формирование личного дела

NANETKA | 03.07.2009 08:09
Аватар пользователя NANETKA

 Подскажите как быть: в нашей организации кадровое дело особо не велось, кроме приказов ничего нет. Начала формировать личные дела и незнаю нужно ли туда вносить личный листок по учету кадров и автобиографию. И вообще какие есть требования к ведению личных дел? Может кто-то уже сталкивался с проверкой и знает на практике.  Заранее благодарна

формирование личного дела работника

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Этника

Вы работаете в государственной организации?

 

 

Личное дело только там обязательно вести, коммерческим организациям досточно карточки по форме Т2, поэтому проверку то, как вы ведёте личные дела, не заинтересует.

Аватар пользователя NANETKA

 Вы уверены, просто мне сказали что все-равно это проверять будут, несмотря не не что.

И спасибо за ответ

Аватар пользователя Этника

Уверена.

Аватар пользователя NANETKA

 А может вы подскажете какие вообще нужны доки для коммерческой организации. Штат 100 человек. Заранее благодарна.

Аватар пользователя Этника

 

Справка

об ответственности за нарушения трудового законодательства

 

В августе вступили в силу поправки в Кодекс РФ об административных правонарушениях. Они ужесточили наказание за нарушения трудового законодательства - вплоть до приостановки деятельности фирмы.

 

Какие кадровые документы составлять необходимо

 

Прежде всего, необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу.

 

Перечень кадровых документов

№ п/п

Наименование

кадрового документа

Ссылка

на законодательство

В каких случаях оформляется

1

Правила внутреннего распорядка

Статья 189 Трудового кодекса РФ

Во всех случаях - обязательно

2

Штатное расписание 

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1

Во всех случаях - обязательно

3

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Во всех случаях - обязательно

4

Должностные   инструкции   

Единый тарифно-квалификационный справочник

Обязательны,   если    должностные обязанности не отрегулированы  в трудовых договорах

5

Положение    о    персональных данных работников            

Статья 86 Трудового кодекса РФ 

Во всех случаях - обязательно

6

Положение об оплате   труда премировании и   материальном стимулировании работников    

Раздел VI Трудового кодекса РФ 

Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах

7

Инструкции по охране труда по профессиям 

Раздел X Трудового кодекса РФ  

Во всех случаях - обязательно

8

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел X Трудового кодекса РФ  

(как решение вопроса – с лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)

9

График отпусков

Статья 123 ТК РФ

Во всех случаях - обязательно

10

Положение о коммерческой тайне

ФЗ «О коммерческой тайне»

Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну

11

Трудовой договор

Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ

Во всех случаях - обязательно

12

Приказ о приеме на работу работника

Статья 68 ТК РФ

Во всех случаях - обязательно

13

Личная карточка работника (Т-2)

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1        

Во всех случаях – обязательно

14

Трудовая книжка

Статья 66 ТК РФ

Обязательна, если работник оформлен как по основному месту работы

 

15

Договор о полной материальной ответственности

Приложения N 2   и   N   4   к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85        

Обязательны при установлении полной материальной ответственности

16

Приказ о предоставлении отпуска работнику                 

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1        

Во всех случаях - обязательно

17

Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты                 

Статья 128

Во всех случаях - обязательно

18

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1        

Во всех случаях - обязательно

19

График сменности (при наличии сменной работы)

Статья 103 ТК РФ

Обязательно – при наличии сменной работы

 

 

Кто и как проверяет документы по труду

 

Соблюдение норм Трудового кодекса РФ контролируют органы Федеральной инспекции труда (или Рострудинспекция). Государственный инспектор может прийти в офис и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные внутрифирменные положения и приказы.

Однако прежде чем отдавать бумаги на проверку, попросите чиновника предъявить свое удостоверение, а также распоряжение о проверке. Отметим, что у этого распоряжения нет официально утвержденной формы. Составляют его в произвольной форме, а руководитель инспекции подписывает его и заверяет печатью.

 

Какие бывают проверки

 

Все проверки Рострудинспекции можно разделить на четыре вида.

1. Комплексная проверка. Инспектор смотрит, как в организации соблюдается трудовое законодательство в целом.

2. Тематическая проверка касается только каких-то конкретных разделов трудового законодательства (скажем, оплаты труда, времени отдыха, трудового договора).

