Как внести записи в "новую" трудовую книжку

Василиса Иванова | 05.05.2015 11:29
Аватар пользователя Василиса Иванова

Добрый день, коллеги!

В отдел кадров обратилась бывшая сотрудница с просьбой внести записи в "новую" трудовую книжку (прежняя сгорела при пожаре).

Как быть в этом случае??? 

Благодарю за помощь.

Неужели никто не поможетcrying

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя borisova

Работница должна предоставить Вам справки со всех предъидущих мест работы.

По этим справкам вы вносите данные в новую трудовую (не забудьте на первой странице написать "Дубликат")

 

Аватар пользователя Василиса Иванова

borisova пишет:

Работница должна предоставить Вам справки со всех предъидущих мест работы.

По этим справкам вы вносите данные в новую трудовую (не забудьте на первой странице написать "Дубликат")

 

Спасибо за ответ. Но что-то я не очень поняла зачем мне справки с ее предыдущих мест работы. В настоящее время она нигде не работает, хочет устроится на работу, но без ТК ее не берут, теперь она ходит по всем организациям и ей вносят записи. Должна ли я так делать???

Аватар пользователя Мазухина_Анна

Но что-то я не очень поняла зачем мне справки с ее предыдущих мест работы. В настоящее время она нигде не работает, хочет устроится на работу, но без ТК ее не берут, теперь она ходит по всем организациям и ей вносят записи. Должна ли я так делать???

То есть она просит вас внести только записи, касающиеся периода работы у вас?

Аватар пользователя Василиса Иванова

Мазухина_Анна пишет:

Но что-то я не очень поняла зачем мне справки с ее предыдущих мест работы. В настоящее время она нигде не работает, хочет устроится на работу, но без ТК ее не берут, теперь она ходит по всем организациям и ей вносят записи. Должна ли я так делать???

То есть она просит вас внести только записи, касающиеся периода работы у вас?

Да-да)))

Аватар пользователя Бустер

Можно взять выписку в Пенсионном фонде, там будет инфа о тех работодателях, которые делали отчисления за период работы сотрудницы. И по этим данным внести записи в новую Трудовую книжку

Аватар пользователя Мазухина_Анна

Не надо советовать глупости. В выписке, между прочим, и сведения о работе по ГПД есть, причем вид договора не указывается - важно, чтобы взносы страховые были уплачены. А работодатель ведь по вашему совету все в дубликат и запишет - хотя сведения о работе по ГПД в трудовую не вносятся.

Вопрос: Работодатель потерял трудовую книжку работницы (утрата не является массовой). Он предпринял попытки собрать сведения с предыдущих мест работы, но, кроме выписки из лицевого счета, которая была выдана работнице в ПФР, других подтверждающих стаж документов собрать не удалось в связи с тем, что предприятия закрылись.
Каков порядок заполнения дубликата трудовой книжки? Можно ли при оформлении дубликата трудовой книжки на основании данной выписки заполнить сведения по отдельным местам работы?

