Порядок подбора персонала в головное предприятие

Порядок подбора персонала в головное предприятие

1 Общие положения

1.1  Назначение документа

1.1.1 Настоящий порядок регламентирует принципы реализации функций системы управления персоналом ООО "ХХХ" (далее Компания) в части открытия должностей, подбора кандидатов на эти должности, их отбора.

1.1.2  Основная цель настоящего порядка - определить порядок работы с вакантными позициями компании и с кандидатами на данные позиции, регламентировать степень ответственности каждого из сотрудников компании, вовлеченных в процессы подбора и отбора кандидатов, обеспечить соответствие принципов работы с персоналом в Компании действующему Законодательству.

1.1.3  После утверждения настоящего Порядка отменяется действие Положения о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения) (П-306 от 27.09.01) в части подбора и отбора персонала (п. 3).

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использована ссылка на следующий документ:

Порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей Фирмы ООО "ХХХ", П-288 от 25.08.1999.

1.3  Термины и определения, сокращения

В настоящем Порядке используется следующие термины и определения, сокращения:

Внешний кандидат - кандидат не являющийся сотрудником компании.

Внутренний кандидат – нынешний сотрудник компании, претендующий на вакансии внутри компании.

Интервьюер – человек, проводящий собеседование с кандидатом на вакантную должность.

Отбор кандидатов – проведение различных систем оценки кандидатов с целью выявления наиболее подходящего кандидата, отвечающего всем необходимым требованиям.

Подбор персонала – действия по заполнению штатной единицы внешними или внутренними кандидатами.

ГП – Головное предприятие.

ГПП – Группа подбора персонала.

ОПер – Отдел персонала.

СМИ - средства массовой информации.

ООО "ХХХ" - ООО "ХХХ".

2 Подбор персонала

2.1 Под подбором персонала понимаются процессы:

-  поиска возможных кандидатов на занятие вакантных рабочих мест в Компании (подбор кандидатов);

-  их оценки по различным критериям с целью выявления кандидата, максимально соответствующего требованиям вакантного рабочего места и организационным нормам и ценностям в целом (отбор кандидатов);

-  оформления сотрудника на работу.

2.2 Цель подбора кандидатов – заполнение штатных единиц внешними или внутренними кандидатами, соответствующими требованиям, предъявленным Компанией к вакантной должности; образование резерва (базы данных) высокопрофессиональных специалистов.

2.3 Процесс поиска кандидатов на вакантную должность ООО "ХХХ" начинается с передачи заявки на подбор специалиста (форма К-14, Приложение А) за подписью начальника подразделения, где есть вакансия, Руководителю Группы подбора персонала для регистрации и постановки визы о наличии свободной вакансии в штатном расписании (предполагаемом высвобождении персонала). В заявке прописываются основные требования, предъявляемые к кандидату, критерии поиска, основные функции. Необходимо отметить вариант (ты) поиска кандидата: внешний и внутренний (проведение конкурса на замещение вакантных должностей фирмы ООО "ХХХ", см. ПР-288). Руководитель Группы подбора персонала в праве потребовать копию должностной инструкции на вакансию (позицию) для получения более полной информации о специфике работы.

2.4 При подборе кандидатов Специалист ГПП сам определяет методы и средства поиска кандидатов (Интернет, СМИ, Кадровые агентства и т. д.), используя свои знания и опыт работы. Специалист ГПП уточняет требования к кандидату на вакантную должность с начальником подразделения, где есть вакансия, и дает экспертное заключение о возможности и сроках поиска кандидата на данную позицию по сформулированным требованиям.

2.5 Сроки подбора и отбора кандидатов определяется в соответствии с нормативом, утвержденным Заместителем Генерального директора по персоналу на текущий год, но не более чем:

- до 1 месяца – рабочие специальности;

- до 2 месяцев – специалисты;

- до 3 месяцев – руководители и ключевые специалисты.

В случае несоответствия предлагаемых компанией заработных плат кандидатам рыночному уровню, требований, навыков и знаний, возникновения проблем (трудностей) с подбором кандидатов по предъявляемым требованиям, Специалист ГПП имеет право инициировать пересмотр (изменение) требований к кандидату, уровня заработной платы. Для этого Специалистом ГПП проводится анализ рынка труда и предоставляется отчет о проделанной работе, на основании которого проходит обсуждение данной проблематики с начальником структурного подразделения, где открыта данная вакансия, Руководителем ГПП и Начальником ОПер.

В случае нежелания (невозможности) начальника структурного подразделения пересмотреть вышеуказанные условия (параметры) поиска кандидатов Департамент персонала в лице Заместителя Генерального директора по персоналу оставляет за собой право Прекратить поиск кандидатов по заведомо невыполнимым требованиям. Факт отказа от поиска доводится руководителю структурного соответствующего подразделения в виде служебной записки за подписью Заместителя генерального директора по персоналу.

