Порядок организация офисного рабочего места нового сотрудника

Порядок организация офисного рабочего места нового сотрудника

1  Общие положения

1.1  Назначение

Настоящий Порядок регламентирует последовательность организации офисного рабочего места Нового сотрудника и ответственность сотрудников ГП в случае просрочки исполнения действий по подготовке офисного рабочего места.

Требования документа должны знать руководители всех структурных подразделений ООО "ХХХ".

1.2  Нормативные ссылки

1. Порядок «Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения», ПР-429 от 31.05.2001.

2. Положение «Положение о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения)», П. HR-306 от 27.09.2001.

3. «Положение о постановке на учет и перемещении товарно-материальных ценностей в ООО "ХХХ", П-393 от 07.08.2003.

4. Процедура «Выдача ТМЦ со склада МЦ ООО "ХХХ", ПЦ. PA-177.06 от 25.01.2006.

5. Порядок «Подбор персонала в ГП ООО "ХХХ", ПР. HR-808.06 от 02.05.2006

6. Инструкция «Обеспечение телефонной связью и внесение изменений в конфигурацию АТС в ГП ООО "ХХХ", И. РА-393.05 от 26.10.2005.

7. Порядок «Адаптация новых сотрудников», ПР. HR-819.06 от 16.06.2006.

1.3  Термины и определения, сокращения

PTEL – Телефонный справочник ООО "ХХХ";

Центр закупок (ЦЗ) - подразделение ГП ООО "ХХХ", отвечающее за приобретение определенного вида ТМЦ[1];

АИС – автоматизированная информационная система;

ГИБ ОБ – Группа информационной безопасности Отдела безопасности;

ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";

ГСТПП ОСТО – Группа системно-технической поддержки пользователей ОСТО;

«Кадры» - программный продукт, предназначенный для учета кадров;

МЦ – Материальные ценности;

ОПерс – Отдел персонала;

ОБ – Отдел безопасности;

ОСТО – Отдел системно-технического обеспечения;

ОУИ – Отдел управления инфраструктурой;

ПО – программное обеспечение;

ООО "ХХХ" - ООО "ХХХ".

1.4  Условия отмены требований Порядка

Действие документа может быть отменено Распоряжением Генерального директора ООО "ХХХ" или введением в действие заменяющего ВНД.

2  Необходимые условия для начала организации рабочего места

2.1  Имеется офисная площадь для организации рабочего места нового сотрудника.

2.2  На складе МЦ имеется необходимая для организации рабочего места мебель[2].

2.3  Руководителем подразделения получен из ОПерс положительный результат проверки кандидата Отделом безопасности, отраженный в форме РЕК-1.

2.4  Руководителем подразделения принято положительное решение о приеме кандидата на вакантную должность.

3  Порядок выполнения

3.1  Оформление заявок на оснащение рабочего места

3.1.1  Оформление заявок на предоставление технических средств и мебели, доступа в АИС, установку ПО, выделение нового внутреннего номера осуществляет руководитель подразделения, принимающего нового сотрудника (далее - руководитель) совместно с администратором (секретарем) подразделения (либо выполняет лично).

3.1.2  Руководитель после получения из ОПерс положительного результата проверки кандидата Отделом безопасности, отраженным в форме РЕК-1, в течение рабочего дня:

-  оформляет служебную записку (форма К-3) о выходе кандидата на работу согласно п. 3.17 ПР. HR-808.06;

-  информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п. 3.21 ПР. HR-808.06;

-  дает устное распоряжение Администратору (секретарю) подразделения (либо выполняет лично) заполнить формы:

·  КС-1 (форма введена Порядком ПР-429) на установку ПО и предоставление доступа в АИС согласно ПР-429;

·  ТМЦ-4 (форма введена Порядком П-393) на предоставление технических средств (телефонного аппарата и персонального компьютера);

·  ТМЦ-4 на предоставление мебели (стол, стул), имеющейся на складе МЦ;

·  АТС-1 на выделение нового внутреннего номера согласно Инструкции И. РА-393.05;

-  визирует заполненные формы КС-1, ТМЦ-4, АТС-1.

3.2  Передача форм КС-1, ТМЦ-4, АТС-1 на исполнение

3.2.1  Администратор (секретарь) подразделения передает:

-  форму КС-1 новому сотруднику в день его выхода на работу для согласования в ГИБ ОБ (п. 3.5);

-  формы ТМЦ-4 в ЦЗ[3] в течение рабочего дня после визирования руководителем;

-  АТС-1 для согласования и исполнения в ОСТО в течение рабочего дня после визирования руководителем.

