Положение об отделе финансового учета и отчетности
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цель, задачи, функции, права и ответственность Отдела Финансового учета и отчетности ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел Финансового учета и отчетности является структурным подразделением в составе Управления учета и отчетности Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим в компании функции подготовки Финансовой отчетности.
1.1.3 В своей деятельности Отдел Финансового Учета и Отчетности руководствуется:
- Законодательством Российской Федерации;
- Трудовым кодексом РФ
- Уставом ООО "ХХХ";
- «Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.04 г.)»;
- «Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03 г.)»;
- Настоящим Положением;
- Учетной политикой подготовки финансовой отчетности «ООО "ХХХ"»;
- Прочими внутренними нормативными документами ООО "ХХХ", регламентирующими функциональные области и процессы с участием сотрудников Отдела финансового учета и отчетности.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ"
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00)
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Учетная политика «ООО "ХХХ"».
5. «Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03 г.)».
6. "Доведение утвержденной финансовой и управленческой отчетности до руководства Компании и уполномоченных лиц", Рег. N: ПР. FM-845.06, от - 16.10.06 г.
1.3 Термины, определения и сокращения
ННН – Дополнительное Лекарственное Обеспечение (Федеральная программа);
ОФУиО – Отдел финансового учета и отчетности;
УУО – Управление учета и отчетности;
КПД ССП – Ключевые показатели деятельности Системы сбалансированных показателей;
ФД – Финансовый департамент.
2.1 ОФУиО создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура ОФУиО согласовывается Начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником ОФУиО, Начальником УУО или Финансовым Директором ООО "ХХХ".
2.3 Штатное расписание ОФУиО согласовывается Начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником ОФУиО, Начальником УУО или Финансовым Директором ООО "ХХХ".
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав ОФУиО, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности, наличия требующих решения задач. Изменения целей, организационно-функциональной структуры и штатной численности ОФУиО согласовываются с начальником УУО, Финансовым директором, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОФУиО.
3.1 Организационная структура ОФУиО построена по линейному принципу.
3.2 Организационная структура ОФУиО приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела Финансового Учета и Отчетности».
3.3 Руководит Отделом Финансового Учета и отчетности начальник Отдела Финансового Учета и отчетности, деятельность которого регламентируется Положением «О руководителе Отдела Финансового Учета и Отчетности».
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела учета находятся:
- Руководитель Группы подготовки финансовой отчетности и учета товарных операций;
- Руководитель Группы финансового учета нетоварных операций.
Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ОФУиО определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".
4.1 Основной целью ОФУиО является своевременное обеспечение внутренних и внешних пользователей полной и достоверной информацией о финансовом положении,
Результатах деятельности и изменениях в финансовом положении - финансовой отчетностью, в соответствии с принятыми в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" стандартами.
4.2 Основная цель ОФУиО достигается выполнением следующих задач:
- формирование и развитие методологических основ финансового учета;
- своевременная подготовка финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей;
- поддержание высокого качества отчетных данных;
- выполнение контрольных процедур направленных на повышение качества отчетных данных;
- автоматизация и модернизация учетных систем для повышения оперативности и достоверности представляемой пользователям информации;
- разработка и поддержка учетной системы и отчетности ХХХ в соответствии с требованиями, обеспечивающими планирование и расчет КПД ССП верхнего уровня (Сегмента «Дистрибуция»);
- получение положительного аудиторского заключения от внешних аудиторов;
- получение положительного аудиторского заключения внутренних аудиторов по ежемесячной финансовой отчетности;
- устранение замечаний, полученных от внешних и внутренних аудиторов;
- выполнение работ по синхронизации учета фактических данных с плановыми для формирования корректного план – факта анализа.
4.3 Все прочие цели, которые ставятся перед ОФУиО, являются вспомогательными, выполняются по согласованию с Финансовым директором и должны обеспечивать выполнение основной цели.
В рамках достижения основной цели, приведенной в разделе 4, ОФУиО выполняет следующие функции:
5.1 Учетные функции:
- анализ и классификация данных, содержащихся в учетных системах, для корректного отображения в финансовой отчетности;
- обработка для целей финансовой отчетности и учет результатов инвентаризации активов и обязательств;
- учет операций, отличных от стандартов Российского бухгалтерского учета;
- подготовка аналитических ведомостей по статьям финансовой отчетности;
- подготовка расчетных данных для отражения в финансовой отчетности (резервы, начисления условных обязательств);
- введение новых счетов для выполнения требований по раскрытию отдельных операций в отчетности.
5.2 Аналитические функции:
- анализ отклонений фактических значений от плановых;
- анализ изменений данных отчетности между учетными периодами;
- подготовка аналитических отчетов;
- выявление тенденций развития финансово-хозяйственной деятельности организации;
- анализ отражения нестандартных операций в учете и их влияния на данные финансовой отчетности.