2.6 Специалист ГПП первично оценивает кандидатов по предоставленному резюме, по соответствию формальным требованиям ООО "ХХХ" (возраст, образование, стажу и опыт работы, уровень заработной платы и т. п. указанных в поданной заявке формы К-14). При подборе резюме кандидатов Специалист ГПП также уточняет по телефону пожелания кандидата относительно его будущих обязанностей, а также дает оценку соответствия кандидата требованиям вакансии и ООО "ХХХ" в целом.

2.7 Не позднее 2-х рабочих дней с момента получения резюме из ГПП начальники подразделений или делегированные ими представители возвращают в ГПП переданные резюме с указанием на них времени собеседований с кандидатами, фамилий и должностей сотрудников, которые будут проводить его или с отметкой об отказе от данного кандидата. Резюме, по которым был получен отказ, Специалист ГПП может передать в другие отделы, где имеются аналогичные вакансии. Сроки собеседований с отобранными кандидатами уточняются Специалистом ГПП с начальником подразделения, где есть вакансия, но назначаются не позднее 2-х рабочих дней с момента получения из подразделения резюме специалистом ГПП.

Собеседования с кандидатами на вакантные должности проводятся до момента принятия решения начальником подразделения, где есть вакансия, о начале процедуры оформления кандидата на работу.

По каждому из кандидатов, прошедших собеседование, начальник структурного подразделения должен дать устное объяснение с целью уточнения требований к кандидатам.

2.8 В случае проведения организационно-штатных мероприятий начальник подразделения, подавшего заявку, имеет право приостановить по ней поиск, для чего в обязательном порядке пишется служебная записка на имя Начальника отдела персонала.

По истечении 1-го месяца (для всех категорий специалистов), если заявка не возобновлена (служебной запиской) она автоматически снимается и сдается в архив заявок ГПП ОПер. Срок хранения заявки – 3 года. Ответственный за хранение – Руководитель ГПП.

2.9 Таблица 1 – Перечень операций и движение документов при подборе кандидатов:

3 Отбор кандидатов

3.1 Отбор кандидатов на вакантную должность производится:

-  по результатам заполнения Анкеты кандидата (Приложение В). Осуществляется сотрудником ГПП на основании анализа информации, представленной в анкете;

-  по результатам тестов профессиональной компетенции для указанной должности;

-  по результатам первоначального психологического тестирования (для Начальников департаментов и Начальников Управлений, а также их заместителей, Начальников отделов, Начальников групп, Начальников служб, Директоров филиалов, Коммерческих директоров филиалов, Специалистов Департамента персонала, Менеджеров по персоналу филиалов, Помощников руководителей);

-  по результатам личного собеседования (со специалистом ГПП, непосредственным руководителем, начальником отдела, представителем дирекции);

-  по результатам конкурса проводимого на основе комплексной оценки персонала для должностей: Начальник службы, Заместителя начальника отдела, Начальник отдела, Начальник (директор) управления, Заместителя начальника управления, Заместителя начальника департамента.

3.2 Цель профессионального - психологического отбора и комплексной оценки персонала - определение профессионально важных качеств кандидатов и их соответствия той или иной должности и прогнозирование успешности деятельности сотрудника.

Профессионально-психологическое тестирование помогает решать следующие задачи:

-  оценка моральных и профессионально-деловых качеств, а так же индивидуально - психологических особенностей кандидата;

-  оценка внутреннего потенциала развития, способности к освоению новых видов деятельности, организаторских и лидерских качеств;

-  оценка свойств нервной системы и определение нервно-психической неустойчивости;

-  определение мотивации и ценностных ориентации личности;

- составление прогноза успешности деятельности специалиста, прогнозирование поведения и выдача рекомендаций о рациональном использовании сотрудника в компании..

Комплексная оценка персонала (включает профессиональное и психологическое тестирование) позволяет:

·  составить детальный прогноз успешности кандидата в данной должности;

·  выработать рекомендации по адаптации кандидата в данной должности;

·  составить программу обучения и развития компетенций;

·  сделать оптимальный и обоснованный выбор из нескольких кандидатур

3.3 Для всех категорий должностей (включая рекомендованных кандидатов), обязательными являются собеседования:

-  со Специалистом ГПП;

-  с непосредственным предполагаемым руководителем;

-  с начальником подразделения, где есть вакантная должность (или его заместителем).

Для Руководителей групп Департамента персонала, Специалистов отдела персонала, Менеджеров по персоналу филиалов обязательным являются собеседования:

-  со специалистом ГПП;

-  с непосредственным предполагаемым руководителем;

-  начальником подразделения, где есть вакантная должность (или его заместителем);

-  с начальником Отдела персонала.

