Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

- секретари и помощники руководителей структурных подразделений;

- Специалист по документообороту АдмО;

- Руководитель группы ГДР АдмО;

- Начальник АдмО.

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Порядка информационного обмена с контрагентами, ПР-502 от 24.07.2002.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:

1. Инструкция пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум», 2010.

2. Инструкция пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум» », 2010.

1.3 Термины, определения и сокращения

По направленности документы делятся на исходящие и входящие.

Внешний документ - документ, направленный или полученный за пределы/пределами организации, в которой он создан.

Внешний исходящий документ - документ, выполненный на фирменном бланке Компании, имеющий подпись Генерального директора или уполномоченного должностного лица, зарегистрированный в установленном порядке и служащий одним из средств коммуникации с внешними организациями. Право подписи исходящих документов имеют должностные лица, занимающие должность не ниже Начальника отдела или лица, замещающее его.

ВНешний входящий документ – документ, поступивший в Компанию из внешней организации.

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

ГД – Генеральный директор.

ГДР АдмО – группа документооборота и регламентации Административного Отдела.

ЗГД по персоналу - Заместитель генерального директора по персоналу.

Компания – ООО "ХХХ".

СЗ - служебная записка.

П/о – почтовое отделение.

2 Общая характеристика процесса работы с исходящими документами

2.1 Цель и задачи процесса

Целью процесса является обеспечение информационного обмена компании с внешними организациями.

Задачами процесса являются:

- разработка, согласование и подписание исходящих документов

- отправка документов

- прием документов на архивное хранение, архивное хранение документов в ГДР АдмО, допуск к документам, находящимся на архивном хранении

- уничтожение документов в бумажной форме с истекшим сроком хранения.

2.2 Условия выполнения процесса

2.2.1 Условия начала

Процесс начинается с момента:

- инициации создания исходящего документа;

Инициация осуществляется:

- в плановом порядке;

- в оперативном порядке.

2.3.2 Условия завершения

Процесс заканчивается ознакомлением с РД всех сотрудников Компании, указанных в списке доведения.

2.3.3 Условия отмены

Процесс отменяется в случае принятия решения о нецелесообразности разработки РД. Такое решение может быть принято:

- на этапе согласования:

O  руководителем подразделения-разработчика;

O  нормоконтролером проекта - сотрудником ГДР АдмО;

O  дополнительно согласующими должностными лицами,

-  на этапе подписания РД:

O  подписывающим должностным лицом.

3 Издание, регистрация, хранение исходящих и входящих документов

3.1  Издание исходящих документов

Действие
Кто выполняет
Срок выполнения

1

Получение задачи на подготовку документа

Исполнитель документа

По получению задания

2

Разработка

Исполнитель документа

Не более 1 рабочего дня с момента получения задания

3

Согласование (внесение, в случае необходимости, изменений во взаимодействии с другими должностными лицами)

Должностные лица, согласующие документы

Не более 1 рабочего дня с момента получения

4

Подписание у Генерального директора(или у уполномоченного лица)

Генеральный директор

Не более 1 рабочего дня с момента получения

5

Регистрация в ГДР АдмО

Специалист по документообороту ГДР АдмО

Незамедлительно

3.2  Регистрация и хранение исходящих документов

3.2.1 Вся исходящая корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" специалистом по документообороту ГДР АдмО. Не зарегистрированный в ГДР АдмО документ считается недействительным. Регистрация исходящего документа осуществляется путем:

- ежегодной сквозной нумерации;

- проставления даты регистрации;

- занесения данных об исходящем документе.

3.2.2 После присвоения исходящего номера и заполнения электронной карточки РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ", оригинал документа возвращается исполнителю. Исполнитель делает сканированную копию документа, пересылает ее специалисту по документообороту ОДР АдмО. После этого сканированные копии документов «привязываются» специалистом по документообороту ГДР АдмО к электронной карточке РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа и исходящими документами» в ООО "ХХХ", где хранятся в течении 5 лет, в отдельных случаях «до минования надобности».

3.2.3 Документы к отправке готовятся в структурных подразделениях исполнителями, подписываются у руководителей и конвертируются секретарями структурных подразделений, либо помощниками менеджеров, в зависимости от содержания, степени конфиденциальности и. т.п. Прием корреспонденции для отправки экспресс - почтой осуществляется ежедневно до 16:30.

3.2.5 При оформлении международных отправлений адрес получателя указывается латинскими буквами на английском языке, с указанием страны, города, код города, улицы, дома, компании, фирмы, контактной персоны, телефона получателя. Передавать документы для отправки в открытом виде, а так же без указания точных почтовых адресов получателя и отправителя на конвертах запрещается. Экспресс-почта не осуществляет доставку денег, кредитных карт, векселей и пр.

