Положение об административной службе департамента филиалов

Положение об административной службе департамента филиалов

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Администрирование –процесс планирования, координирования и контроля достижения целей и задач сотрудников подразделений организации.

1.2. Организационное планирование -постоянный процесс сведения в единые формы планов, поручений для ДФ и уточнения установленных целей развития ДФ и его структурных подразделений.

1.3. Контроль – постоянный и планируемый процесс, обеспечивающий достижение ДФ принятых целей путем обнаружения отклонений от плановых заданий, нормативов и стандартов, а также инициирование целесообразных изменений стандартов и введение новых стандартов.

1.4. Информационная система – совокупность информационных ресурсов, информационная инфраструктура, система формирования и использование информации, используемой в деятельности Компании.

1.5. Объекты администрирования:

·  Деятельность сотрудников ДФ;

·  Стандарты ДФ

·  Бизнес-процесс ДФ в целом и его отдельных частей.

·  Корпоративная дисциплина сотрудников ДФ.

1.7. Базовые задачи администрирования:

¨  Эффективная и своевременная передача потоков информации между пользователями (ГП – Филиалы). Совершенствование процесса обмена информацией в ДФ и ее хранение.

¨  Координация деятельности по планированию подразделений ДФ, формирование планов ДФ в единые документы установленной формы (Функция - планирование).

¨  Сбор и систематизация информации о фактическом состоянии внутренней деятельности ДФ, анализ причин отклонений, инициирование изменений (Функция - контроль).

¨  Непрерывный процесс анализа внутренней и внешней среды ДФ и формирования предложений по развитию системы управления филиалами.

2.  ЦЕЛЬ АС ДФ

Цель АС ДФ – Обеспечение эффективного управления ДФ через поддержание и развитие функций планирования, административного контроля, системы управления и информационного обмена ДФ – филиалы.

3.  ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АС ДФ

Функциями АС ДФ являются:

3.1 Оперативное планирование и административный контроль ДФ. Координация взаимодействия ДФ с функциональными подразделениями ООО "ХХХ".

¨  Оперативное планирование

-  Формирование целей ДФ (Форма М-2);

-  Формирование планов по направлениям ДФ на год ;

-  Формирование календарного плана ДФ на год ;

-  Формирование ежемесячных оперативных планов и отчетов ДФ;

-  Ведение архива планов ДФ ;

-  Поддержание и совершенствование системы планирования в ДФ.

¨  Поддержание системы планирования в филиалах

-  Администрирование процесса планирования филиалов;

¨  Совершенствование и поддержание системы административного контроля в ДФ

-  Контроль выполнения распоряжений и поручений в ДФ и филиалах;

-  Контроль выполнения планов и протоколов;

-  Контроль за выполнением поручений ДРУ;

-  Проведение контрольных мероприятий выполнения НД в ДФ;

-  Контроль за устранением недостатков предыдущего периода.

¨  Подготовка и организация общих мероприятий по ДФ

-  Участие в организации и общее администрирование общефирменных мероприятий касающихся ДФ (конференции, семинары, совещания и т. д.);

-  Организация и администрирование проведения мероприятий внутри ДФ (конференции, семинары, совещания, подведение итогов и т. д.);

¨  Координация взаимодействия ДФ с подразделениями ООО "ХХХ"

-  Контроль выполнения планов работ функциональных подразделений для ДФ;

-  Формирование запросов и ТЗ на выполнение работ функциональными подразделениями для ДФ.

3.2 Управление информационными потоками ДФ – филиалы. Ведение архивов регламентирующих документов ДФ.

