Инстранец получил вид на жительство

Здравствуйте.  У нас в компании оформлена гражданка Украины, в данный момент получившая вид на жительство. Сейчас находится в отпуске, возможно у себя на родине. В связи с этим у меня есть ряд вопросов.

1.Какие мои действия в связи с получением ею вида на жительство ?(в данный момент она оформлена по срочному ТД.)

2. Если она уезжала на родину, надо было сообщать в ФМС о ее отъезде? Я не уверена , что это было сделано , т.к. я еще не работала в этой компании.  Что делать в случае, если она не была снята с учета, в связи с отъездом.

Помогите пожалуйста, я уже весь интернет перелопатила, ничего найти не могу.