График Отпусков, КАК?

"Зарплата", 2007, N 12

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

Декабрь - время составления графика отпусков на следующий год. В статье мы расскажем, на что нужно обратить внимание и какие нюансы учитывать, оформляя этот документ.

Согласно ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Что же представляет собой этот документ? Рассмотрим данный вопрос подробно.

Что такое график отпусков

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений организации по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

График отпусков, наряду с приказом об их предоставлении и табелем учета рабочего времени, может рассматриваться как основание для предоставления и оплаты отпусков. Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность до 90 суток. Должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Чье мнение необходимо учесть

При составлении графика отпусков необходимо учесть интересы всех сторон трудового договора. Во-первых, мнение работодателя, которое формируется исходя из финансовых и производственных возможностей компании. Во-вторых, пожелания работника. Кроме того, если на предприятии функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение (в поддержку работника) также должно быть принято во внимание при составлении графика (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Форма документа

Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Документу присвоен код 0284021/8 в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В соответствии со ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (с указанием сроков хранения), утвержденного Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

Когда составляют график

График отпусков формируется на один календарный год. Этим занимается специалист кадровой службы по представлению руководителей подразделений предприятия. Документ подписывает начальник кадровой службы и не позднее чем за две недели до наступления календарного года утверждает руководитель организации (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2008 г. должен быть составлен каждой организацией не позднее 17 декабря 2007 г.

Отпуск в удобное для работника время

При составлении графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Эти категории приводятся в таблице (смотрите ниже).

В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:

- имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;

- воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;

- отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Таблица. Категории работников, которым предоставляются

отпуска в удобное для них время

Нужно ли равномерно распределять отпуска

Отпуска работников распределяются в графике по очередности их предоставления с января по декабрь. При этом трудовое законодательство не обязывает работодателя распределять отпуска равномерно. Если работодатель заинтересован в этом, он может самостоятельно определить порядок и установить, что в течение каждого месяца в отпуске должно находиться 8,33% всего состава работников (100% штата : 12 мес.).

Пример 1. В ООО "Дормаш" работает 500 человек. Как равномерно распределить очередность предоставления отпусков работникам?

Решение. Каждый месяц в отпуск должны уходить примерно 42 человека (500 чел. : 12 мес.).

На практике в таком равномерном распределении отпусков для всего штатного состава организации необходимости не возникает. Как правило, важно соблюдать равномерность ухода в отпуск работников одной профессии, одного подразделения, участка, отдела, особенно если работа организована по сменам.

Составляем и оформляем

Перейдем непосредственно к составлению графика. Этому предшествует подготовительная работа.

Подготовка к составлению графика

Подготовку к составлению графика отпусков лучше начать заранее. Ведь общий график складывается из обработки информации по каждому работнику, у которого есть своя "отпускная история".

В первую очередь сотрудник отдела кадров должен определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году. Этот показатель зависит от даты начала работы, сдвига рабочего года в связи с использованием отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года, полноты использования отпусков за прошлые периоды. Далее необходимо выяснить, есть ли у работника право на льготы по выбору времени отпуска.

Данные по каждому сотруднику подразделения следует представить его руководителю. Тот в свою очередь доводит их до своих работников и выясняет предпочтения последних о желаемом времени ухода в отпуск, планах разделить отпуск на части, продолжительности каждой части отдыха. Информацию о правах и пожеланиях сотрудников по поводу отпуска можно представить в виде таблицы. Ее образец приведен на с. 111.

Образец ведомости планирования отпусков

    ООО "Подмосковные вечера"

        Юридический отдел

                                          Ведомость планирования отпусков на 2008 год

    Начальник юридического отдела          Грибов      Г.Ю. Грибов

    10.12.2007

    Получено отделом кадров 10.12.2007

    Инспектор ОК                         Василькова    В.В. Василькова

Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по профессиям (должностям) и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания сотрудников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами (коллективным договором) или негласно принятым в коллективе, например по старшинству.

Пример 2. В юридическом отделе по штату две единицы старших специалистов, три специалиста и один помощник специалиста. Как распределить отпуска между ними?

