Новая компания

Елена Михайловна К. | 26.04.2014 10:07
Аватар пользователя Елена Михайловна К.

Добрый день. Подскажите пожалуйста. Компания новая, расширяется. Сотрудники работают неофициально. Чтобы их оформлять официально, сделать официальную зарплату, вести дела личные, куда мне обратиться? Чтобы им пенсия начислялась. Спасибо заранее за помощь

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Valeratal

то есть, бухгалтерию тоже никто не ведет

Аватар пользователя Vika197037

Нет, вопрос вообще в другом, компания зарегистрирована в УФНС, ПФР, ФСС, в статистике выдали коды, в банке расчетный счет открыт?

Есть Устав? Директор назначен?

 

Аватар пользователя Елена Михайловна К.

да, все есть, просто из сотрудников никто не оформлен. и как это начать вообще?

Аватар пользователя Vika197037

Либо берите кадровика, либо возложите эти обязанности на бухгалтера по зп, в кадрах обязательный документооборот:

1. Правила внутреннего трудового распорядка

2. Положение о защите персональных данных

3. Штатное расписание

4. График отпусков

5. Трудовой договор

6. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Дальше формируете личные дела, кстати, копии документов (паспорт, военный билет, СНИЛС и т.д. в личном деле запрещено хранить, либо в Положение о защите персональных данных прописываете этот пункт, но при приеме на работу у работника берете разрешение на хранение копий документов в личном деле), а лучше копии храните отдельно и тайно.

Формируете дела кадровые - приказа по личному составу, на отпуск, журналы регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации приказов не отпуск.

А вообще, нарисуйте номенклатуру дел и по этой номенклатуре дел формируйте дела. А еще, к нему хорошо бы Пложение о кадровом документообороте и процедурах, где все будет расписано от приема на работу до увольнения.

Но, лучше либо найти консалтинговую компанию для этого, либо взять именно кадровика, либо уже бухгалтер по зп, чтобы это все делал, но я не думаю, что бух по зп нарисует ПВТР, Положение о защите персональных данных, ТД, штатное.  А еще, ведь нужны и различные сопутствующие документы - ДИ, возможно, Положение о защите коммерческой тайны, Положение об оплате труда.

Приложенные файлы: 
Аватар пользователя Елена Михайловна К.

Спасибо за развернутый ответ. А вотв пенсионные фонды я знаю ездят многие кадровики, это надо?

Аватар пользователя Vika197037

В ПФР, сейчас все сдают через Контур программу, а кадровики как правило только делают заказ на СНИЛСы, форма формируется в программе 1С, а отправляется через Контур в ПФР, где компания зарегистирирована. Индивидульные сведения по работникам сдает бухгалтер по зп опять же через Контур и отчет за каждый квартал, бухгалтера это знают. Я даже не понимаю, зачем сейчас ездить в ПФР, когда все можно через Контур оправлять и заказывать.

Я в одной компании сдавала отчет по индивидульный сведениям, но меня по просили и я дала на это согласие, но это я сделала доброе дело, но это не должен знать кадровик, это именно бухгалтера занимаются.

Аватар пользователя ДГ

Уважаемая Виктория, огромная просьба, поясните пожалуйста каким конкретно нормативным актом запрещено хранение в личных делах копий паспорта, ИНН, СНИЛС...... Заранее благодарен.

 

Аватар пользователя Троянец

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
 При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:...

Это по ТК, а так в соответствии с ФЗ  от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" работник сдаётся на милость работодателю.

3) обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

Успехов...

Аватар пользователя Vika197037

ст.65 ТК РФ, ФЗ РФ №152-ФЗ О персональных данных, пример последствий Кадровик компании оштрафована за хранение и обработку персональных данных nashgorod.ru/news/news53347.html&s...

На этом сайте:

На фирме хранилась копия паспорта уволившегося сотрудника, а также персональные данные родственников работников, обрабатываемые без их согласия. В этом прокуратура Ленинского округа Тюмени признала нарушения Федерального закона «О персональных данных». 

Проверкой установлен факт хранения копии паспорта уволившегося сотрудника ООО «ДИП», при том, что согласие на обработку биометрических персональных данных им не давалось. Кроме того, в карточках учета кадров коммерческой фирмы допускалась обработка персональных данных родственников работников без их согласия, а именно прописывалась дата рождения полностью (число, месяц, год), тогда как законом предусмотрен сбор только года рождения, сообщает пресс-служба облпрокуратуры. 

В соответствии с действующим законодательством допускается возможность обработки персональных данных только с письменного согласия их владельца. Поэтому окружная прокуратура возбудила в отношении инспектора отдела кадров коммерческой фирмы административное дело по ст. 13.11. КоАП РФ (нарушение установленного законом порядка распространения информации о персональных данных). По результатам рассмотрения дела мировой суд Ленинского округа г. Тюмени подверг её штрафу.

Аватар пользователя ДГ

И тем не менее, уважаемые коллеги, чёткого и конкретного запрета на хранение в личных делах копий личных документов НИГДЕ НЕ ПРОПИСАНО! То, что с работника необходимо получить согласие на их обработку новостью не является. 

Аватар пользователя Vika197037

О том и речь, получить согласие и храните себе на здоровье. А не является новостью, как оказывается для узкого круга профессионалов, в большинстве организаций даже не знают, что Положение о защите персональных данных обязательный документ.

А поэтому, у этих организациях ни какой речь о каком то получить согласие на обработку персональных данных и речи не ведется. А если бы было Положение, бралось бы разрешение на обработку персональных данных и туда бы включалось и хранение копий документов работника и т.п., то и не было бы проблем с штрафами, пример, которого я привела.

Аватар пользователя ДГ

Что и требовалось доказать. Просто Ваш категоричный комментарий : "Дальше формируете личные дела, кстати, копии документов (паспорт, военный билет, СНИЛС и т.д. в личном деле запрещено хранить....." несколько обескуражил и вызывал волнение, не упустил ли я каких либо изменений в нашем и без того запутанном законодательстве. smiley А вообще всегда с удовольствием читаю Ваши комментарии. Очень приятно мнение профессионала.

Аватар пользователя Vika197037

Знаете, я даю, консультации здесь на сайте, так, чтобы до конца не давать, т.к. это консультация для специалистов, и им не нужно разжовывать, если заинтересованы в этой работе, то они будут дорабатывать и ситуацию, и проблему и вообще работать над своим развитием.

А, да, этот комментарий, я именно исходила, из того, что дала потом ниже, нет запрета нет, но есть условия, чтобы это храненние было законным, просто, давать, консультации по быстрому, еще и когда нужно дать лекцию, с чего начать кадровый учет, для человека, который в этом вообще ни чего не понимает, то уже даешь, так, чтобы от каких то ошибок уберечь с самого начала, но при этом не вдаваясь в подробности, иначе, текст бы был минут так на 60.

Аватар пользователя Троянец

У нас в рiдной Державе банковская тайна не тайна. Что говорить о кадровиках. Даже поздравить работника в Днюхой в соответствии с законом не мона без его согласия, а в списках работников, скажем, у секретаря, полный набор на каждого несчастного. К сожалению, лекции слушают те кому нать, а не те кому обязано. Бываю на этом сайте по причине присутствия здесь людей (не хочу говорить "нормальных", "ответственных" и тд.д, т.к. это нивелирует понятие Человек) в концентрированном виде, потому как на "свободе" всё больше "майдановцев", только мы в России не хотим этого замечать. С наступающими, особливо, с Днём Победы!