Начинающему кадровику

Подскажите, пожалуйста, в каком документе написано, что Т-2 ведется собственноручно на готовом бланке? 

Применение Унифицированной формы N Т-2 осуществляется в соответствии с Указаниями по ее применению и заполнению, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. 

Личная карточка работника

(форма N Т-2)

Личная карточка государственного служащего

(форма N Т-2ГС)

Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы N Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194A");

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы N Т-2.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель

Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

В том-то и весь смысл ведения личных карточек от руки, что глядя на них можно проследить все данные работника. Если при изменении личных данных (смена фамилии, дополнительное образование, перемена адреса) будем каждый раз выбрасывать "старый" распечатанный с компьютера лист и прикреплять новый, то невозможно будет проследить: какая раньше была фамилия у сотрудника (в рукописной - зачеркнули и написали новую), по какому адресу жил, какое первое образование получил? А в графе отпуска - каждый раз набирать на компе заново? не вижу смысла. К тому же Т-2 из плотной бумаге - долговечна, у нас в организации по 30 лет храниться. Помимо рукописного варианта ведите и электронный.

.В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор "Центра профессионального развития"

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Заполнение разделов формы

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Я не спорю,что в этих документах не написано,каким образом  заполнять...просто "логично" :) будет писать в карточке Т-2 ручкой,если у Вас готовые бланки(срок "службы" у них гораздо больше,чем у напечатанных с 1 С),а вот с распечатанными карточками просто морока...предыдущие записи о работнике приходится контролировать.Действительно ,когда численность персонала на предприятии более 500 человек проще распечатывать и скреплять их степлером.

Читала в справочной литературе, что можно заменять листы в карточке Т-2, но при этом обязательно помечать, что это заменённые.... К, сожалению, по этапам процедуру не помню (( 

Нет.. я ещё тоже, когда читала удивилась - ранее тоже только про дописывания слышала.... Мммм.... придётся искать в подшивке... своей необъятной эту занимательную статейку... - обещаюсь выложить, если найду 

Мы заполняем ЛК на компе, распечатываем, подписываем, скрепляем степлером и на подпись сотруднику. Уж что-что, а подписать мы точно обязаны, чтобы сотрудник согласился с достоверностью сведений. Чем заполнять (ручкой или кнопками) не предписано, чем скреплять и где покупать - тоже. Но совершенно однозначно нельзя просто заменять листы при смене фамилии и т.п. Сотрудник не может в 2005 году при заполнении ЛК знать, какая в 2009 году у него будет фамилия или еще чего. А Вы при замене листа не можете его подпись датировать 2009-м годом, получается, что раньше не было карточки.  И совершенно однозначно мы никак не можем подписать у сотрудника электронный бланк - не будет же он нам маркером на экране чирикать. 

Да. Сверху или рядом, смотря как этого озволяет шрифт и почерк.

А рядышком или снизу пишете, на основании чего была внесена запись (свид-во о браке, №, дата). 

Вобще да.. вопрос и для меня актуален... - у нас например за год один сотрудник сменил три места прописки...

гы-гы ))) А если серьёзно, то мы уже задумывались как бы рационализировать данный момент

У работника изменилась фамилия в связи с вступлением в брак. Как правильно отразить это в личной карточке? Аналогичный вопрос по поводу изменения других сведений о работнике.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Ранее мы писали, что для этого в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую желательно писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о браке II-МТ №115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Свидетельство о браке II-

1. Фамилия Тихомирова     Точкина       Имя Ольга             Отчество Степановна                         МТ №115116 от 10.08.2005г

Смирнова 15.08.2005

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху:

              Точкина                                                                                                                      Свидетельство о браке II-

1. Фамилия    Тихомирова       Имя Ольга                 Отчество Степановна                                           МТ №115116 от 10.08.2005г

Смирнова 15.08.2005

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации по поводу изменения других сведений о работнике.

Недавно поступила на работу в школу, предыдущие кадровики (часто менялись) личные карточки практически не вели (заполняли основные графы или заполнили с наигрубейшими ошибками) и складывал в дальний ящик. Многие ЛК заведены в 90-х годах, можно ли их заменить заполнить с текущей даты замены (моего приема на работу).

В таблице о приеме на работу: надо ли делать записи при каждом изменении нагрузки (влечет изменение оклада).  Если можно завести новые, то обязательно вписывать все передвижения по должностям и нагрузке с начала приема сотрудника.