3.2.2  Администратор (секретарь) подразделения в течение часа заносит в Лист контроля подготовки офисного рабочего места нового сотрудника (далее – Лист контроля) (Приложение А) информацию о заполнении и передаче заявок.

3.3  Предоставление технических средств и мебели

Предоставление технических средств и мебели для оснащения офисного рабочего места нового сотрудника осуществляется в соответствии с пунктами 3.2 и 3.5 Процедуры ПЦ. PA-177.06.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению технических средств: в течение 1 рабочего дня.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению мебели (при наличии мебели на складе, а также возможности доставки собственными силами подразделения, получающего ТМЦ): в течение 1 рабочего дня после получения заведующим складом МЦ формы ТМЦ-4, утверждённой начальником ЦЗ.

3.4  Выделение нового внутреннего номера

Выделение нового внутреннего номера осуществляется в соответствии с Инструкцией И. РА-393.05.

% Нормативное время предоставления услуги при наличии технической возможности не более 2 часов.

3.5  Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения

3.5.1  В день выхода на работу новый сотрудник проходит инструктаж по использованию технических средств и компьютерной сети в ГИБ ОБ, после успешного прохождения инструктажа получает в ГИБ ОБ разрешение на доступ в АИС и передает КС-1 в ОСТО на исполнение.

3.5.2  Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения осуществляется в соответствии с ПР-429.

% Нормативное время предоставления услуги – 1 день.

% Настройка внутренней и внешней почты осуществляется ответственным сотрудником ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.

3.6  Занесение информации о новом сотруднике в PTEL

3.6.1  Информацию о новом сотруднике в ПО «Кадры» заносит ответственный сотрудник Группы учета и статистики кадров ОПерс в день выхода нового сотрудника на работу, после чего эта информация автоматически отражается в PTEL.

3.6.2  Данные о присвоенном внутреннем телефонном номере нового сотрудника вносит ответственный сотрудник Группы телекоммуникаций ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.

3.7  Контроль подготовки офисного рабочего места

3.7.1  Куратор нового сотрудника (назначается руководителем подразделения согласно п. 3.1.7 ПР. HR-819.06) В конце второго рабочего дня нового сотрудника осуществляет контроль подготовки рабочего места.

3.7.2  Куратор самостоятельно либо совместно с администратором (секретарем) подразделения по Листу контроля осуществляет проверку качества подготовки рабочего места, в случае обнаружения неисполнения какого-либо из действий по организации рабочего места информацию об этом доводит до руководителя подразделения-исполнителя для срочного принятия мер по устранению недостатков.

3.7.3  Заполненный Лист контроля Куратор согласовывает с руководителем подразделения и передает новому сотруднику для дальнейшей передачи в ОПерс.

3.7.4  Заполненный и завизированный руководителем подразделения Лист контроля новый сотрудник прикладывает к «Опроснику № 1», который получает в день своего оформления, согласно Порядку ПР. HR-819.06, и, по истечении первых пяти рабочих дней, В обязательном порядке передает Ведущему специалисту по оценке и адаптации ОПерс.

3.7.5  Ведущий специалист по оценке и адаптации ОПерс ежемесячно консолидирует данные из поступивших Листов контроля о несоблюдении сроков или некачественном исполнении работ по оснащению рабочего места нового сотрудника и передает их Начальнику ОПерс.

3.7.6  На основании полученных данных (п. 3.7.5) Начальник ОПерс инициирует административное взыскание с руководителя подразделения-исполнителя.

4  Ответственность за выполнение требований Порядка

Начальник ОПерс и руководители подразделений, участвующие в исполнении Порядка, несут ответственность за корректное и своевременное выполнение его требований непосредственными исполнителями.

[1] Для закупок по IT-направлению – ОСТО, для остальных закупок – ОУИ.

[2] Руководитель подразделения, где открыта вакансия, до подачи заявки на подбор специалиста в Группу подбора персонала (п. 2.3 ПР. HR-808.06) действует согласно п. 2 П-393.

[3] Форма ТМЦ-4 на технические средства передается в ОСТО, форма ТМЦ-4 на предоставление мебели – в ОУИ.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1