Шаблон контрольного списка для новых сотрудников: Перед первым днем

Опубликовано пользователем

Этот контрольный список для новых сотрудников помогает работодателям подготовиться к первому рабочему дню нового сотрудника. Он включает в себя ключевые задачи, которые необходимо выполнить, и документы, которые необходимо подготовить до их прибытия.

шаблон контрольного списка нового сотрудникаОкажите новым сотрудникам внимательный и теплый прием, подготовившись к их первому дню заранее. Проактивность во время приема на работу поможет вам:

  • Избежать юридических рисков, напомнив о необходимости предоставить все трудовые документы в установленные сроки.
  • Сосредоточьтесь на самых важных вещах после прибытия нового сотрудника (e.g. Новые сотрудники могут познакомиться со своей командой вместо того, чтобы тратить время на настройку корпоративной электронной почты.)
  • Новые сотрудники будут чувствовать себя более комфортно, поскольку вы подготовили их рабочее место.
  • Создание дружественной, располагающей к сотрудничеству обстановки, поскольку нынешние сотрудники будут знать, когда и как приветствовать своего нового коллегу.

Вы можете использовать следующий контрольный список для нового сотрудника в качестве руководства, чтобы напомнить себе о задачах, которые необходимо выполнить до первого дня работы вашего нового сотрудника.

Оформление документов для новых сотрудников

  • Подготовьте трудовой договор и получите его подписание, если это необходимо. Этот договор обычно составляется в виде подробного предложения о работе, которое включает в себя:
  • Информация о вакансии (название должности, отдел)
  • График работы
  • Стаж работы
  • Компенсация и льготы
  • Обязанности сотрудника
  • Соглашение о неразглашении информации
  • Соглашение о неконкуренции
  • Правила предоставления отгулов
  • Условия увольнения
  • Отправьте письмо с предложением. Это документ (часто по электронной почте), в котором излагаются основы отношений между работодателем и работником. В письме с предложением о работе или в электронном письме укажите:
  • Название должности
  • Отдел
  • Имя и должность непосредственного подчиненного
  • Рабочий график
  • Дата начала работы
  • Компенсация
  • Преимущества (краткое упоминание)
  • Продолжительность работы
  • Дата, к которой кандидат должен ответить на ваше предложение

Вы также можете приложить трудовой договор, в котором подробно описываете условия найма.

  • Заполните трудовые формы, требуемые законодательством вашей страны или штата. Наиболее распространенными типами форм, которые заполняют новые сотрудники, являются:
  • форма W-4
  • форма I-9
  • Форма для удержания налогов штата
  • Форма соглашения об изобретении сотрудника
  • Форма прямого депозита
  • Формы пособий (e.g. соглашение о медицинском страховании)

Задачи, которые необходимо выполнить до первого дня работы нового сотрудника

  • Попросите новых сотрудников прислать вам:
  • Персональные данные для внесения в HRIS компании (e.g. ID или номер паспорта, контактные данные, номер SSN, идентификационный номер налогоплательщика)
  • Информация о банковском счете, если вы используете прямой депозит для оплаты труда сотрудников
  • Копии сертификатов и дипломов, необходимых для выполнения работы (e.g. для должностей медсестер или бухгалтеров)
  • Любые пищевые аллергии или предпочтения, которые могут у них быть (например.g. вегетарианские или безглютеновые)
  • Отправьте новым сотрудникам приветственное письмо, включающее:
    • Время прибытия в первый день работы
    • Копия карты вашего офиса
    • Сводная информация о дресс-коде, если он у вас есть
    • План действий на первый день или первую неделю
    • Предложите новым сотрудникам присоединиться к корпоративным аккаунтам, включая:
      • Электронная почта
      • Программное обеспечение для обмена сообщениями (e.g. Slack)
      • HRIS
      • Инструменты для повышения производительности (например.g. Trello, ToDoist)
      • Безопасность пароля (e.g. LastPass)
      • Отправьте всем сотрудникам электронное сообщение о новом сотруднике, чтобы убедиться, что они тепло приветствуют своего нового коллегу.
      • Напомните менеджеру нового сотрудника, чтобы он отправил сообщение в чат с объявлением о новом сотруднике в день его начала работы (e.g. Slack, Workplace.) Обязательно укажите:
        • Имя и должность нового сотрудника
        • Отдел/команда, к которой они присоединятся
        • Несколько слов об их профессиональной или академической биографии
        • Приветственные мероприятия, которые вы могли организовать (например.g. ужин после работы)
        • Отправьте напоминание менеджерам по найму, чтобы они подготовили задания на первый день работы нового сотрудника.
        • Отправляйте данные нового сотрудника в свой:
          • Бухгалтерия, чтобы они внесли нового сотрудника в платежную ведомость
          • IT-команда, чтобы помочь им настроить учетные записи для корпоративного программного обеспечения
          • Офис-менеджер, чтобы они могли настроить свое рабочее место
          • Подготовьте технику для нового сотрудника, включая:
            • Ноутбук
            • Монитор
            • Телефон
            • Мышь
            • Клавиатура
            • Гарнитура
            • Приготовьте для нового сотрудника удостоверение личности, брелок для доступа в здание и личный шкафчик.
            • Закажите визитные карточки нового сотрудника и/или именные таблички.
            • Узнайте размер футболки нового сотрудника и оформите заказ на рабочую форму и/или фирменную футболку в качестве приветственного подарка.
            • Подготовьте и отправьте комплект для приема на работу. Вот что вы можете включить:
              • Справочник сотрудника
              • Приветственное письмо от руководителя или генерального директора
              • Инструкции по настройке компьютера
              • Канцелярские принадлежности (e.g. блокнот, ручки, стикеры)
              • Футболка компании
              • Кружка компании
              • Копия вашей организационной схемы
              • Копия книги, имеющей отношение к вашей компании или ее культуре
              • Путеводитель по местным достопримечательностям (e.g. близлежащие кафе и рестораны)
              • Подготовьте предварительную программу первого дня и первой недели, которая охватывает:
                • Обзор компании, включая миссию, команды и политику
                • Встречи 1:1 с менеджером и членами команды
                • Заполнение кадровых документов
                • Ролевые тренинги
                • Демонстрации, связанные с продуктом
                • Мероприятия по сплочению коллектива (например.g. групповой обед)
                • Назначение напарника, который будет помогать новому сотруднику в первые несколько недель или месяцев работы в должности.

                  • Узнайте, как программное обеспечение для подбора персонала интегрируется с bob, платформой для управления персоналом, вовлечения сотрудников и льгот.

                  Вид документа: 
                  Ключевые слова: 
                  Рубрика: 

                  Поделиться

                  Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий