Что за фокусы - не выдавать трудовые книжки на руки?

Собралась оформлять загранпаспорт. Как известно, ОВИР требует копию трудовой книжки, заверенную по месту работы. Пришла в свой отдел кадров (в одном из самых известных московских государственных вузов) - хотела взять т. книжку, чтобы сделать с нее ксерокопию, а потом соответсвенно, заверить. Мне отказали, попросили написать заявление на имя ректора (!!!) с просьбой выдать трудовую книжку на руки с "подробным объяснением причины" и сообщили, что мое заявление будет рассмотрено и подписано ректором "где-то через недельку". Сами же сотрудники отдела кадров, включая начальницу, ничем мне помочь не могли: сделать копию - ксерокса у них нет, а просто передать в мои неблагонадежные руки мою же трудовую книжку на десять минут (необходимые для похода к ксероксу на кафедре, где я работаю) не соглашаются даже под залог паспорта!
Неделя уже прошла. Заявление мое "пока не подписали". Я просто в шоке от такого поворота событий.
Каким нормативными документами регулируется вопрос о временной выдаче трудовых на руки сотрудникам? Что посоветуете делать, если процесс будет затягиваться?

Заранее признательна за ответ