Ответ: При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), в частности разделом III Правил, а также разделом 7 Инструкции.
При этом ни в п. 7.2 Инструкции, ни в п.п. 31-34 Правил не уточняется, какими именно документами необходимо подтвердить стаж работы при оформлении дубликата трудовой книжки, есть только общая формулировка - "соответствующими документами". В свою очередь, из п.п. 10, 27, 28 Правил следует, что все записи в трудовой книжке должны производиться только на основании официальных документов, выданных прежними работодателями. В то же время положениями Инструкции и Правил не установлен прямой запрет на подтверждение стажа работы при оформлении дубликата трудовой книжки официальными документами, выданными государственными органами.
Поэтому, по нашему мнению, заполнение сведений о стаже работы у предыдущих работодателей возможно и на основании информации, содержащейся в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (например формах N СЗВ-К, N СЗИ-5, утвержденных постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п), поскольку при заполнении этих форм для подтверждения периода работы гражданина до его регистрации в качестве застрахованного лица должны были учитываться данные, содержащиеся в трудовой книжке и других документах, подтверждающих трудовой стаж гражданина, а после его регистрации - в документах об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемых в установленном порядке территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п.п. 6, 34 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555). Специалисты в области трудового права в юридической литературе на протяжении ряда лет высказывают аналогичную точку зрения*(1).
Правила заполнения в дубликате трудовой книжки сведений о стаже работы у предыдущих работодателей установлены п. 7.2 Инструкции и п. 32 Правил. На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации на основании только информации, содержащейся в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, работодатель вправе внести в графу 3 в раздел "Сведения о работе" лишь запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Сведения об отдельных периодах работы до устройства на работу к данному работодателю на основании сведений, содержащихся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5), по нашему мнению, внести невозможно, так как необходимая для этого информация в ней отсутствует. Начало и конец периодов уплаты страховых взносов, а также других периодов, включаемых в трудовой стаж, подтвержденных выпиской, нельзя рассматривать как начало и окончание отдельных периодов работы. Если иных документов (например архивных справок, копий приказов (распоряжений) прежних работодателей) нет, то в рассматриваемой ситуации нет оснований вносить сведения о соответствующих периодах работы. Поэтому после того, как сведения об общем стаже работы внесены, далее, на наш взгляд, следует внести сведения о работе у данного работодателя.
Отметим, что найти какие-либо официальные разъяснения государственных органов по данному вопросу, а также судебную практику нам не удалось. В связи с этим рекомендуем обратиться в Роструд за получением официальных разъяснений по данному вопросу по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, 1) либо через общественную приемную на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Штукатурова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

4 апреля 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) "Оформляем дубликат трудовой книжки" Т.Ю. Комиссарова, "Отдел кадров коммерческой организации", N 6, июнь 2013 г.; "Выдаем работнику дубликат трудовой книжки" В.П. Ющин, "Отдел кадров коммерческой организации", N 12, декабрь 2009 г.; "Потеряли трудовую - оформим дубликат" С. Щигарев, "Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2009 г.; "Если работник потерял трудовую книжку" В.В. Аскарова, "Отдел кадров", N 1, июль 2008 г.; "Массовая утеря трудовых книжек по вине работодателя: проблемы и последствия" В.В. Архипов, "Адвокат", N 8, август 2006 г.

Аватар пользователя ДГ

Посмотрите прилагаемые файлы, там расписана процедура оформления дубликата трудовой книжки.

В вашем случае, если бывшая работница просит внести записи о работе конкретно на вашем предприятии, думаю вполне возможно это сделать, но записи следует датировать реальными числами их внесения.

Полагаю так.

Приложенные файлы: 
Аватар пользователя Бустер

Уважаемая Анна, глупостями называйте свои ответы.

Мы делали на предприятии уже так неоднократно. А по поводу ГПД,сотрудник сам может сообщить эту инфу, где и как он работал. А справки ходить собирать это долго и не всегда результативно. Возможно многих организаций уже и не сущестует, поэтому данные из ПФР как один из вариантов восстановления записей в трудовой книжке.

Аватар пользователя Василиса Иванова

Коллеги, всем-всем огромное спасибо за помощь. Каждая информация для меня по-своему важна.

Аватар пользователя Мазухина_Анна

Мы делали на предприятии уже так неоднократно.

Как интересно. И что вы писали в графе "основание" при внесении записей о приеме и увольнении, переводе? Или сами из воздуха номера приказов сочиняли?

А по поводу ГПД,сотрудник сам может сообщить эту инфу, где и как он работал.

А может и не сообщить.

А справки ходить собирать это долго и не всегда результативно. Возможно многих организаций уже и не сущестует, поэтому данные из ПФР как один из вариантов восстановления записей в трудовой книжке.

Повторяю - ваш способ незаконен. Как только вы сможете аргументировать при помощи хотя бы одного нормативно-правового акта его правомерность - я тут же назову приведенный "мой ответ" глупостью. До тех пор - глупостью будут ваши рекомендации.

Аватар пользователя Челентано

Вы последний работодатель, вам и оформлять дубликат...)))

Аватар пользователя Inga4540

Для оформления дубликата трудовой книжки работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).