частые командировки

Мария К. | 24.12.2012 11:23
Аватар пользователя Мария К.

Всем доброго дня. С наступающими праздниками!

Подскажите, если в организации командировки - это закономерность (по 30-40 командировок в месяц). И есть постоянные изменения сроков этих командировок - как лучше всё это оформлять, чтобы не "утонуть" в бумагах? К примеру, отправили сотрудника в командировку с 01.12.12 по 15.12.12, издали приказ, служебное задание сделали, командировочное удостоверение... И получается так, что он задерживается в командировке. О конечной дате этой командировки я узнаю только тогда, когда он возвращает командировочное удостоверение, например, 24.12.12 (подписи руководителей подразделения есть, всё оформлено) Какой приказ издавать об изменении сроков командировки, от какой даты, на основании чего... Насколько это необходимо? Помогите наладить документооборот.

Сейчас я делаю приказы об отзыве из командировки или о продлении командировки с преамбулой "в связи с досрочным выполнением служебного задания/ в связи с производственной необходимостью..." (на основании командировочных удост., уже по факту), но уж очень формальный смысл в этих приказах и такое ощущение, что они никому не нужны (бухгалтерия начисляет всё по командировочному удостоверению).

У кого какой опыт есть в этом вопросе.

Форум: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1

Аватар пользователя 8Алена8

Мария, у меня тоже в этом году начались командировки, причем сотрудников даже не бывает в офисе (это рабочие и они на объектах). Приказы и командировочные удостоверения делаются "задним" числом, по-другому никак, мы же тоже не знаем, когда они работу закончат.

Аватар пользователя Надежда_Л

Добрый день!

Нормативные акты,регламентирующие командировки не требуют в принципе приказов на продление командировок.Считается,что само командировочное удостоверение,в котором будет стоять дата выбытия -отъезда и есть подтверждение сроков нахождения в командировке.На мой взгляд,здесь есть доля рациональности,т.к. с любым приказом,касающимся работника,этот самый работник должен быть ознакомлен заранее.

С другой стороны, работодатель отправляет работника на конкретное кол-во дней для выполнения конкретного объема работы,поэтому мы заранее делаем ком.удостоверение,ком.задание и приказ о командировке.В свою очередь даты в этих документах -выбыл/прибыл- должны совпадать.А так как любое движение персонала регламентируется документально,приказ,в случае вынужденного расхождения этих дат, все-таки сделать целесообразно.Но,повторюсь,нет норм.акта,который регламентирует когда,чего и как делать, то есть приказ делается в свободной форме и логично, что делается на дату окончания командровки.Но,повторюсь,работник должен подписать документ заранее,перед событием, а не постфактум.

Я так понимаю,что основная сложность в том,что командировки продлеваются?

На Вашем месте, я бы  делала дублирование командировочных документов:то есть вы делаете 2 ком.удостоверения,2 приказа.Но в одном экземпляре документов Вы ставите планируемые даты (это по сути для бухгалтерии,т.к. она должны выделить деньги,суточные в том числе), а второй экземпляр документов в строке дат и кол-ва дней оставляете незаполненными.Работник у нас едет в командировку с командировочным удостоверением,где и заполняет его по факту.По приезду, проверяем документы -все совпадает -отлично,не совпадает вписываем даты и сроки от руки -это не запрещено,прикладываем подтверждающие документы на расходы свыше тех,что указывались ранее.Так же на случай проверки у вас будет на руках заполненный экземпляр командировочных документов со всеми датами.

Неплохо было бы заранее вопрос этот согласовать с вашей бухгалтерией,чтобы не было путаницы.

Аватар пользователя Мария К.

Спасибо за совет! Сама тоже не находила никаких официальных регламентирующих документов относительно оформления продления командировок или досрочного возвращения из них. Просто бухгалтерия изначально сказала, что желательно, чтобы был какой-то документ об изменении сроков командировки ("на всякий случай"). Я и стала делать эти приказы, но по прошествию полугода, понимаю, что "спросом" эти мои приказы не пользуются, что они самым настоящим образом просто пыляться, никому не нужны, т.к. бухгалтерия всё делает на основании удостоверения. Вот и подумываю, может быть, убрать с нового года эти приказы, чтобы не загромождать кадры лишними бумагами...

Дублировать командировочные и приказы в нашей специфики будет практически невозможно..увы!

Подумываю делать на первоначальных приказах просто пометки внизу о состоявшихся датах этой командировки, например, "Продление командировки по...., ... к.дней, основание - командировочное удостоверение №... от....... Инспектор по кадрам, подпись. дата". Насколько такой вариант будет подходящим? Чтобы потом мне при проверках не остаться с "предписанием" или наказанием??

Аватар пользователя Надежда_Л

Бухгалтерии по сути вообще эти приказы не нужны,они выплаты делают на основании сметы,а доплаты на основании подтверждающих документов (счета+командировочное удостоверение -для суточных).

По поводу проверки- на своем опыте не скажу.У меня командировочные не проверяли никогда,проверяют док-ты по лс,трудовые книжки.

На такую приписку нет ни запретов,ни предписаний. Одно могу точно сказать, в ком.документах даты прибыл /выбыл должны совпадать.В командировочном у вас будут стоять реальные даты,в приказе планируемые и в ком.задании тоже.В ком.удостоверении  припиской Вы должны обозначить причину продления командировки: там ведь у вас в верхней части все равно планируемые  даты стоят, а в той части, где прибыл/выбыл даты будут вписаны вместе с подписью сотрудника,делающего отметку+печать- поэтому расхождение в ком. удостоверении должно быть объяснено.

В общем и целом, я не вижу нарушений, т.к. предписаний на доп.приказ нет, равно как и запретов на  приписку в самом приказе.

Подстрахуйтесь,позвоните в ГТИ по своему району и посоветуйтесь.Они обычно спокойно отвечают на подобные вопросы.