3.2.6 На заказную корреспонденцию специалистом по документообороту ГДР АдмО составляется реестр рассылки, который датируется, подписывается специалистом ГДР АдмО и подшивается в папку для хранения. Оригиналы реестров хранятся в архиве ГДР АдмО в течении 1 года. Простая корреспонденция отправляется без реестра. Для корреспонденции, отправляемой экспресс–почтой специалистом по документообороту ГДР АдмО заполняется квитанция с полной информацией о получателе и передается курьеру на пост №1. Вся простая и заказная корреспонденция отправляется через п/о «Почта России» специалистом по документообороту ГДР АдмО ежедневно утром.

3.2.7 В тех случаях, когда конверт (пакет) для отправки оформлен неверно, его возвращают исполнителю, через секретаря подразделения или помощника менеджера, для устранения недочетов.

3.3  Регистрация входящих документов

3.3.1 Входящая корреспонденция делится на простую и официальную, (адресованную ГД), требующую рассмотрения, вынесения резолюции, ответа на запрошенную информацию. Поступающая в ООО "ХХХ" документация является служебной и подлежит регистрации, что предусматривает вскрытие конвертов. Содержимое конвертов подлежит учету вне зависимости от источника и способа доставки (почта, оказия, курьер, телефонограмма, факс и пр.). Конверты, поступившие в ООО "ХХХ" в запечатанном виде не вскрываются для регистрации, если адресатом является Генеральный директор, Члены Совета Директоров, члены Совета Правления, если стоит гриф «Конфиденциально» на конверте с указанием фамилии получателя.

3.3.2 Регистрация входящей корреспонденции осуществляется как на бумажном носителе, так и в СЭД «Директум», в зависимости от ее типа. Простая входящая корреспонденция регистрируется в журнале «входящая корреспонденция», официальная документация регистрируется в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ".

3.3.3 Каждому документу, поступающему в ГДР АдмО, присваивается порядковый номер/сокращенное название отдела, в пределах регистрируемого массива документов. Для официальных писем специалистом по документообороту ГДР АдмО заводится карточка РКК в СЭД Директум, согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", где проставляется порядковый входящий номер, дата регистрации, краткое содержание документа, определяется местонахождение документа, кому он будет передан, после этого к карточке РКК специалистом по документообороту ГДР АдмО прикрепляется копия сканированного документа для хранения в архиве СЭД «Директум» ГДР АдмО. Хранятся данные документы в течение 5 лет.

3.3.4 Информационные документы, присланные для сведения, а также поздравительные открытки, пригласительные билеты, печатные издания, рекламные извещения, корреспонденция личного характера не подлежат обязательной регистрации в ГДР АдмО.

3.4  Порядок получения почтовых отправлений в отделениях связи

3.4.1 Ежедневно, утром, до 10 часов, специалист по документообороту ГДР АдмО получает и отправляет в почтовом отделении корреспонденцию для ООО "ХХХ", а также для «ООО "ХХХ"» и ДЗО сегмента «Дистрибуции». Заказные, простые, ценные письма, телеграммы, посылки, бандероли, извещения и уведомления на регистрируемые почтовые отправления и т. п., специалист по документообороту ГДР АдмО получает на основании доверенности, оформленной на специалиста ГДР АдмО, (на ведение дел, которая хранится в отделении связи). Оформляется данная доверенность на текущий год.

3.4.2 Заказная корреспонденция выдается почтовым отделением по реестру п/о. Специалист по документообороту ГДР АдмО удостоверяется в наличии писем, сверяя номера заказной корреспонденции с номерами, указанными в реестре, расписывается в реестре, копия которого остается в почтовом отделении. Оригинал реестра хранится в ГДР АдмО в течение года.

3.4.3 Посылки и бандероли регистрируются специалистом по документообороту ГДР АдмО в журнале «входящая корреспонденция» и не вскрывая передаются через секретарей структурных подразделений.

3.4.4 Телеграммы для ООО "ХХХ" получает специалист по документообороту ГДР АдмО в почтовом отделении, регистрирует в «Журнале регистрации» и передает под роспись секретарю подразделения.

3.4.5 Корреспонденцию, доставляемую в ООО "ХХХ" при помощи Курьерской службы, специалист по документообороту ГДР АдмО получает у охраны СБ на Посту №1, расписываясь в соответствующем журнале о получении. Сотрудник СБ осуществляет прием корреспонденции согласно «Инструкции по приему корреспонденции на Посту №1» рег.№ И-77 от 09.12.1999. Полученная от курьера корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО специалистом по документообороту в установленном порядке, в журнале «Входящая корреспонденция», либо в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", и передается в структурные подразделения через секретарей и помощников руководителей, либо через «Центр информационного обмена» (3 этаж).

