Положение об институте региональных кураторов информационно-технологических функций филиалов
1.1.1 Настоящее Положение является нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Института региональных кураторов ИТ функций ООО "ХХХ" (далее ООО "ХХХ"), регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ГП и филиалов ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», внешних организаций, предоставляющих услуги в области информационных технологий.
1.1.2 Институт региональных кураторов ИТ филиалов выполняет в ООО "ХХХ" функции по реализации и продвижению стратегических решений ДИТ, направленных на развитие информационной системы филиалов, эффективную и своевременную технологическую поддержку всех функциональных политик – начиная от коммерческой политики и заканчивая политикой безопасности.
1.1.3 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.4 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Устав ООО "ХХХ";
2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.2004;
3. Концепция управления информационно-технологическими функциями в ООО "ХХХ" (К. МI-9 от 16.07.2002 г.);
4. Положение об информационно-технологическом отделе филиала ООО "ХХХ" (ПП-SL-6 от 17.10.03 г.);
5. Стандарт «Норматив численности обеспечивающего персонала филиалов ООО "ХХХ" (СП. HR-108.05 от 29.11.2005 г.);
6. Порядок Пр. НR-777.05 «Организация служебных командировок сотрудников ООО "ХХХ".
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
Базовый филиал – филиал региона, начальник ИТО филиала которого исполняет функции Регионального куратора по ИТ;
ГП – Головное предприятие ООО "ХХХ";
ДЕП – Дополнительная ежеквартальная премия;
ДРУ – Директор регионального управления;
ДИ – должностная инструкция;
ДИТ – Департамент информационных технологий ООО "ХХХ"
ИТ – информационные технологии;
Институт региональных кураторов ИТ функций – профессиональное объединение региональных кураторов по ИТ;
ИТО – Информационно-технологический отдел филиала;
ООС – Отдел обеспечения сервисов;
Региональный куратор по ИТ – Начальник ИТО филиала, назначенный ответственным за информационно-технологическое развитие определенного региона;
2 Создание и ликвидация кураторства
2.1 Региональный куратор по ИТ назначается решением ДРУ данного региона из числа начальников ИТО филиалов соответствующего региона по представлению Начальника ДИТ и по согласованию c директором базового филиала.
2.2 Региональный куратор по ИТ освобождается от обязанностей решением ДРУ соответствующего региона по согласованию с Начальником ДИТ.
2.3 Организационная структура Института региональных кураторов по ИТ согласовывается с 1-ым Заместителем генерального директора, Заместителем генерального директора по операциям, с Начальником ДПерс., Начальником ДИТ и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по организационной структуре вносятся ДРУ, директорами филиалов.
2.4 Численность задействованных сотрудников в указанной структуре, а также сам подход к организации кураторства могут меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Все изменения согласовываются с Заместителем генерального директора по операциям, начальником Департамента регионального управления, Начальником ДПерс., Начальником ДИТ и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся директорами региональных управлений, директорами базовых филиалов, руководителями структурных подразделений ДИТ.
3 Место куратора в организационной структуре
Организационная структура регионального кураторства по ИТ приведена в Приложении А.
3.1 Региональный куратор по ИТ линейно подчиняется директору базового филиала ООО "ХХХ", в котором он исполняет функции Начальника ИТО.
3.2 Региональный куратор по ИТ функционально подчиняется Заместителю начальника ДИТ по развитию филиалов и ДРУ соответствующего региона.
3.3 В линейном подчинении у Регионального куратора по ИТ находятся сотрудники ИТО базового филиала.
3.4 В функциональном подчинении у Регионального куратора по ИТ находятся начальники ИТО филиалов курируемого региона.
4 Принципы выдвижения на кураторство
Региональным куратором по ИТ назначается один из начальников ИТО филиалов, входящих в данный регион в соответствии с п.2.1 настоящего Положения.
Основные критерии отбора кандидатов:
4.1 Стабильно высокие оценки по ключевым показателям деятельности ИТО филиала не менее года, начальник которого выдвигается на кураторство;
4.2 Наличие в ИТО филиала подготовленного кадрового резерва, способного временно заменить Начальника ИТО.
4.3 Достаточный уровень компетенции по всему спектру вопросов, касающихся планируемого управления деятельностью ИТО филиалов региона;
4.4 Опыт работы в должности Начальника ИТО (исполняющего обязанности Начальника ИТО) – не менее 3-х лет;
4.5 Возможность и желание кандидата ездить в командировки.
5 Территориальное расположение, распределение рабочего времени
5.1 Рабочее место Регионального куратора по ИТ располагается на территории базового филиала.
5.2 Региональный куратор по ИТ привлекается для решения ИТ-задач в других регионах только по согласованию с ДРУ соответствующего региона, при условии отсутствия в другом регионе Регионального куратора по ИТ (отпуск, болезнь, увольнение и т п.).
5.3 Региональный куратор по ИТ может проводить на территориях других филиалов, подотчётного ему в части ИТ региона, суммарно не более 7 (семи) рабочих дней в месяц не считая времени нахождения в пути.
