Как правильно сформировать архив личных дел уволившихся сотрудников?

Valusha_svetlaya | 25.06.2019 08:58
Аватар пользователя Valusha_svetlaya

Коллеги, добрый день!

Подскажите пожалуйста, как правильно сформировать архив личных дел  уволившихся сотрудников?

Копии ведь нельзя сейчас хранить в л/деле, что должно быть в личном деле для архива?

 

Форум: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1

Аватар пользователя АллаИвановна

Тоже очень интересна данная тема)

Аватар пользователя Valusha_svetlaya

что то все молчат sad

Аватар пользователя АллаИвановна

Valusha_svetlaya пишет:

что то все молчат sad

подождем, может кто-то ответит)

Аватар пользователя sankold

Личные дела ведут не все организации, так как не для всех они обязательны. Может потому молчат. Соотвественно, что там находится - определяется локальным актом организации. Срок хранения  - 50 лет. Их можно сшить вместе в один том, либо хранить каждое в отдельности.

Аватар пользователя Valusha_svetlaya

спасибо, но не совсем понятен ответ) что именно сшивать ? что хранится в личном деле?

Аватар пользователя sankold

Так я же ответила - смотрите свои локальные акты, если они у Вас есть. Если нет - принимаете и решаете, что там хранить. Например, трудовой договор, доп. соглашения, характериститки, документы по аттестации и т.д. Мы копии убираем, не сшиваем их. Если Вы не знаете, что же положить в личное дело - значит не так много у Вас документации, может и не стоит вести личные дела? Хранить отдельно трудовые договоры и все...

Аватар пользователя Самоцвет

Вам обязательно нужно хранить: трудовые договоры, приказы (прием, переводы, увольнения), отпуска без сохранения, Т-2. а также документы по начислению зарплаты: это приказы о премировании и различных доплатах (надбавках), бухгалтерские расчетные ведомости и документы по выплатам зарплаты. Данный пакет документов примет государственный архив, если организация будет ликвидироваться и не будет правопреемника. При этом гос.архивы очень не охотно сейчас принимают документы. Нужно предоставить кучу справок. Услуга эта платная. И возьмут только в случае ликвидации организации.

Думаю, по этому же принципу и у себя надо архив создавать. На папках указывать сроки хранения и дату окончания трудовых отношений.

Аватар пользователя Valusha_svetlaya

Я вас очень Благодарю, Самоцвет! А как посоветуете сшивать личное дело уволенного? Т - 2 отдельно лучше? или все доки на работника в личное дело и сшить?

Аватар пользователя Самоцвет

Все документы в отдельные папки. Доки на работника какие? Личные копии - уничтожить. Трудовые договоры, приказы, Т-2 и прочее - в разные папки сшить.

Аватар пользователя Valusha_svetlaya

то есть, как такового личного дела не будет? трудовые отдельно сшиваем, приказы отдельно на отпуска, прием, увольнение ? и отдельно Т - 2 ?

Просто, я думала сшить трудовой, все приказы , касающиеся работника копии

Аватар пользователя Самоцвет

Нет, личных дел у Вас не будет. будут папки с документами различного характера по годам. На каждый вид документа и каждый год своя папка.

Аватар пользователя Valusha_svetlaya

прошу прощения за дотошность, а заявления на отпуск или прием, увольнение отдельно сшивать? 

Аватар пользователя Самоцвет

[quote=Valusha_svetlaya]

прошу прощения за дотошность, а заявления на отпуск или прием, увольнение отдельно сшивать? 

