Порядок организация офисного рабочего места нового сотрудника
1.1 Назначение
Настоящий Порядок регламентирует последовательность организации офисного рабочего места Нового сотрудника и ответственность сотрудников ГП в случае просрочки исполнения действий по подготовке офисного рабочего места.
Требования документа должны знать руководители всех структурных подразделений ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
1. Порядок «Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения», ПР-429 от 31.05.2001.
2. Положение «Положение о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения)», П. HR-306 от 27.09.2001.
3. «Положение о постановке на учет и перемещении товарно-материальных ценностей в ООО "ХХХ", П-393 от 07.08.2003.
4. Процедура «Выдача ТМЦ со склада МЦ ООО "ХХХ", ПЦ. PA-177.06 от 25.01.2006.
5. Порядок «Подбор персонала в ГП ООО "ХХХ", ПР. HR-808.06 от 02.05.2006
6. Инструкция «Обеспечение телефонной связью и внесение изменений в конфигурацию АТС в ГП ООО "ХХХ", И. РА-393.05 от 26.10.2005.
7. Порядок «Адаптация новых сотрудников», ПР. HR-819.06 от 16.06.2006.
1.3 Термины и определения, сокращения
PTEL – Телефонный справочник ООО "ХХХ";
Центр закупок (ЦЗ) - подразделение ГП ООО "ХХХ", отвечающее за приобретение определенного вида ТМЦ[1];
АИС – автоматизированная информационная система;
ГИБ ОБ – Группа информационной безопасности Отдела безопасности;
ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";
ГСТПП ОСТО – Группа системно-технической поддержки пользователей ОСТО;
«Кадры» - программный продукт, предназначенный для учета кадров;
МЦ – Материальные ценности;
ОПерс – Отдел персонала;
ОБ – Отдел безопасности;
ОСТО – Отдел системно-технического обеспечения;
ОУИ – Отдел управления инфраструктурой;
ПО – программное обеспечение;
ООО "ХХХ" - ООО "ХХХ".
1.4 Условия отмены требований Порядка
Действие документа может быть отменено Распоряжением Генерального директора ООО "ХХХ" или введением в действие заменяющего ВНД.
2 Необходимые условия для начала организации рабочего места
2.1 Имеется офисная площадь для организации рабочего места нового сотрудника.
2.2 На складе МЦ имеется необходимая для организации рабочего места мебель[2].
2.3 Руководителем подразделения получен из ОПерс положительный результат проверки кандидата Отделом безопасности, отраженный в форме РЕК-1.
2.4 Руководителем подразделения принято положительное решение о приеме кандидата на вакантную должность.
3.1 Оформление заявок на оснащение рабочего места
3.1.1 Оформление заявок на предоставление технических средств и мебели, доступа в АИС, установку ПО, выделение нового внутреннего номера осуществляет руководитель подразделения, принимающего нового сотрудника (далее - руководитель) совместно с администратором (секретарем) подразделения (либо выполняет лично).
3.1.2 Руководитель после получения из ОПерс положительного результата проверки кандидата Отделом безопасности, отраженным в форме РЕК-1, в течение рабочего дня:
- оформляет служебную записку (форма К-3) о выходе кандидата на работу согласно п. 3.17 ПР. HR-808.06;
- информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п. 3.21 ПР. HR-808.06;
- дает устное распоряжение Администратору (секретарю) подразделения (либо выполняет лично) заполнить формы:
· КС-1 (форма введена Порядком ПР-429) на установку ПО и предоставление доступа в АИС согласно ПР-429;
· ТМЦ-4 (форма введена Порядком П-393) на предоставление технических средств (телефонного аппарата и персонального компьютера);
· ТМЦ-4 на предоставление мебели (стол, стул), имеющейся на складе МЦ;
· АТС-1 на выделение нового внутреннего номера согласно Инструкции И. РА-393.05;
- визирует заполненные формы КС-1, ТМЦ-4, АТС-1.
3.2 Передача форм КС-1, ТМЦ-4, АТС-1 на исполнение
3.2.1 Администратор (секретарь) подразделения передает:
- форму КС-1 новому сотруднику в день его выхода на работу для согласования в ГИБ ОБ (п. 3.5);
- формы ТМЦ-4 в ЦЗ[3] в течение рабочего дня после визирования руководителем;
- АТС-1 для согласования и исполнения в ОСТО в течение рабочего дня после визирования руководителем.