5.3 Подготовка отчетности и предоставление отчетных данных пользователям
- подготовка пакета ежемесячной финансовой отчетности по стандартам финансовой отчетности принятым в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" по компании в формате утвержденных форм ежемесячной финансовой отчетности;
- подготовка квартальных отчетов для предоставления в Управляющую компанию – «ООО "ХХХ"» в формате Комплекта А;
- подготовка и предоставление финансовой отчетности внешним аудиторам;
Внутренним пользователям отчетность предоставляется в соответствии с Порядком "Доведение утвержденной финансовой и управленческой отчетности до руководства Компании и уполномоченных лиц", ПР. FM-845.06, от 16.10.06.
5.4 Контрольные функции:
- контроль за полным отражением активов и обязательств в финансовой отчетности;
- контроль соблюдения принятых стандартов финансовой отчетности, Учетной политики и других методологических документов по ведению финансового учета;
- контроль правильности отражения операций на выделенных счетах и аналитиках;
- ведение плана счетов финансового учета, синхронизация с планом счетов бухгалтерского учета;
- подготовка внутренних методологических документов по учету отдельных операций.
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие с Управлением экономики и планирования – по вопросам методологии бюджетирования, синхронизации учета фактических и плановых данных;
6.1.2 Взаимодействие со Службой внутреннего аудита – по вопросам контроля финансовой отчетности;
6.1.3 Взаимодействие с Налоговой службой – по вопросам налогового учета;
6.1.4 Взаимодействие с Отделом обработки учетной информации по вопросам отражения хозяйственных операций в учетных системах;
6.1.5 Взаимодействие с Отделом бухгалтерского учета по выработке единого мнения на вопросы учета отдельных видов операций;
6.1.6 Взаимодействие с финансовыми службами и Главными бухгалтерами компаний, входящих в группу компаний «ООО "ХХХ"» по вопросам подготовки финансовой отчетности (методология и сроки);
6.1.7 Взаимодействие с Главными бухгалтерами по вопросам учета операций для целей финансового учета, по вопросам сверки с внешними контрагентами, др.;
6.1.8 Взаимодействие со Службой финансов по ННН по вопросам отражения хозяйственных операций по программе ННН;
6.1.9 Взаимодействие с иными структурными подразделениями Финансового департамента осуществляется непосредственно в рамках согласованных процедур и закрепленных за подразделениями функций.
6.2 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.1.1 Взаимодействие с Управлением корпоративной отчетности «ООО "ХХХ"» - в рамках формирования единообразной учетной политики в соответствии принятыми в группе ООО "ХХХ" стандартами финансовой отчетности, формата и регламентации предоставления финансовой отчетности;
6.2.2 Взаимодействие с Управлением аудита – в части методологии учета, планирования и проведения внутреннего и внешнего аудита.
6.3 Взаимодействие с внешними компаниями
Если выполнение конкретных задач или функций, указанных в разделах 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 настоящего положения связано с вопросами следующего характера:
1. стратегические вопросы;
2. вопросы методологического характера;
3. вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречаются впервые;
7. а также другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса.
- и при этом указанные вопросы не могут быть эффективно выполнены сотрудниками ОФУиО, Начальник ОФУиО имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов внешних консультантов для консультаций по данным вопросам в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника ОФУиО входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1. Планирование деятельности ОФУиО осуществляется в рамках общего плана по Финансовому департаменту на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ОФУиО ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОФУиО предоставляет Финансовому директору и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности ОФУиО и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОФУиО Начальник ОФУиО предоставляет отчет Финансовому директору.
8.4 Отчетные и аналитические материалы ОФУиО могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Финансовым директором или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела Финансового Учета и Отчетности, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели, приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Отдела Финансового Учета и Отчетности».
10 Права и полномочия
ОФУиО наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ОФУиО осуществляет Начальник отдела финансового учета отчетности:
- вносит на рассмотрение Начальник УУО и Финансового директора предложения по совершенствованию деятельности Отдела;
- участвует в подготовке перспективных планов развития Отдела;
- знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности ОФУиО, а также с оценкой эффективности работы отдела;
- получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся показателей деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для подготовки финансовой отчетности и полноценной работы отдела;
- инициирует заключение договоров с консультационными компаниями по вопросам консультаций в выборе методик учета, выбора и покупки программного обеспечения для целей учета;
- направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции ОФУиО;
- инициирует разработку или изменение методик учета в случае их отсутствия или неактуальности;
- дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование;
- запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для подготовки финансовой отчетности и решения задач ОФУиО;
- вносит на рассмотрение Финансового директора предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, недобросовестно выполняющим свои функциональные обязанности, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании;
- визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам, относящимся к сфере компетенции ОФУиО;
- запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11.1 Начальник ОФУиО несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за выполнение поставленных задач, Оперативного плана и Плана стратегического развития в части, касающейся сферы компетенции ОФУиО, в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ОФУиО несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ОФУиО.
Поделиться