Вообще их в архиве не хранят. Но если хотите, то да, в отдельную папку, по годам

Аватар пользователя Inga4540

Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры,
личные карточки сотрудников, лицевые карточки,
счета работников)
75 лет**
50 лет (75 лет – если оформлены
до 2003 года)*, **
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет – если оформлены
до 2003 года)*, **
Стр. 656 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных
условиях труда – 75 лет)
5 лет (при тяжелых и опасных
условиях труда – 50 лет; 75 лет –
если оформлены до 2003 года)*
Стр. 586 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Графики предоставления отпусков 1 год Стр. 693 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним:
– по месту разработки или утверждения Постоянно Стр. 71 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
– в других организациях 3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников
(трудовые книжки, дипломы, аттестаты,
удостоверения, свидетельства)
До востребования
(невостребованные – 75 лет)
До востребования
(невостребованные – 50 лет; 75 лет
– если оформлены до 2003 года)*
Стр. 664 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания,
отчеты, переписка), о командировании работников
5 лет (по долгосрочным
зарубежным командировкам – 10
лет)**
Стр. 669 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Вид документа Срок хранения Основание
Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из
командировки (для
командированных в районы
Крайнего Севера и приравненных
к ним местностям – 75 лет)
5 лет после возвращения из
командировки (для
командированных в районы
Крайнего Севера и приравненных
к ним местностям – 50 лет; 75 лет –
если оформлены до 2003 года)*
Стр. 668 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве 45 лет Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК РФ
Документы по ККТ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на
бумажном носителе
П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 №
54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы,
подтверждающие проведение денежных расчетов с
покупателями
5 лет после отчетного года Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 №
402-ФЗ
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом
Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, должны быть приведены
в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То
есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться
75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня
создания.
** Часть документов нужно хранить постоянно.

Аватар пользователя Самоцвет

Этот документ противоречит закону о персональных данных. Это первое. Второе - в первом посте я написала какие документы берут на хранение гос.архивы. В своих архивах, если позволяют возможности, Вы можете хранить и семейные фото работников, при наличии их согласия.

Аватар пользователя Inga4540

Самоцвет пишет:

Этот документ противоречит закону о персональных данных. Это первое. Второе - в первом посте я написала какие документы берут на хранение гос.архивы. В своих архивах, если позволяют возможности, Вы можете хранить и семейные фото работников, при наличии их согласия.

простите в каком месте этот документ противоречит персональным данным?
Аватар пользователя Самоцвет

Изюыточное хранение персональных данных. Сейчас надзорные органы не разрешают хранить копии документов работающих сотрудников. Обязывают уничтожать, включая данные в программных комплексах.

Аватар пользователя Inga4540

Самоцвет пишет:

Изюыточное хранение персональных данных. Сейчас надзорные органы не разрешают хранить копии документов работающих сотрудников. Обязывают уничтожать, включая данные в программных комплексах.

а где вы увидели в перечне личные доки????
Аватар пользователя Самоцвет

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

Самоцвет пишет:

Изюыточное хранение персональных данных. Сейчас надзорные органы не разрешают хранить копии документов работающих сотрудников. Обязывают уничтожать, включая данные в программных комплексах.

а где вы увидели в перечне личные доки????

[/quote]

Аватар пользователя Inga4540

Да и особых репрессий я не узрела от фискалов, с каждого работника взята подписака о том, что они не против хранения и использования в процессе трудовой деятельности копий документов... Как то так....

Аватар пользователя Самоцвет

Не у всех такой положительный опыт, как у Вас. Я сталкивалась с уже описанным выше. И не только я.

Да и особых репрессий я не узрела от фискалов, с каждого работника взята подписака о том, что они не против хранения и использования в процессе трудовой деятельности копий документов... Как то так....

[/quote]

Аватар пользователя Inga4540

Самоцвет пишет:

Не у всех такой положительный опыт, как у Вас. Я сталкивалась с уже описанным выше. И не только я.

и каковы последствия?

[/quote]

Аватар пользователя Самоцвет

Вам заняться нечем? Почитайте, я выше писала.

Самоцвет пишет:

Не у всех такой положительный опыт, как у Вас. Я сталкивалась с уже описанным выше. И не только я.

и каковы последствия?

[/quote]

[/quote]

Аватар пользователя Inga4540

Самоцвет пишет:

Вам заняться нечем? Почитайте, я выше писала.

 

Зачем же грубить? Вы сталкивались с ситуацией по хранению копий личных доков, вопрос был каковы последствия? Если их не было, то, значит, хранить не хранить, выеденного яйца не стоит, если они были, то озвучьте, и всем будет счастье.

 

[/quote]

[/quote]