Ликвидация организации - куда документы?

Nadin-ka | 08.12.2008 15:28
Аватар пользователя Nadin-ka

Господа коллеги, подскажите, плиз....

Если придется фирму "ликвидировать" по бумагам... Куда сдавать документацию, приказы и пр.дела? Где это может храниться? Куда девать не забранные трудовые книжки? И куда девать пустые бланки трудовых и вкладышей? Можно их как-то "перепродать" в новую организацию?

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя _Корица_

Вопрос, конечно, интересный)) по-моему, при ликвидации организации все дела сдаются в архив...

Аватар пользователя sabrina

Д. быть ликвидационная комиссия. Причем Служба занятости особенно проверяет этот момент. Так уж не знаю - как получится "на бумаге ликвидировать"......

А вообще всё сдается в городской архив - у организации д.б. договор с ним.

Аватар пользователя Gavana

Ликвидация организации если по правилам это геморойно, редко кто делает по правилам.

- Обычно закрывают отчётностьв налоговой. А всё документы которые у ВАС хронились исчезают вне известном направлении. Архив городской без надлежащих док-ов о ликвидации не примет.

Это для начала нужно разобраться как будет ликвидироваться фирма.

Аватар пользователя Gavana

И немало важно, что будет ликвидироваться филиал или головной центр.

Аватар пользователя Nadin-ka

У нас нет филиалов, просто фирма... У меня уже голова опухла от этих вопросов... По моей логике сдать в архив нужно самое необходимое: приказы приём/перевод/увольнение... А всё остальное куда... Уничтожить?

Аватар пользователя Gavana

У меня такая ситуация была на фирме. У нас был филиал, головной центр обонкротился и бросил свои филиалы на произвол судьбы. Наш директор решил продолжить дело, но уже как самостоятельное подразделение. Но для этого необходимо было закрыть филиал. Он сдал отчётность в налоговую, при этом адрес остался новой фирмы тот же, номера тел теже, наз-е от старой организации не поменялось и долгое время нас мучали все проверяющие структуры. Что касается мей работы кадровой, пока сдавали отчётность в налоговую. Я оставила письма о ликвидации в военкомат, почта т.к. её приносили, ОМС. А в архив док-ты т.е приказы личные карточки не приняли т.к. должна была быть собрана ликвидационная комиссия головного центра, затем в филиал должен произвести взаиморасчёт с центром, ещё там должно было быть куча бумажек.И док-ты мы просто уничтожили. А ты позвони в архив и просто узнай что необходимо для того чтобы до-ты они приняли. И если директор даст добро на то что их он будет делать то не ломай голову.

Аватар пользователя Nadin-ka

А если нет - уничтожаем, о чём составляем акт и гордо вручаем ген.директору?

Меня здесь очень волнует вопрос с трудовыми книжками... Они должны в архив на 50 лет сдаваться...

Аватар пользователя Gavana

А ты разве не будешь книжки отдавать сотрудникам? Я всем делала запись что они увольняются по собственному желанию и отдавала сотрудникам. Потомучто при ликвидации  другие выплаты, и ликвидировали её неправельно и никто им не собирался выплачивать.

Аватар пользователя Gavana

или ты имеешь ввиду пустые книжки и вкладыши?

Аватар пользователя Nadin-ka

пустые вообще хотелось бы как-нибудь "перепродать" в новую контору.... вопрос: как?
а про архив - что делать с теми тк, которые остались от уволенных, но не забравших их?

Аватар пользователя Этника

 

Что делать с документами при ликвидации организации

Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании “Электронные Офисные Системы”, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Фрагмент документа

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию ­государственных и муниципальных архивов архивными документами»

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих ­организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование. В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе.

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

Порядок действий
Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

На общем собрании назначаются и утверждаются:

состав ликвидационной комиссии;
проект порядка ликвидации;
сроки ликвидации.
С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому сначала нужно:

оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом, в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;
с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ. Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.
2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
теперь следующий вопрос – куда передавать все эти дела? Тут ­возможны варианты:
документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;
а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут – внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

Аватар пользователя Nadin-ka

 Этника, спасибо огромное! 

Аватар пользователя Brilliant44

Добрый день, коллеги. Может и мне поможете разобраться с ситуацией, т.к. я в такой еще не была. Не знаю, как правильно расценить нашу ситуацию: Единоличный учредитель (женщина) создавал ООО, назначен директор (ее муж). Сейчас ее муж создает свое ООО, с похожим названием, но адрес и местонахождение не меняется. Он же и директором сам там будет. А созданное женой ООО ликвидируется (или как это правильно назвать?) - это главный вопрос.

Наверное, удобнее будет уволить работников из ООО жены в порядке перевода в ООО мужа, чтобы не выплачивать людям выходное пособие, т.к. они все равно будут работать и даже не заметят перехода. Есть работница (неугодная), находящаяся в отпуске по уходу за ребенком (полтороа года ребенку будет в январе и она собирается выходить на работу). Ликвидация не из-за нее, конечно. Но ведь это шанс избавиться от нее на законных основаниях? Проще выплатить ей выходное пособие в связи с ликвидацией. Насколько я ознакомилась с разными сайтами и публикаяциями, со статьями ТК РФ, то это скорее всего будет добровольная ликвидация. 

Или переход из одного ООО в другое лучше считать реорганизацией?

Что можете подсказать на своем опыте?

Аватар пользователя Brilliant44

Прочитала еще комментарий к ТК, что при ликвидации беременные женщины увольняются с обязательным их трудоустройством правопреемником (или ликвидационной комиссией), а если их нет - органом занятости.

В нашем случае будет ли новое ООО являться правопреемником, если директор тот же самый, меняется только учредитель и все реквизиты, в т.ч. и название (хоть и несущественно). Вряд ли у нас будет ликвидационная комиссия, т.к. принудительной ликвидации не планируется, скорее всего это будет добровольная - просто прекратит свое существование. 

Аватар пользователя Brilliant44

Жаль, что так никто и не отреагировал...