¨  Организация непрерывных и устойчивых информационных потоков между ДФ, филиалами и подразделениями ГП

-  Диспетчеризация (перераспределение) информационных потоков поступающих в ДФ;

-  Доведение информации и регламентирующей документации до филиалов и исходящей информации из ДФ до подразделений ГП;

-  Контроль за получением в филиалах отправленной информации и регламентирующих документов;

-  Формирование предложений по совершенствованию системы информационного обмена;

-  Обеспечение конфиденциальности при организации информационного обмена;

¨  Организация и контроль за делопроизводством и документооборотом в ДФ

-  Организация регистрации и хранения регламентирующей документации;

-  Ведение Архива нормативных документов регламентирующих деятельность ДФ и филиалов;

-  Предложения по совершенствованию делопроизводства в ДФ.

3.3 Развитие и поддержание системы управления ДФ и филиалами.

¨  Управленческий анализ деятельности филиалов

-  Разработка и совершенствование системы управленческого анализа деятельности филиалов, путем создания систем мониторингов;

-  Проведение управленческого анализа деятельности филиалов;

¨  Участие в Стратегическом планировании

-  Выработка вариантов и проработка направлений развития ДФ и филиалов;

-  Участие в формировании Стратегического бюджета, анализ и оптимизация бюджета ДФ;

¨  Координация финансовых вопросов касающихся деятельности ДФ и филиалов

-  Подготовка операционных бюджетов ДФ;

-  Взаимодействие с Финансовым отделом в процессе формирование бюджетов;

-  Взаимодействие с Финансовым отделом по вопросам совершенствования методологической базы бюджетирования и управленческого учета в филиалах;

-  Анализ и согласование финансовых аспектов проектов, касающихся ДФ;

-  Произведение оперативных финансовых расчетов для нужд Директора по РУ.

¨  Совершенствование системы управления филиалами

-  Формирование предложений по совершенствованию системы планирования и контроля деятельности ДФ и филиалов;

-  Выработка предложений и альтернативных решений для Директора по РУ по совершенствованию системы управления ДФ и филиалами на базе управленческого анализа деятельности филиалов;

-  Разработка предложений и анализ мотивационных схем сотрудников ДФ и филиалов.

5. Организационная структура АС

5.1. Административная служба является структурным подразделением Департамента филиалов.

5.2. Руководство группой осуществляет Начальник административной службы. Начальник АС подчиняется непосредственно Директору по региональному управлению.

Прямыми начальниками для АС являются:

-  Генеральный директор;

-  Директор по РУ;

Зам. Начальника ДФ по планированию и развитию может давать поручения Начальнику АС в рамках его компетенции согласно «Положению о Заместителе начальника ДФ по планированию и развитию»

5.3. Организационно-штатная структура АС утверждается Приказами о штатном расписании (исходя из темпов роста, изменения объёма работы, расширения круга выполняемых задач. Организационная структура АС – Приложение 1).

6. Взаимодействие с подразделениями ДФ

И другими отделами ООО "ХХХ"

6.1. АС взаимодействует с Директорами по регионам. Взаимодействие осуществляется в соответствии с действующими регламентирующими документами.

6.2. АС взаимодействует с другими отделами ООО "ХХХ". Обмен информацией осуществляется по мере необходимости в устной форме, в виде служебных записок, запросов, периодических совещаний, а также в любой другой взаимоприемлемой форме.

6.4. АС взаимодействует с филиалами. Обмен информацией осуществляется по мере необходимости в устной форме, в виде служебных записок, запросов, периодических совещаний, а также в любой другой взаимоприемлемой форме.

.

7. Планирование работы

7.1. Работа АС осуществляется на основании следующих планов ДФ ООО "ХХХ":

¨  Годового Плана по направлениям ДФ;

¨  Календарного плана ДФ

(согласно «Положение о планировании деятельности отделов ООО "ХХХ" П-283 от 05.06.01 г.)

7.2. Оперативный План работы АС является составной частью Плана ДФ и утверждается Директором по РУ ООО "ХХХ".

8. Отчетность

8.1. По результатам выполнения оперативного плана Начальник АС ДФ, ежемесячно представляет отчет Директору по РУ (Зам. ДРУ по планированию и развитию).

8.2 Сотрудники АС ДФ отчитываются о проделанной работе на еженедельном совещании АС ДФ.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1