Для кандидатов на руководящие должности обязательным являются собеседования:

-  со специалистом ГПП;

-  с непосредственным предполагаемым руководителем;

-  начальником подразделения, где есть вакантная должность (или его заместителем);

-  с Начальником Отдела персонала/Заместителем генерального директора по персоналу;

-  с представителем Дирекции.

3.4 Первоначальный отбор кандидатов осуществляет Специалист ГПП на основании проверки анкеты, заполненной кандидатом, тестов профессиональных компетенций для вакантной позиции, психологических тестов, собеседования с кандидатом. Процедура первоначального отбора кандидатов организуется сотрудниками ГПП до начала собеседований кандидатов в отделах.

3.5 Тесты профессиональных компетенций разрабатываются сотрудниками Центра оценки персонала совместно с представителями функциональных подразделений Компании по основным направлениям: продажи, поставки, финансы и бухгалтерия, маркетинг, логистика, IT и e-business, кадры, юриспруденция, секретарское дело / делопроизводство, провизорское дело / фармацевтика, сертификация. Тесты профессиональных компетенций должны быть «закрытыми» (формализованными), содержать варианты ответов на вопросы. Психологические тесты подбираются исходя из требований должности сотрудниками Центра оценки персонала для оценки критичных для данной вакансии компетенций или личностных особенностей кандидата.

По результатам этого вида отбора, Специалистом ГПП выдается следующая рекомендация: «Рекомендуется в первую очередь», «Рекомендуется», «Рекомендуется условно», «Не рекомендуется».

3.6 В случае отрицательной оценки кандидата по результатам первоначального отбора Специалист ГПП информирует начальника подразделения, где есть вакансия (или его заместителя), об отрицательном результате, и дальнейшие собеседования по согласованию с начальником структурного подразделения не проводятся. В случае отрицательного решения в отношении кандидата Специалистом ГПП начальник структурного подразделения может под свою личную ответственность принять кандидата на работу. В случае положительного решения (по результатам первичного отбора) Специалист ГПП информирует начальника подразделения, где имеется вакансия (или его заместителя), о положительном результате и согласовывает с ним даты дальнейших собеседований с кандидатом.

3.7 По результатам собеседования с кандидатом в отделе, где есть вакансия, начальник подразделения (или его заместитель) определяет необходимость дальнейшей работы с кандидатом:

-  «кандидат подходит для работы в отделе»;

-  «кандидат может быть рассмотрен для работы в другом отделе (на другой должности), в наш отдел (на данную должность), сотрудник не подходит» (с указанием причин данного несоответствия);

-  «кандидат не соответствует предъявляемым требованиям» (с обоснованием такого рода оценки).

Во всех случаях обязательно заполняется лист собеседований (форма С-1, Приложение Б).

В случае положительного результата по итогам собеседования в отделе, где имеется свободная вакансия, начальник подразделения или его заместитель должны повторно проинформировать кандидата о правилах внутреннего распорядка ООО "ХХХ", об основных принципах корпоративной культуры, согласовать условия работы и оплаты труда и дату выхода на работу.

3.8 В течение 2-х рабочих дней с момента проведения собеседования (включая день проведения собеседования) с кандидатом на вакантную должность в отделе, начальник подразделения или его заместитель информирует Специалиста ГПП о результатах проведенного собеседования.

В случае не предоставления начальником подразделения информации о кандидате Специалист ГПП имеет право приостановить подбор специалистов по данной позиции до получения окончательного решения по ранее предложенным кандидатам или передать все документы кандидата на рассмотрение в другие отделы, где есть аналогичные вакансии. Ответственность за срыв сроков подбора персонала ложиться на начальника подразделения.

3.9 В случае положительного решения начальника подразделения, где имеется свободная вакансия, о соответствии кандидата требованиям отдела, кандидат может быть «закреплен» за отделом на срок до окончания времени проведения собеседований с другими кандидатами (не более 5 рабочих дней с момента проведения первого собеседования с кандидатом).

В этом случае Специалист ГПП информирует кандидата о сроках и условиях принятия окончательного решения.

3.10 По решению начальника подразделения, где есть вакансия, кандидат на данную должность может быть также направлен на собеседование с представителем дирекции. Для собеседования с представителем дирекции компании может быть рекомендовано не более 3 кандидатов. Для кандидатов на руководящие и ключевые должности, собеседование с представителем дирекции является обязательным.

3.11 По решению Заместителя Генерального директора по персоналу кандидат на руководящую или ключевую должность может быть направлен на прохождение психологического тестирования.

3.12 В случае положительного решения по отобранной кандидатуре начальник подразделения, где есть вакансия, оформляет служебную записку о рассмотрении кандидата для приема на работу (форма К-2, Приложение Г), заполняет личную карточку кандидата (форма К-12, Приложение Д) и направляет весь комплект документов (К-2, К-12, Анкета кандидата, резюме, все листы собеседований с кандидатом (форма С-1, заполняется каждым сотрудником компании, кто проводил собеседование с кандидатом), результаты психологического тестирования) специалисту ГПП в течение 2-х рабочих дней с момента принятия решения.