3.2.2 Администратор (секретарь) подразделения в течение часа заносит в Лист контроля подготовки офисного рабочего места нового сотрудника (далее – Лист контроля) (Приложение А) информацию о заполнении и передаче заявок.
3.3 Предоставление технических средств и мебели
Предоставление технических средств и мебели для оснащения офисного рабочего места нового сотрудника осуществляется в соответствии с пунктами 3.2 и 3.5 Процедуры ПЦ. PA-177.06.
% Нормативное время выполнения действия по предоставлению технических средств: в течение 1 рабочего дня.
% Нормативное время выполнения действия по предоставлению мебели (при наличии мебели на складе, а также возможности доставки собственными силами подразделения, получающего ТМЦ): в течение 1 рабочего дня после получения заведующим складом МЦ формы ТМЦ-4, утверждённой начальником ЦЗ.
3.4 Выделение нового внутреннего номера
Выделение нового внутреннего номера осуществляется в соответствии с Инструкцией И. РА-393.05.
% Нормативное время предоставления услуги при наличии технической возможности не более 2 часов.
3.5 Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения
3.5.1 В день выхода на работу новый сотрудник проходит инструктаж по использованию технических средств и компьютерной сети в ГИБ ОБ, после успешного прохождения инструктажа получает в ГИБ ОБ разрешение на доступ в АИС и передает КС-1 в ОСТО на исполнение.
3.5.2 Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения осуществляется в соответствии с ПР-429.
% Нормативное время предоставления услуги – 1 день.
% Настройка внутренней и внешней почты осуществляется ответственным сотрудником ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.
3.6 Занесение информации о новом сотруднике в PTEL
3.6.1 Информацию о новом сотруднике в ПО «Кадры» заносит ответственный сотрудник Группы учета и статистики кадров ОПерс в день выхода нового сотрудника на работу, после чего эта информация автоматически отражается в PTEL.
3.6.2 Данные о присвоенном внутреннем телефонном номере нового сотрудника вносит ответственный сотрудник Группы телекоммуникаций ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.
3.7 Контроль подготовки офисного рабочего места
3.7.1 Куратор нового сотрудника (назначается руководителем подразделения согласно п. 3.1.7 ПР. HR-819.06) В конце второго рабочего дня нового сотрудника осуществляет контроль подготовки рабочего места.
3.7.2 Куратор самостоятельно либо совместно с администратором (секретарем) подразделения по Листу контроля осуществляет проверку качества подготовки рабочего места, в случае обнаружения неисполнения какого-либо из действий по организации рабочего места информацию об этом доводит до руководителя подразделения-исполнителя для срочного принятия мер по устранению недостатков.
3.7.3 Заполненный Лист контроля Куратор согласовывает с руководителем подразделения и передает новому сотруднику для дальнейшей передачи в ОПерс.
3.7.4 Заполненный и завизированный руководителем подразделения Лист контроля новый сотрудник прикладывает к «Опроснику № 1», который получает в день своего оформления, согласно Порядку ПР. HR-819.06, и, по истечении первых пяти рабочих дней, В обязательном порядке передает Ведущему специалисту по оценке и адаптации ОПерс.
3.7.5 Ведущий специалист по оценке и адаптации ОПерс ежемесячно консолидирует данные из поступивших Листов контроля о несоблюдении сроков или некачественном исполнении работ по оснащению рабочего места нового сотрудника и передает их Начальнику ОПерс.
3.7.6 На основании полученных данных (п. 3.7.5) Начальник ОПерс инициирует административное взыскание с руководителя подразделения-исполнителя.
4 Ответственность за выполнение требований Порядка
Начальник ОПерс и руководители подразделений, участвующие в исполнении Порядка, несут ответственность за корректное и своевременное выполнение его требований непосредственными исполнителями.
[1] Для закупок по IT-направлению – ОСТО, для остальных закупок – ОУИ.
[2] Руководитель подразделения, где открыта вакансия, до подачи заявки на подбор специалиста в Группу подбора персонала (п. 2.3 ПР. HR-808.06) действует согласно п. 2 П-393.
[3] Форма ТМЦ-4 на технические средства передается в ОСТО, форма ТМЦ-4 на предоставление мебели – в ОУИ.