Решение. Очевидно, что оба старших специалиста не могут отсутствовать одновременно. Значит, начало их отпусков следует разнести по времени и проследить, чтобы периоды отдыха не накладывались один на другой, а шли последовательно. В графике первой появится запись о датах начала/окончания отпуска льготника, а затем (с корректировкой пожеланий) запись об отпуске второго старшего специалиста.

После проведения подготовительной работы можно приступать к заполнению графика отпусков. Как заполнять ту или иную графу, зависит от ситуации. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Работники уходят в отпуск в обычном режиме

В графике отпусков обычно указывают конкретную дату начала отдыха работника. Если же в документе отмечены только месяцы, на которые приходятся отпуска, в преддверии отпуска работник должен подать заявление о его предоставлении с указанием даты начала и продолжительности.

При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. В графе 7 "Отпуск/дата/фактическая" указывают дату фактического ухода в отпуск.

Чтобы в течение года графиком отпусков было удобно пользоваться, заполнять его лучше в хронологической последовательности. То есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск в начале января, и т.д. Отпуск работника может быть разделен на части и предоставлен в разные месяцы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В такой ситуации фамилию сотрудника нужно указывать в графике отпусков несколько раз.

Если отпуск перенесен

В случае переноса отпуска работника на другое время в график необходимо внести изменения. Однако это возможно только с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании заявления работника, составленного в произвольной форме. В этом случае заполняются графы 8 и 9 таблицы. В них указывают основание для перенесения отпуска и его предполагаемую дату.

Графа 10 "Примечание" заполняется в ситуации, когда отпуск сотрудника был перенесен по инициативе работодателя и для этого есть объективные причины. А именно:

- если отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

- если возникла необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Любое изменение в графике отпусков должно быть обоснованно и документировано. Руководитель организации издает приказ или распоряжение о переносе отпуска или отзыве из него, а работник дает на это письменное согласие <1>.

--------------------------------

<1> Подробнее о документальном оформлении переноса отпуска, а также отзыва сотрудника из него читайте в статье "Если отпуск не состоялся..." // Зарплата, 2007, N 7. - Примеч. ред.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала за более ранний рабочий период, затем за более поздний). В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Кроме того, работник может пойти в отпуск, предоставленный за прошлый период, и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).

Информируем об отпуске

В унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников. Тем не менее работники могут быть ознакомлены с документом, хотя в трудовом законодательстве такая обязанность не прописана. Каким образом?

Знакомим с графиком

Работодатель вправе решать, знакомить ли с утвержденным документом каждого сотрудника и каким образом. Подойдет любой способ ознакомления с графиком. Например, можно вывесить его на информационном стенде или внести дополнительную графу в форму N Т-7.

Подобные действия возможны на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Главное, чтобы изменения были оформлены организационными документами, например приказом руководителя.

В "шапке" этой дополнительной графы (столбца) можно дать следующие формулировки:

- с графиком ознакомлен (дата, подпись работника);

- о дате начала отпуска извещен (дата, подпись работника).

Образец приказа о внесении изменений в форму "График отпусков" смотрите ниже.

Образец приказа о внесении изменений

в форму "График отпусков"

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                       ООО "Сосновый бор"                       │

