факсимиле в кадровых документах

Olga_, не Вы первая задаетесь таким вопросом :) Но увы...Для сведения:
"Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:
на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
платежные документы;
случаи оформления карточки с образцами подписей;
доверенности;
векселя.
......Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение клише подписи в них запрещено.
Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.
Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже."

Zhenechka wrote:

А ещё через год с факсимиле исчезают все записи.

Серьезно?
интересно поглядеть в глаза приемщикам, которые откроют сейчас документы по накладным (товару)...

Zhenechka, Вы не путаете два разных понятия?

Телефакс - устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети. Телефакс обеспечивает точное воспроизведение графического оригинала средствами печати. Телефакс состоит из:
- сканера, обеспечивающего ввод данных;
- электронного устройства, предназначенного для приема/передачи сигнала адресату;
- принтера, печатающего сообщение. Факсими́льная связь — телекоммуникационная технология передачи изображений электрическими сигналами.
Факсимиле - клише, воспроизводящее подпись официального лица. Документ, подписанный с помощью клише, имеет юридическую силу.

sabrina wrote:

Факсимиле - клише, воспроизводящее подпись официального лица. Документ, подписанный с помощью клише, имеет юридическую силу.

Насколько в курсе - для налоговиков и бухгалтеров по отчетности - факсимиль не имеет юридическую силу

Quote:

факсимиль не имеет юридическую силу

Ессно. Об этом я и выложила цитату на 1 стр. А это всего лишь определение из словаря для Zhenechka.

Подниму тему!

Ничего не изменилось в данном вопросе? тТрнет прошуршала, спорный вопрос, данные все устаревшие....

Бух.говорит,что факсимиле вообще отменили уже ка кгод.

Меня интересует вопрос, можно ли в кадровых доках ставить факсимиле? Все приказы , ТД, ДМО и тд.

Спасибо заранее!

Вопрос: Необходимо ли наличие личной подписи руководителя на первичных кадровых документах, таких как заявления сотрудников, приказы, трудовые договоры и т.д.? Либо достаточно факсимильной подписи?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Нормы трудового законодательства не содержат определения понятия "факсимиле", а также не предусматривают порядок или возможность его применения, в связи с чем вопрос о правомерности использования факсимильной подписи в кадровых документах однозначного ответа не имеет. По нашему мнению, использовать факсимиле при подписании трудового договора с работником не следует, в отношении иных кадровых документов использование факсимиле руководителя при их подписании законодательству не противоречит, однако мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат определения понятия "факсимиле", а также не предусматривают порядок или возможность его применения.
Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
При этом обращаем внимание на то, что трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно. В то же время ТК РФ не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.
Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель (ст. 20 ТК РФ). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (часть шестая ст. 20 ТК РФ).
В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Таким образом, определенный ТК РФ порядок оформления трудового договора устанавливает, что от имени работодателя - юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.
При этом по вопросу применения факсимильной подписи со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку ст. 67 ТК РФ предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи*(1); под "факсимиле" же понимается аналог подписи (смотрите, например, "Подписание документов факсимильной подписью: удобство или неоправданный риск?" (О.В. Гайворонская, "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2010 г.); "Общие правила оформления приема на работу" (Т.В. Шадрина, "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.)).
Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно (смотрите, например, "Факсимильная подпись руководителя организации" (А.В. Петухова, "Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2014 г.)).
Со своей стороны отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем, в силу ст. 16 ТК РФ, возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен. Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12 ноября 2013 г. по делу N 33-10804/2013; апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18 апреля 2013 г. по делу N 33-1055/2013; апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 24 июля 2012 г. N 11-15083)*(2). Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным.
Вместе с тем, по нашему мнению, использовать факсимиле при подписании трудового договора с работником все же не следует. Ведь в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров. Как правило, такими лицами являются заместители руководителя.
Что касается иных кадровых документов (приказов о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку, заявлениях сотрудников), полагаем, что использование факсимиле руководителя при их подписании законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16 мая 2013 г. по делу N 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства. Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение*(3).
В заключение отметим, что если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сафронова Вера

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

29 июля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Определение понятия "подпись" дано в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). В соответствии с пп. 3.2 этого документа подпись - это реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
*(2) При отсутствии доказательств фактического допущения работника к работе с ведома и по поручению работодателя или его представителя суды не признают трудовой договор, подписанный с помощью факсимиле, надлежащим доказательством наличия между сторонами трудовых отношений (смотрите, например, определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 15 июля 2010 г. N 33-17404, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда г. Санкт-Петербурга от 16 декабря 2014 г. по делу N 33-19710/2014).
*(3) По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, "Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?" ("Кадровик.ру", N 1, январь 2012 г.); "Факсимиле: использовать или нет?" (В. Позднякова, "Расчет", N 10, октябрь 2014 г.)).