Изменение фамилии

Ольга С. | 26.05.2009 13:17
Аватар пользователя Ольга С.

Добрый день!

Пожалуйста, подскажите.

Девушка вышла замуж, соответственно изменила фамилию. Как это отразить в паспорте понятно, а что делать с ТД и Личным делом??? И если можно укажите на что ссылаться (закон).

Большое, спасибо.

Форум: 


Аватар пользователя Rhapsody

1. паспорт вы не имеете права трогать, этим занимается ОУФМС (вообщем ведомственные органы)

2. Изменения фамилии в трудовой книжке, делается на основании паспорта, и заявления, или свидетельства о браке (изменение фамилии там указано)

на форуме есть образцы - изменений в т. к.

 

 

 

Аватар пользователя Ольга С.

 Простите ошиблась. Паспорт -Трудовая книжка, в ней все понятно. А как быть с Трудовым Договором?

Аватар пользователя Маринушка

Заявление от работника на внесение изменений в персональные данные, приказ, допсоглашение, Т-2, Трудовая и т.д.

Аватар пользователя Rhapsody

Работница изменила фамилию: как правильно внести изменения в кадровую документацию?

Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

  

РАБОТНИК МЕНЯЕТ ФАМИЛИЮ:

КАК ОФОРМИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В

КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТАХ

 

«Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»

 

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст.3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа - «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

 

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

- изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

- указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

- ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

См. методичку по ведению трудовых книжек>>

 

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной  чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от  10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Аватар пользователя gurskas89

Доброго всем времени суток, а есть у кого-нибудь образец приказа  о внесении изменений в документы? 

Аватар пользователя Этника

Пример №1.

(полное наименование работодателя)

ПРИКАЗ №___

г. __________________ «__»_________________20__г.
(город, место составления) (дата составления приказа)

о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные

(фамилия, имя, отчество работника)

В связи с изменением работника
(фамилии, имени, отчества, даты рождения) (фамилия, имя, отчество работника)

с на
(прежние персональные данные работника) (новые персональные данные работника)

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные работника
Табельный номер

(фамилия, имя, отчество работника)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
,
(структурное подразделение)
а именно изменить в данных документах: ______________________________________
(фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные)
на новые.

Основание:

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить

(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель организации
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен “ ” 20 г.
(личная подпись)

Пример №2.

Общество с ограниченной ответственностью «Ёлочка»
(полное наименование работодателя)

ПРИКАЗ №55

г. Волгоград «15» марта 2008г.
(город, место составления) (дата составления приказа)

о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные
Ивановой Инги Ивановны
(фамилия, имя, отчество работника)

В связи с изменением фамилии работника Ивановой И.И.
(фамилии, имени, отчества, даты рождения) (фамилия, инициалы работника)

с Иванова на Петрова
(прежние персональные данные работника) (новые персональные данные работника)

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные работника
Ивановой Инги Ивановны Табельный номер
25
(фамилия, имя, отчество работника)

кассира
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
бухгалтерии,
(структурное подразделение)
а именно изменить в данных документах: фамилию, паспортные данные на новые.
(фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные)

Основание: свидетельство о заключении брака I-РК №607974 от 05.03.2008г.,
паспорт серии 1804 № 333515, выдан 15.03.2008г. Кировским РОВД г.Волгограда

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить
Начальнику отдела кадров Семенову Семену Семеновичу
(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить
Главному бухгалтеру Борисову Борису Борисовичу
(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель организации Генеральный директор Алексеев Алексеев А.А.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Петрова “ 15 ” марта 20 08 г.
(личная подпись)

Пример №3.

Общество с ограниченной ответственностью «Ёлочка»
(полное наименование работодателя)

ПРИКАЗ №55

г. Волгоград «20» марта 2008г.
(город, место составления) (дата составления приказа)

о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные
Кочерговой Баррикады Родриговны
(фамилия, имя, отчество работника)

В связи с изменением имени работника Кочерговой Б.Р.
(фамилии, имени, отчества, даты рождения) (фамилия, инициалы работника)

с Баррикада на Белла
(прежние персональные данные работника) (новые персональные данные работника)

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные работника
Кочерговой Баррикады Родриговны Табельный номер
52
(фамилия, имя, отчество работника)

кассира
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
бухгалтерии,
(структурное подразделение)

Основание: свидетельство об изменении имени I-РК №607974 от 05.03.2008г.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить
Начальнику отдела кадров Семенову Семену Семеновичу
(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить
Главному бухгалтеру Борисову Борису Борисовичу
(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель организации Генеральный директор Алексеев Алексеев А.А.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Кочергова “ 20 ” марта 20 08 г.
(личная подпись)

Аватар пользователя gurskas89

 Огромное Вам спасибо!!!