Необходимость пребывания Регионального куратора по ИТ на территориях других филиалов региона для выполнения работ согласно утверждённого плана развития региона по ИТ в срок до 7 (семи) рабочих дней в месяц, определяется решением заместителя начальника ДИТ, согласованным с ДРУ соответствующего региона и директором базового филиала.
5.4 Директор базового филиала имеет право перенести срок начала командировки Регионального куратора по ИТ или изменить её продолжительность (кроме случаев описанных в разделе 8 настоящего Положения), если в базовом филиале возникла ситуация, требующая, по мнению директора филиала, обязательного присутствия Регионального куратора по ИТ, как Начальника ИТО.
5.5 При нахождении Регионального куратора по ИТ на территории базового филиала, до 2-х часов его рабочего времени в день выделяется под удалённое консультирование курируемых им филиалов региона (по телефону, электронной почте и т. п.).
6 Разработка, согласование и утверждение планов развития региона
6.1 Квартальный план ИТ-развития региона готовится Региональным куратором по ИТ, согласуется с Начальником ДИТ и утверждается ДРУ соответствующего региона за 10 рабочих дней до начала планируемого периода.
6.2 Утверждённый план ИТ-развития региона доводится до Регионального куратора по электронной почте в течение одного рабочего дня после их утверждения.
6.3 Отчёт по исполнению ежеквартального плана предоставляется Региональным куратором по ИТ Заместителю начальника ДИТ по развитию филиалов до 5-го числа следующего за отчётным периодом месяца.
6.4 Отчёт по исполнению плана согласуется с Начальником ДИТ и утверждается ДРУ соответствующего региона до 10-го числа следующего за отчётным периодом месяца.
7 Оплата труда, командировочные расходы
7.1 Оплата труда Регионального куратора по ИТ, в части координирующей деятельности по региону, производится путём выплаты дополнительной премии.
7.2 ФОТ по дополнительной ежеквартальной премии за кураторскую деятельность планируется в ДИТ на год с разбивкой по кварталам.
7.3 Периодичность выплаты дополнительной ежеквартальной премии – 1 (один) раз в квартал.
7.4 Максимальный размер дополнительной ежеквартальной премии может составлять до 75% от месячной заработной платы Регионального куратора по ИТ, как Начальника ИТО филиала, с учётом НДФЛ.
7.5 Величина фактически выплачиваемой суммы дополнительной премии ежеквартально определяется в соответствии с мотивационной схемой Регионального куратора по ИТ и утверждается решением ДРУ соответствующего региона по факту исполнения Региональным куратором по ИТ ежеквартального плана.
7.6 Командировочные расходы Региональных кураторов по ИТ в соответствии с планами развития регионов планируются в ДИТ и затраты по ним относятся на ДИТ.
7.7 Командировочные расходы Региональных кураторов по ИТ, вызванные ситуациями, описанными в разделе 8 настоящего Положения, относятся на филиалы, в которые выезжали Региональные кураторы по ИТ.
8.1 Необходимость и достаточность экстренного вмешательства со стороны Регионального куратора по ИТ в оперативную деятельность функционально подчинённых подразделений курируемых филиалов, как с выездом на место так и без, определяется одним из следующих событий:
8.1.1 Сбоем информационной системы филиала, приводящим к замедлению работы серверного оборудования более чем на 30% от нормативного или остановке отгрузок товара клиентам более чем на 7 часов, недоступностью системы электронного заказа;
8.1.2 Кадровыми перемещениями (увольнение ключевых специалистов ИТО);
8.1.3 Согласованным решением ДРУ соответствующего региона и Начальника ДИТ, вызванным необходимостью вмешательства в работу ИТО филиала.
8.2 Пребывание Регионального куратора по ИТ в курируемом филиале, в период кризисной ситуации, определяется только согласованным решением Начальника ДИТ и ДРУ соответствующего региона, которое доводится до директора базового филиала в виде распоряжения о необходимости внеплановой командировки сотрудника.
8.3 На весь срок кризисной ситуации, вне зависимости от территориального расположения, Региональный куратор по ИТ получает следующие полномочия (ссылка на данный пункт указывается в распоряжении):
8.3.1 Руководство ИТО филиала передаётся Региональному куратору по ИТ. При этом, арбитрами при возникновении разногласий между директором филиала и Региональным куратором по ИТ по определению приоритетов в постановке задач специалистам ИТО филиала выступают ДРУ соответствующего региона и Начальник ДИТ (их консолидированное решение, которое доводится ДРУ до заинтересованных сторон).
При этом (в спорных ситуациях) ответственность между участниками процесса делится следующим образом: за бесперебойное функционирование информационной системы филиала отвечает Региональный куратор по ИТ, за достижение запланированного результата в указанной области в целом (устранение сбойной ситуации) - Начальник ДИТ, за упущенные возможности в коммерческой области – ДРУ соответствующего региона, за точность и своевременность исполнения решения – директор филиала.
8.3.2 Региональный куратор по ИТ имеет право привлекать к работам любого необходимого ему специалиста ИТО соответствующего региона, как по месту его работы, так и с выездом последнего в другой филиал. Решение о привлечении указанного сотрудника к работам в другом филиале согласовывается с ДРУ соответствующего региона, и доводится в виде распоряжения до директора филиала, чей сотрудник привлекается к работам на выезде.
