключаться.
С ддругой стороны, если одна недовольно поговорит с клиентом - и фирма может его потерять. Тогда возможно целесообразно создать что-то вроде стандартов по профессии секретарь или в должностных инструкциях прописать сроки выполнения заданий, обязательность вежливого общениея как с коллегами, так и с клиентами, процедуру обработки звонков. А затем ввести небольшие штрафы за нарушения. У нас этого нет, но я встречала в одном кодексе этики, там штрафы за курение и за неправильно принятый звонок. Может, действует.

Аватар пользователя Jan

а обязанности секретарей можно озвучить?

Аватар пользователя Stasy

Quote:

но я встречала в одном кодексе этики, там штрафы за курение и за неправильно принятый звонок. Может, действует

А вот это уже нарушением трудового законодательства попахивает

Аватар пользователя Ирина Александровна

Меня тоже тогда покоробило. Самое интересное, этот кодекс московский тренер нам в качестве примера предложил. Мы отмахались.

Аватар пользователя Inna

Ирина Александровна wrote:

Самое интересное, этот кодекс московский тренер нам в качестве примера предложил. Quote:
мдяя..."петрушка" какая-то получается...:cool:
Аватар пользователя Marisha

А вы не пробовали своим примером показать секретарям, как нужно отвечать на телефонные звонки?
Истроить что-то вроде деловых игр?

Моим сотрудникам это очень сильно помогло в свое время!
+ лучше всего разработать не кодекс секретарей, а подробные правила ответов на телефонные звонки и общение с клиентами. И расписать, на каких моментах необходимо делать акцент.
+ есть очень хорошие памятки относительно общих правил общения по телефону и фраз, которые нельзя употреблять ни в коем случае.

Посмотрите, Вам может очень пригодиться.

З.Ы. Монотонность есть в любой работе. И нет никакой гарантии, что "интересная" работа, которую вы им дадите, не станет такой же монотонной через 2-3 недели ;)

Аватар пользователя Euro

Ситуация довольно сложная и решать ее нужно очень деликатно!!!
Во-первых, думается мне, что "заводила", та которая в хороших отношения с президентом, всерьез и надолго может бездельничать и разлагать остальных секретарей, учитывая личное расположение руководителя и будет над всеми Вашими усилиями премило улыбаться.
Как говорится "ноги секретарши - лицо фирмы" :)
Здесь Вам, имхо, лучше пойти от обратного. Вы ее оставьте в покое, не нагружате, не в коем случае, какими-то поручениями. Зачем красивое личико, не омраченное интеллектом, портить!!! НАОБОРОТ, Вы больше работайте в остальными двумя, а эта-главная пусть маникюром занимается. Дайте остальным секретарям поручение не сложное, но творческое. Пусть они работают над ним вдвоем, потом похвалите их прилюдно, поощрите как то. По максимуму, насколько это возможно, "разделите" эту группку. И когда "главная" поймет, что она контроль терят, она занервничает, а здесь еще возможно рано-или-позно президенту надоест секретарша, которая вечно ничем не занята.
Все исключительно ИМХО :)

Аватар пользователя Почемучка

Приветик всем, огромное спасибо за все ваши отклики и советы. Действительно пригодилось. Побеседовала со всеми девчонками. Оказалось, что для них очень большая проблема - управлять сотрудниками офиса. Девочки все молодые, работает в нашем давно сложившемся коллективе недавно. Управлять взрослыми уважаемыми мужчинами для них мука.
Пример: в офис привезли 20 бутылей питьевой воды, свалили их на входе в офис. Нужно кого-то попросить, чтобы воду отнесли в подсобку. Секретарь заходит в кабинет, где сидит 5 лбов, некоторые из них плюют в потолок. Просит отнести воду. Сотрудники отказываются, ссылаясь на занятость, боль в спине, просто говорят, что пить не хотят или вежливо посылают. Реакция секретарей (и офис-менеджера): ну и что, мне самой все отнести? Бутыль весит 20 кг. Я не лошадь. Пусть все стоит на месте. При этом их эта ситуация угнетает (т.е. не смогли организовать сотрудников для выполнения общественно-полезной нагрузки), опускаются руки, делать уже ничего не хочется, даже простейшие вещи, а если ситуация повторяется, и не только с водой, то выход один - искать себе коллектив,в котором к ним будут присушиваться. ВО КАК! При этом из 3-х девочек у двух психологическое образование!
Проведена воспитательная беседа с экскурсией в прошлое, когда сама была офис-менеджером в нашей компании, приведены примеры разрешения подобных ситуаций с отступлением в психологию. Следующий шаг, думаю, беседа с коллективом по поводу самообсуживания (вода, уборка стола в столовой после обеда, чистоты рабочего места и т.п.- это то, чего офис-менеджер и секретари не могут добиться самостоятельно).
Всем спасибо, если интересно продолжение истории, могу вернуться к теме позже.

Аватар пользователя Почемучка

А насчет главаря - решение оказалось не очень простым. Её НАДО загрузить работой, только найти ей таковую трудновато. Сорудники грамотно загружены работой, лишней нет. Что-то высосать из пальца единоразово можно, но на длительный срок - трудно. Хотя один проектик у меня все-же нашелся!!! Так что думаю, все будет нормально.

Аватар пользователя Nell

И не дождетесь. Пусть президент, если не доволен, то сам проводит со своим секретарем воспитательные беседы, а Вы только нервы зря потратите. А еще лучше задайте себе вопрос: "Чем я создала себе такую ситуацию?", возьмите ответственность за сложившуюся ситуацию на себя и честно ответьте себе на этот вопрос.
Чуете. Может и Секрерари Вас перестанут так раздражать? С уважением.

Аватар пользователя Почемучка

Они меня не раздражают, беспокоит их апатия и нежелание работать. Различные беседы практически не помогают. Хочется скорректировать их отношение к фирме и к обязанностям. Президенту не до этого, у него куча своих проектов, которыми он увлеченно занимается, а наша фирма - "дойная корова" - доится и без его активного участия. Если что-то ему начинает мозолить глаза, поручает мне исправить. Просто молодым и активным трудно работать в "болоте", нужно было принимать более инертных, а я взяла с блеском в глазах, чтобы все в руках горело, ну чтож, промахнулась... А теперь то что делать? В общем, я думаю, это вопрос риторический, вряд ли кто в этой ситуации может помочь, просто обсудить больше не с кем ...