4 Архивное хранение и уничтожение корреспонденции ООО "ХХХ"

4.1 Ежегодно специалист по документообороту ГДР АдмО готовит отработанные «входящие» и «исходящие» документы к хранению в архиве. Для этого отработанные документы оформляются в дела (папки, скоросшиватели), составляется их реестр. Дела формируются по видам в хронологической последовательности, что облегчает поиск необходимого документа, находящегося на архивном хранении. Хранятся данные документы в течение 5 лет. Хранению в архиве не подлежат документы:

1. информационные документы

2. поздравительные письма и пригласительные билеты

3. печатные издания

4. телеграммы

5. рекламные извещения

6. накладные, инвойсы

7. сертификаты

4.2 Право доступа к документам, хранящимся в архивах с грифом ДСП, имеет специалист по документообороту, руководитель группы и начальник АдмО. Выносить дела из помещения архива запрещается. Найденный документ из дела не изымается, а выдается его копия. Если возникает необходимость в выносе дела за пределы архива, на имя Начальника АдмО оформляется СЗ о выдаче дела. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника АдмО, с обязательным составлением акта об изъятии с вложением листа – заменителя, на место изъятого документа.

4.3 Уничтожение документов по истечении срока хранения, производится после проведенной экспертизы ценности документов и на основании утвержденного Генеральным директором акта об уничтожении, составленного комиссией в составе не менее трех человек.

5 Порядок использования внешней электронной почты

5.1 Все электронные письма, входящие на адрес ежедневно обрабатываются и сортируются специалистом по документообороту ГДР АдмО.

5.2 Электронные письма не подлежат регистрации и архивированию, т. к. носят рекламный характер.

5.3 Письма без указания фамилии получателя отправляются специалистом по документообороту ГДР АдмО секретарям соответствующих подразделений, как с указанием фамилии получателя непосредственно на электронный адрес получателя.

5.4 Подозрительные письма не имеющие темы, без указания отправителя, с предупредительными анонсами антивирусной программы, не вскрываются и удаляются незамедлительно.

6 Порядок оформления и подготовка к отправке подарков для клиентов

6.1 Если возникает необходимость произвести рассылку подарков для поздравления поставщиков, клиентов или иных контрагентов, специалистом подразделения, ответственным за отправку подарков подается список в ГДР АдмО, подписанный Начальником отдела, с указанием полных адресов получателей по форме:

№п/п

Адрес: индекс, город, улица, дом

Название фирмы, компании

Контактное лицо

Телефон

Срок - 2 рабочих дня до предполагаемого дня отправки, в предпраздничные дни за 7 дней до предполагаемого дня отправки.

6.2 Для предотвращения частичного изъятия и россыпи содержимого, подарки оформляются и упаковываются в коробки, пакеты, корзины с применением упаковочных средств (степ, скотч и. пр.). На каждой корзине, коробке, пакете должен быть прикреплен информационный лист:

Фирма «_________________»

Город Москва индекс______

Улица ________ дом ______офис___________

Контактное лицо, г-н ____________тел ______

(Ф. И.О)

Информационный лист должен быть выполнен в печатной форме, рукописный текст запрещен.

6.3 После поступления в ГДР АдмО заявки с полной адресной информацией о получателях подарков, специалист по документообороту ГДР АдмО делает соответствующую заявку в компанию, предоставляющую курьерские услуги.

6.4 В указанный день, сотрудник подразделения, ответственный за отправку, доставляет подарки на пост №1, где в присутствии курьера и специалиста по документообороту ГДР АдмО ведется подсчет отправляемых мест, заполняются накладные. Заполнение авианакладных осуществляет специалист по документообороту ГДР АдмО.

7 Ответственность

7.1 Начальники структурных подразделений «ООО "ХХХ"» несут ответственность за неукоснительное соблюдение данного Порядка сотрудниками вверенного ему подразделения, в части, касающейся входящей и исходящей корреспонденции.

7.2 Специалист ГДР АдмО несет ответственность за отправку корреспонденции в установленные правилами сроки и своевременную оплату предоставляемых услуг.

7.3 Ответственность за качество и количество вложения в конверты, а также за адресации несут исполнители документов или обслуживающие их деятельность секретари и помощники структурных подразделений.

7.4 Общее и оперативное руководство процесса информационного обмена с контрагентами, контроль за выполнением настоящего Порядка, осуществляет Начальник АдмО.

7.5 Специалист по документообороту ГДР АдмО несет ответственность за строгое и точное соблюдение данного Порядка и своевременное информирование о возникающих проблемах на данном участке работы руководителя ГДР и Начальника АдмО.

специалист по документооборотужурнал исходящей корреспонденции образец

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1