8.3.3 Дополнительные полномочия Регионального куратора по ИТ, в отношении специалистов и Начальников ИТО курируемых филиалов, определяются ДРУ соответствующего региона и разделом 12 (Права) настоящего Положения.
На Регионального куратора по ИТ возлагается выполнение следующих функций:
9.1 Участие в формировании и реализации региональной информационно-технологической политики Компании;
9.2 Планирование работы и контроль результатов деятельности ИТО филиалов региона;
9.3 Участие в разработке регламентирующей документации по ИТ для региона;
9.4 Консультирование специалистов ИТО филиалов региона;
9.5 Организация удалённой разработки и тестирования ПО для системы филиалов;
9.6 Обучение ИТ-персонала филиалов региона работе со средствами вычислительной техники и ПО (системного и прикладного). Планирование обучения ИТ-специалистов региона, составление программ профессионального обучения;
9.7 Организация работ по оптимизации операционных расходов филиалов региона по статьям (материалы для технологического развития, связь, текущий ремонт и обслуживание техники для технологического развития);
9.8 Проверка сотрудников ИТО филиалов региона на знание предметной области;
9.9 Внедрение новых и типовых информационно-технологических решений в филиалах региона;
9.10 Согласование статей бюджетов филиалов своего региона, находящихся в зоне ответственности ДИТ;
9.11 Согласование проектов регламентов бизнес-процессов филиалов, выдача консолидированных замечаний к регламентам от филиалов в ГП.
Перед Региональным куратором по ИТ ставятся следующие задачи:
10.1 Предложить бизнесу инновационные решения, усиливающие конкурентные преимущества Компании в регионе;
10.2 Стандартизировать основные информационно-технологические процессы в филиалах, требующие высококвалифицированных знаний персонала и передать функции по их сопровождению из филиалов в ГП (через ООС) или в созданные региональные центры компетенции;
10.3 Повысить скорость и качество принятия решений в ИТ по запросам региональных бизнес - подразделений;
10.4 Повысить доступность информационной системы каждого отдельно взятого филиала региона;
10.5 Создать и развить систему регионального и межрегионального наставничества;
10.6 Повысить скорость разработок ПО при одновременном снижении стоимости разработок, путём создания центра (-ов) региональной разработки ПО;
10.7 Повысить степень значимости и участия ИТ-специалистов регионов в решении общих стратегических целей Компании по развитию бизнеса в регионах (привлекать их к участию в проектах и разработках);
10.8 Подготовить ИТ-инфраструктуру филиалов региона к внедрению стратегических проектных решений (ERP, ЕКТС);
10.9 Поддерживать на оптимальном уровне стоимость ИТ-функции при непрерывном развитии ИТ - инфраструктуры в регионе;
10.10 Пропагандировать использование аутсорсинговых услуг в филиалах регионов с обязательным учётом их экономической целесообразности.
Деятельность Регионального куратора по ИТ оценивается на основе следующих показателей:
11.1 Достижение целей и решение задач ИТО филиалов региона сферы ответственности в сроки, установленные планами стратегических мероприятий ДИТ и календарными планами;
11.2 Исполнение ИТ-бюджета филиалами региона;
11.3 Наличие необходимых информационно-технологических мощностей в регионе для обеспечения стратегических целей Компании;
11.4 Доля типовых информационно-технологических решений в филиалах региона в общем числе используемых решений;
11.5 Повышение эффективности деятельности ИТ-персонала в регионе.
Региональный куратор по ИТ имеет следующие права:
12.1 Давать обязательные для курируемых подразделений (ИТО филиалов региона) распоряжения и указания;
12.2 Координировать деятельность функционально подчиненных подразделений и сотрудников путём вовлечения начальников ИТО филиалов региона в процесс планирования их деятельности, направленной на развитие каждого филиала в частности и соответствующего региона в целом;
12.3 Контролировать деятельность функционально-подчинённых подразделений путём анализа исполнения индивидуальных планов по развитию ИТ, поставленных перед начальниками ИТО филиалов региона;
12.4 Запрашивать от руководителей структурных подразделений подотчётных в ИТ филиалов представления сведений и материалов, необходимых для выполнения своих обязанностей, как куратора региона по ИТ;
12.5 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников ИТО филиалов подотчетного региона до уровня начальников отделов включительно, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений, а также представлять в ДИТ кандидатуры сотрудников на поощрение за активное участие в развитии региона в части ИТ;
12.6 Участвовать в подборе персонала на должности своего функционального подчинения. Рекомендовать директорам филиалов подотчётного региона кандидатов на должности начальников ИТО филиалов;
12.7 Участвовать в процессе формирования показателей мотивации специалистов ИТО филиалов региона.
Региональный куратор по ИТ несет персональную ответственность перед Начальником ДИТ за достижение поставленных перед ним целей и задач, выполнение планов. В свою очередь Начальник ДИТ отвечает перед ДРУ за ИТ развитие соответствующих регионов в соответствии с утверждёнными планами.