Можно ли изменять размеры таблиц (строки сделать шире, выше) в тех таблицах, где много лишних строк убрать, а где надо добавить.

Сотрудники постоянно проходят курсы повышения квалификации и аттестацию (по разным должностям) и строк в ЛК не хватает можно ли сделать дополнительные листы (приложения) на каждую из этих таблиц. Нужно ли издавать приказ на эти приложения.

По аттестации в графе решение комиссии я заполняю так: "присвоить I квалификационную категорию, по должности воспитатель ГПД" верно ли это. 

Заранее большое спасибо.

У меня несколько вопросов, надеюсь поможете)))

1. При заполнении первой страницы вкладыша к трудовой книжке я ошибочно поставила свою подпись на месте подписи работника. Как можно исправить? Зачеркнуть свою, поставить на своем месте и работник чтоб расписался на своем месте рядом с моей ошибочной?

2. Наша организация имеет филиалы в других городах, но вся кадровая документация хранится только в главном офисе. Будет ли ошибкой отсутствие подписи сотрудников в личных карточках?

3. По штатному расписанию существует ставка менеджера. Реально на ней работает совместитель на 0,25 ставки (гибкий график работы). Сейчас руководитель хочет принять другого человека на полную ставку, но и того совместителя оставить так же на 0,25, возможно ли такое? Я с ним спорю, что нельзя, а он говорит, что можно за счет незаполненных ставок менеджеров в других регионах.

Спасибо заранее.

Галина, доверенности регистрировать нужно. Простую тетрадочку и сквозную нумерацию. С нового года - новая нумерация. 

Но поверьте, меня еще ни разу и нигде не завернули, если в доверке было проставлено "б/н". Главное там - дата. 

Подскажите, а ИП с 1 работником и с 3 -мя работниками обязан вести личные карточки.

Не может, потому что днем увольнения счтается последний рабочий день.Соответственно,сотрудник не может в один и тот же день работать в двух местах.

У меня 2 вопроса, которые необходимо разрешить до наступающего года.

1. Впервые создаю штатку. В 1С у нас только основное подразделение и Кировское. Есть руководители отделов, но в 1 С это никак не отражено. Волнует вопрос об изменении всей структурной ветки в 1С. Как это правильно донести до работников? Какие приказы необходимо издать? Стоит ли переиздать приказы о приеме? Во вложенном файле сам состав работников и отделов. Может кто-нибудь предложит более красивый вариант структуры компании?!

2. В старых штатных указана вилка зарплаты. Исходя из рекомендаций, этого не стоит делать. Отсюда опять таки же вышеперечисленные вопросы возникают.

Была бы признательна за советы специалистов!

Подскажите пожалуйста, отпуск непредоставленный в 2011 г. не переходит на следующий год просто сгорает? Это, что  конце года нужно всем кто не отгулял дни заменять отпуск компенсацией?

Всем ЗДРАСТИ! Подскажите пожалуйста, специалисту по кадрам придя в новую организацию  надо ли делать акт прием-передачи дел (иль это в том случае, если какие-то док-ты отсутствуют, дабы чтоб не возникло проблем с тр.инспекцией)? Или достаточно приказа о назначении ответственного за ведение и хранение тр книжек?

Акт прием-передачи дел не обязателен.Это скорее Ваша подстраховка, причем не на случай проверки тр.инспекции, а для руководства.Потому как если придет ГТИ, ей будет все равно, что и как Вам передали.Там важно,чтобы на текущий момент у Вас было все правильно в кадровом делопроизводстве.А вот руководителю Вы можете показать сей значимый документ и снять  с себя ответственность за отсутствие того или иного документа.И то, до поры до времени.

А вот приказ о назначении ответственного необходим.

Добрый день, уважаемые коллеги!

Подскажите, как поступить. В  августе к нам перевели из одного Юр. лица декретницу. В прошлом юр.лице у нее была должность Старший консультант. Соответственно на аналогичную позицию ее перевели в нынешнее Юр. лицо. НО, в Штатном расписании на 2011 г. нет такой позиции.

 Мне необходимо при приеме этой сотрудницы внести изменения в Штатное расписание прямо в день ее приема? Создавать при этом Приказ ОД?Дата приказа будет   датой приказа о приеме это сотрудницы?

Здравствуйте. В нашей организации совмещают по две должности почти все сотрудники. Подскажите пожалуйста, совмещение (внутриорганизациооное) можно/нужно записать в 10 разделе личной карты Т-2??? Или куда его можно/нужно записать?

Спасибо!