│                   --------------------------                   │

│                   (наименование организации)                   │

│                                                                │

│                        Приказ N 254-орг                        │

│         О внесении изменений в форму "График отпусков"         │

│                                                                │

│г. Тверь                                      10 декабря 2007 г.│

│                                                                │

│  Для   ознакомления  сотрудников  ООО "Семирамида"  с  графиком│

│отпусков                                                        │

│                                                                │

│  Приказываю:                                                   │

│  1. Ввести  в  унифицированную  форму  N Т-7  "График отпусков"│

│дополнительную графу "С графиком ознакомлен/дата/подпись".      │

│  2. Менеджеру  по работе с  персоналом  Боровик Ольге Денисовне│

│внести  изменения в  форму "График отпусков" и  составить график│

│отпусков на 2008 г. с учетом изменений.                         │

│  3. Секретарю  Лисичкиной  Анжеле  Петровне   ознакомить   всех│

│сотрудников с графиком отпусков на 2008 г. под роспись.         │

│  4. Контроль  исполнения   приказа  возложить  на   заместителя│

│генерального  директора  по  общим  вопросам  Земляникина Федора│

│Терентьевича.                                                   │

│                                                                │

│  Генеральный директор                                          │

│  ООО "Сосновый бор"          Малиновский       О.А. Малиновский│

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пример 3. В ООО "Сосновый бор" работает 11 человек. Специалисту кадровой службы необходимо составлять каждый год график отпусков и заполнять его в течение этого периода. Как он должен оформить документ?

Решение. Рассмотрим пример заполнения графика на 2007 г. Работники Ф.Т. Земляникин, Р.М. Шишкина, А.П. Клюквина и А.П. Лисичкина решили отгулять отпуск в два этапа. Поэтому их фамилии вписаны в график дважды, по мере ухода. При этом А.П. Лисичкина значится только один раз. Вторая половина отпуска у нее переносится на 2008 г., поэтому в графике на 2007-й она отмечена не будет. Е.В. Листьева попросила перенести отпуск из-за болезни, а К.С. Груздев - по семейным обстоятельствам. В графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 - основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 - дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Работники О.А. Малиновский, А.П. Клюквина и П.И. Сыроежкина не смогли уйти в отпуск вовремя в связи с производственной необходимостью. Поэтому напротив их фамилий заполняются не только графы 8 и 9, но и 10. Обратите внимание: П.И. Сыроежкина запланировала новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.

На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. График отпусков утвержден руководителем за две недели до начала календарного года, но поскольку 19 декабря 2006 г. была суббота, подписан он был 18 декабря. Дополнительные графы, например для подписи сотрудников, в документ не добавляли, так как в ООО "Сосновый бор" график отпусков вывешивают на информационном стенде.

Составленный на основании данных примера график отпусков приведен на с. 118.

Унифицированная форма N Т-7

                                                         ┌───────┐

                                                         │  Код  │

                                                         ├───────┤

                                           Форма по ОКУД │0301020│

               ООО "Сосновый бор"                        ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │       │

            наименование организации                     └───────┘

                                                                           УТВЕРЖДАЮ

Мнение выборного профсоюзного                                                           генеральный

органа                                                                                   директор

от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено    ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель ------------------

                                         │  Номер  │    Дата   │ На  │                 должность

                                         │документа│составления│ год │ Малиновский   О.А. Малиновский

                                         ├─────────┼───────────┼─────┤ ----------- -------------------

                         ГРАФИК ОТПУСКОВ │    4    │ 18.12.2006│ 2007│    личная   расшифровка подписи

                                         └─────────┴───────────┴─────┘   подпись

                                                                              17   декабря   07

                                                                             "--" -------- 20-- г.

                           Менеджер

                           по работе

Руководитель кадровой    с персоналом  Боровик     О.Д. Боровик

службы                   ------------ -------- --------------------

                          должность    личная   расшифровка подписи

                                       подпись

Предупреждаем накануне отпуска

Ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за две недели. Ниже приведена форма уведомления работника о наступающем отпуске.

Образец уведомления об отпуске

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                          ООО "Кокос"                           │

│                  173000, г. Великий Новгород,                  │

│                  ул. Федоровский ручей, д. 20                  │

│                                                                │

│Исх. N 181/12                                                   │

│от 11 декабря 2007 г.                                           │

│                                                                │

│                  Уважаемая Татьяна Елисеевна!                  │

│                                                                │

│  Напоминаем   Вам,   что   дата   начала   Вашего    ежегодного│

│оплачиваемого отпуска - 25 декабря 2007 г.                      │

│                                                                │

│Ведущий менеджер                  Носова             К.Л. Носова│

│по работе с персоналом                                          │

│                                                                │

│О дате начала отпуска извещена                                  │

│                                                                │

│11.12.2007                       Колядкина        Т.Е. Колядкина│

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

И.А.Гаврикова

Старший научный редактор

журнала "Зарплата"

Подписано в печать

14.11.2007