3.13 Специалист ГПП передает весь пакет документов кандидата на проверку в Отдел безопасности.

3.14 До окончания проверки кандидата начальнику подразделения, специалисту по подбору персонала Запрещается давать окончательный положительный ответ кандидату, а также приглашать на работу в Компанию.

3.15 По усмотрению начальника отдела безопасности кандидат может быть приглашен для дополнительного собеседования в Отдел безопасности. Срок проверки кандидата в Отделе безопасности - не более 5 рабочих дней, но Начальник Отдела персонала сам или по ходатайству начальника подразделения, где есть вакансия, может устанавливать приоритеты в очередности проверки кандидатов.

3.16 Результаты проверки кандидата Отделом безопасности отражаются в форме РЕК-1 (Приложение Е) (краткое содержание характеристик (рекомендаций) кандидата), в служебной записке формы К-2 (Приложение Г) и личной карточке кандидата и вместе с остальными документами на кандидата передаются в ГПП. Специалист ГПП передает подготовленный комплект документов начальнику подразделения, где есть вакансия.

3.17 Начальник подразделения, где открыта вакансия, знакомится с итогами проверки кандидата на должность и при положительном решении оформляет служебную записку о выходе кандидата на работу (форма К-3, Приложение Ж), с указанием даты выхода на работу нового сотрудника, предварительно согласовав ее с кандидатом и специалистом ГПП. При заполнении служебной записки (форма К-3), указывается фамилия и должность наставника (куратора), закрепляемого за новым сотрудником, дата окончания испытательного срока, установленного сотруднику. Вместе со служебной запиской (форма К-3) начальник подразделения заполняет План ввода в должность нового сотрудника (форма ПВД, Приложение З) где определяет, какие нормативные документы и какой объем работы должен освоить вновь принимаемый сотрудник в период испытательного срока. Все заполненные документы передаются в Группу учета и статистики.

3.18 Начальник подразделения, где имеется вакансия, может принять обоснованное решение об отказе в трудоустройстве кандидату (с учетом результатов проверки кандидата отделом безопасности). В случае принятия такого решения начальник подразделения (в течение суток с момента получения документов из Отдела безопасности) должен проинформировать об этом Руководителя ГПП, произведя соответствующую запись в форме К-2 и вернув ее специалисту ГПП.

3.19 В случае если имеются разные мнения о кандидате, окончательное решение о целесообразности выхода кандидата на работу в компанию принимает Генеральный директор.

3.20 Начальник Отдела персонала подписывает служебную записку о выходе кандидата на работу (форма К-3) и передает ее Специалисту Группы статистики и учета для оформления заявки на проход на территорию ООО "ХХХ" в день выхода на работу и подготовки временного пропуска для нового сотрудника (на время испытательного срока).

3.21 В случае выхода нового сотрудника на работу, начальник подразделения, куда выходит сотрудник, информирует об этом Специалиста ГПП, а в случае изменения срока выхода заблаговременно информирует об этом специалиста Группы учета и статистики, а также специалиста ГПП. Специалист ГПП информируют кандидата о необходимых документах для оформления на работу.

3.22 С момента выхода нового сотрудника на время испытательного срока Специалист ГПП, через которого кандидат нашел работу на протяжении испытательного срока контактирует с сотрудником, помогает адаптироваться сотруднику в новых условиях, в личной беседе пытается выявить и предупредить все негативные причины, мешающие вхождению в должность и исполнению должностных обязанностей.

3.23 Таблица 2 – Перечень операций и движение документов при отборе кандидатов:

4 Контроль соблюдения порядка, ответственность

4.1 Руководители структурных подразделений ГП обязаны:

-  соблюдать выполнение настоящего Порядка;

-  своевременно оформлять необходимые документы;

-  предоставлять необходимую информацию и документы в Отдел персонала;

-  принимать решения по кандидатам по кандидатам в сроки, указанные в настоящем Положении;

-  проводить собеседования с кандидатами;

-  предоставлять необходимую информацию и документы по итогам проведенных собеседований в Группу подбора персонала;

4.2 Специалисты Группы подбора персонала обязаны:

-  организовать подбор кандидатов, определить и использовать наиболее эффективные способы поиска и привлечения кандидатов;

-  провести первичную оценку кандидатов посредствам проведения собеседования;

-  организовать проведение собеседований с руководителями структурных подразделений;

-  предоставить необходимые документы для представления кандидата линейным руководителям (анкета, резюме, лист собеседования);

-  по итогам собеседований довести решение руководства компании до кандидата.

4.3 Контроль исполнения настоящего Положения возлагается на Заместителя директора по персоналу.