3. Целевые проверки связаны с жалобами работников или с мероприятиями по расследованию несчастных случаев. То есть в данном случае инспектор ограничится исследованием тех обстоятельств, которые указаны в жалобе. Но если попутно он обнаружит какие-либо иные нарушения закона, целевая проверка вполне может превратиться в комплексную.

4. Контрольную проверку назначают, чтобы убедиться в том, что организация (или предприниматель) исправили все нарушения, которые ранее нашли инспекторы.

При этом комплексные и тематические проверки являются плановыми, а целевые и контрольные - внеплановыми.

 

Сроки проверок

 

Плановые проверки одной и той же фирмы инспекторы вправе проводить не чаще чем раз в два года. Так сказано в п. 4 статьи 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".

Любая ревизия не может продолжаться более одного месяца. Однако в исключительных случаях, связанных с проведением дополнительных экспертиз или с исследованием большого объема материалов, ее срок может быть продлен еще на 30 дней.

 

Какие санкции грозят за нарушения

 

По результатам проверки инспекторы составляют акт и предписания. В предписаниях чиновники перечисляют нарушения, которые фирме необходимо устранить - например, дооформить какие-то документы, восстановить в должности незаконно уволенных граждан, привлечь виновных к ответственности и т.п.

Кроме того, трудовая инспекция составляет протокол об административном правонарушении. Но если допущенные ошибки незначительны и быстро устранены, выносится постановление о прекращении производства по делу. В противном случае чиновники выносят постановление о назначении административного наказания.

Ответственность за нарушение трудового законодательства определена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

При этом хотим обратить ваше внимание: 12 августа 2005 года вступил в силу Федеральный закон от 9 мая 2005 г. N 45-ФЗ, который внес изменения в Кодекс РФ об административных правонарушениях. Согласно поправкам, ответственность за несоблюдение трудового законодательства существенно ужесточилась.

Так, по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 500 до 5000 руб. Кроме того, теперь могут оштрафовать фирму - на сумму от 30 000 до 50.000 руб.

Еще одно неприятное новшество - деятельность организации или предпринимателя, нарушивших трудовое законодательство, может быть приостановлена на срок до 90 суток. Это означает, что нельзя будет отгружать товары, выполнять работы, оказывать услуги (статья 3.12. Кодекса РФ об административных правонарушениях). Конкретное наказание определяет суд.

Административное приостановление деятельности назначается судьей. Однако на основании ходатайства фирмы или ПБОЮЛ это наказание может быть прекращено досрочно, если будут устранены все нарушения, которые повлекли за собой такую крайнюю меру.

 

Инспектор труда обязан предъявить распоряжение

 

Как правило, мероприятия по контролю (надзору) проводятся государственными инспекторами труда на основании распоряжений (приказов) руководителей соответствующих государственных инспекций труда субъектов Российской Федерации органов государственного контроля. Эта норма установлена статьей 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ и в полной мере относится и к органам Федеральной инспекции труда. Форма распоряжения официально не установлена, поэтому каждая государственная инспекция труда разрабатывает ее самостоятельно. Таким образом, появившись в офисе, государственный инспектор труда обязан предъявить распоряжение, а также свое служебное удостоверение руководителю проверяемой организации.

 

Что потребуют трудовые инспекторы в первую очередь

 

В первую очередь инспектор может потребовать представить учредительные документы. Затем объектом пристального внимания чиновника может стать весь массив кадровой документации. И прежде всего документы, которые прямо упоминаются в Трудовом кодексе. Скажем, это трудовой договор, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, трудовые книжки, договоры о полной материальной ответственности (если в организации работают материально ответственные лица). Отсутствие хотя бы одного из перечисленных документов может обернуться значительными неприятностями для работодателя.

Аватар пользователя NANETKA

 Очень вам признательна за такой исчерпывающий ответ

Аватар пользователя Irina-

Спасибо, Олеся! И мне очень пригодился ваш ответ

Аватар пользователя Nadin-ka

 Ответ блестящий :)

А в личное дело можно впихнуть всё, что вообще может пригодиться. Копии паспорта, доков об образовании, инн, спс, заявление на прием, справки (с места учебы, с пред.работы), анкета - абсолютно всё. Бывает, что раз в 5 лет, а бумажка пригодится обязательно. 

Аватар пользователя Начинающий в КДП

Этника, ответ действительно инсчерпывающий!!! Спасибо огромное!! Возьму на заметку !!

Аватар пользователя Silence

Небольшое уточнение. Этника, ФЗ на который ссылаются в статье не действует.

Действует фз № 294-фз. его некоторые положения действуют только с 2010г.