Хранение трудовых договоров и литеры к приказам
dolmatinka
| 07.10.2009 12:16
Добрый день, пришла в новую компанию, здесь трудовые договора храняться вместе с лк Т-2 и копиями документов,без журнала регистрации. Мне бы для удобства было бы лучше,чтоб трудовые договора хранились отдельно и визировались в журнале регистрации.Скажите,есть ли нормы,обязывающие трудовые договора хранить таким образом?чтобы на них ссылаться,в противном случае, менеджер уже работающий здесь, отказывается от этого. И еще приказы по личному составу и отпуску ведуться каждый в своей нумерации,но без литер лс и о. Обязывает ли нас закон ставить эти литеры? я почему-то нигде не смогла найти этого.Заранее благодарю за ответ.
Форум:
Посмотрите литературу по ведению документов кадрового делопроизводства. А как вы вели кадровую документацию на прежнем месте работы?
смотрела,но ничего не нашла.Мы вели трудовые договора отдельно,с журналами и литеры лс и о делили приказы,но данному менеджеру нужны законные основания этого,я нигде не могу найти,что стоит вести именно так,хотя разумом понимаю,что это правильно и упорядочено
Посмотрите ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации...." п.3.12.
Я самодеятельно (не без здравого смысла) делаю такие литеры: увольнение - 1у, приём- 1п, отпуск-1о, перевод - 1 пр, командировка - 1к. Мне удобно, храню в разных папках-делах.
Вообще-то по правилам ведения кадрового делопроизводства, приказы деляться по срокам хрения- 75 лет, 5 лет, 3 года. Так вот со сроком хранения (прием, увольнение, переводы...) как правило, приказы по личному составу-с индексом "л/с" или "к", приказы со сроком хранения 5 лет- отпуска с индексом "О", приказы по командировкам-"Км" и т.д. по соновной деятельности "ОД", распоряжения "Р".... и регистрируются соответственно по журналам с этими инексами. Для меня бы 1у,1п-было бы очень неудобно, да и слишком нагромождено. Но до того как вы их будете применять, нужно издать приказ или распоряжение о ведении кадрового делопроизводства на предприятии с применением этих индексов, ну уж и если сосвсем грамотно, то и номенклатуру дел утвердить.
Но вообщем это необязательно,если я правильно понимаю? то есть мне просто придется убеждать менеджера,что так удобней,хотя ей и так удобно,без литер,как она утверждат.а вводить эти литеры с нового года или можно с даты положения о ведении кадрового делопроизводства?а что по трудовым договорам?
Я делала, когда я пришла, а вы можете с нового года, как решите. Трудовые договора я регистрирую в отделном журнале регистрации Трудовых договоров на каждый календарный год (веду в эл. виде) по окончанию года распечатываю, подписываю ставлю печать и подшиваю к приказам по ЛС вместе с регистрацие йприказов за год. Мне так удобно и всем, пришли регистрацию открыли и все нашли. ТД я храню в ЛД на каждого сотрудника
Понятно,ну спасибо за ответы, если что-то узнаете о законных введениях,буду благодарна
В соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" Т-2 хранятся отдельно от Трудовых договоров. Там же есть пункт о сроке хранения журнала регистрации ТД. (Смотрите сразу раздел 8 - кадровое обеспечение, там про все документы расписано для кадровой службы).
По поводу остальных вопросов делопроизводства вам нужно будет перелопатить ГОСТы:
1. ГОСТ Р 6.30-2003
2. ГОСТ Р 51141-98
3. ГОСТ 6.10.1-88
Ну и вообще, в унифицированных формах, например, о приеме на работу, в той же Т-2, есть поле для номера договора. Или, например, при составлении доп соглашения - пишется дополнительное соглашение №1 к трудовому договору №24 от17.08.2006... а иначе как идентифицировать договор с сотрудником, на что ссылку делать??? Если сотрудника 2 в фирме - Вася и Петя, то конечно все просто. А если большой штат - то голова сломается разбираться в ненумерованных договорах.
Копии документов сотрудника вообще хранить не стоит, только разве что об образовании, на мой взгляд это противоречит законодательству о персональных данных. Все данные работника записываются в Т-2!
Я не согласна, есть перечень документов, котрые по ТК ( ст. 65) должны сдаваться при устройстве на работу, т.к. Т-2 заполняется по этим документам, поэтому их копии хранить в личном деле, который в свою очередь храниться 75 лет.
Работник своей подписью заверяет соответствие своих персональных данных, которые работник ОК переписывает из подлинников, в Т-2.
Помню, где-то читала, что хранение копий паспорта итп является незаконным, к сожалению, сейчас не нашла, где.
Более того, пока читала различные методические рекомендации по ведению личных дел, ни разу не встретила "копии документов, удостоверяющих личность", только копии дипломов были.
Разве что если каким-нибудь положением утвердить необходимость нахождения таких документов в ЛД, то тогда пойдет. Но при посещении отдела кадров инспекцией, я бы не стала афишировать их - мало ли что им в голову взбредет.
Вот замечательно, спасибо большое. а теперь по поводу Т-2, спорю с сотрудницей,она не хочет ставить подписи сотрудника на второй странице,говорит это только для тех,для кого заполняется военно-учетный стол.а я ей говорю,что здесь сотрудник расписывается за все данные.есть ссылки,где это узаконнено,чтобы дать ей почитать?
Напишите не военнообязанная и пусть подписывает! Есть такие !
А в нашей организации все приказы делятся на ОД и К.Конечно приказы пятилетки лежат отдельно от приказов 75 летнего хранения.Но вообще то насколько мне известно в перечне обязательных док-ов указаны сроки и где то я читала, что присвоение литера -дело сугубо внутреорганизационное.
Так как регистрирую я все кадровые приказы в одном журнале, все приказы у меня с литером "К", нумерация сплошная.
Конечно когда в архив списываю,немножко коряво получается,потому что приказы в папке 75 летнего хранения и пятилетке как бы не попорядку лежат.
Но так заведено. И мне это удобно.Запретов на такое ведение нигде не встречала
А не удобней ли вам было бы, вести отдельно и журналы и хранить приказы,и у каждых своя нумерция.мне кажется так и порядка больше и искать легче,в случае чего