Положение об административном отделе

Положение об административном отделе

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1  Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Административного отдела ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних Компаний.

1.1.2  Административный отдел является структурным подразделением в составе Управления корпоративного развития (УКР) ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по документационному и административному обеспечению управления.

1.1.3  В своей деятельности Административный отдел руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- Трудовым Кодексом РФ,

- Уставом ООО "ХХХ";

- Положением о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.2000);

- Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.2000);

- Положением о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.2001);

- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);

- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);

- Положением «О Начальнике Административного отдела ООО "ХХХ" (ПВД. HR-17.05 от 30.12.2004, версия 1);

- настоящим Положением.

1.1.4  Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5  Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1.  Положение о работе с документированной информацией, содержащей коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-195 от 06.10.1999);

2.  Политика в области документационного обеспечения ООО "ХХХ" (ПЛ. SL-2 от 13.11.2003);

3.  Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ" (П-435 от 14.04.2004);

4.  Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (П-481 от 28.10.2005);

5.  Положение «Делопроизводство управленческих документов ООО "ХХХ" (П-491 от 27.05.2006);

6.  Порядок «Разработка и издание приказов и распоряжений по основной деятельности ООО "ХХХ" (ПР-659 от 19.05.2004);

7.  Порядок Информационного обмена с филиалами ООО "ХХХ" (ПР-483 от 30.05.02),

8.  Порядок «Издание решений по деятельности комитетов ООО "ХХХ" (ПР. DS-713.05 от 02.02.2005);

9.  Порядок информационного обмена с контрагентами (ПР-502 от 24.07.2002);

10. Порядок организации подписки на периодические издания в ООО "ХХХ" (ПР-530 от 11.10.2002).

11. Инструкция по централизованному обеспечению командируемых сотрудников ООО "ХХХ" проездными документами и бронированием номеров в гостиницах (И-166 от 29.11.2001).

1.3 Сокращения

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

АдмО - Административный отдел;

ВНД – внутренние нормативные документы;

ВРГ – временные рабочие группы;

ГП – Головное предприятие;

ОРД – организационно-распорядительные документы;

ПО – программное обеспечение;

СДП – Система делегирования полномочий;

ТМЦ – товарно-материальные ценности;

IT – информационные технологии.

2 Создание и ликвидация

2.1  Административный отдел создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2  Организационная структура Административного отдела согласовывается с Начальником Управления по корпоративному развитию, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником АдмО или Начальником Управления по корпоративному развитию.

2.3  Штатное расписание Административного отдела согласовывается с Начальником Управления по корпоративному развитию, Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником АдмО или Начальником Управления по корпоративному развитию.

2.4  Количество и наименование подразделений, входящих в состав АдмО, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры АдмО согласовываются с Начальником Управления по корпоративному развитию, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником АдмО.

3 Организационная структура

3.1  Организационная структура Административного отдела построена по линейно-функциональному принципу.

3.2  Организационно-функциональная структура Административного отдела приведена в Приложении А.

3.3  Деятельность структурных подразделений в составе Административного отдела регламентируется настоящим Положением.

3.4  Руководит Административным отделом Начальник АдмО, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Административного отдела ООО "ХХХ".

3.5  В непосредственном подчинении у Начальника АдмО:

-  Руководитель Группы документооборота;

-  Руководитель Группы регламентации.

3.6  Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Административного отдела определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".

4 Цели

4.1 Главная цель Административного отдела – документационное и административное обеспечение эффективного управления Компанией через развитие и поддержку функций систем делопроизводства и информационного обмена, регламентации, делегирования полномочий и общего администрирования.

4.2 Подцелями Административного отдела являются:

4.2.1 Управление информационным обменом Компании с внешними организациями;

4.2.2 Управление делопроизводством внутренних организационно-распорядительных документов Компании;

4.2.3 Управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании;

4.2.4 Администрирование системы делегирования полномочий Компании;

4.2.5 Администрирование работы Временных рабочих групп Компании;

4.2.6 Административное обеспечение деятельности Компании.

5 Функции

Функции, выполняемые Административным отделом, приведены в Приложении А.

6 Взаимодействия

6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ".

6.1.1 АдмО взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документациионного и административного обеспечения управления. Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

--//--

6.2 Взаимодействие с внешними компаниями

6.2.1 Взаимодействие Административного отдела с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:

--//--

7 Планирование деятельности Подразделения

7.1 Планирование деятельности Административного отдела осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.2000), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".

7.2 Стратегические цели Административного отдела на год устанавливаются Начальником АдмО, согласовываются с Начальником Управления корпоративной отчетности и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

8 Отчетность по работе Подразделения

8.1  Отчетность Административного отдела ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2  По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Административного отдела представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности АдмО.

8.3  По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Административного отдела Начальник АдмО предоставляет отчет Начальнику Управления корпоративной отчетности.

8.4  Отчетные и аналитические материалы Административного отдела могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Управления корпоративной отчетности или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

9 Ключевые показатели деятельности

9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Административного отдела, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Административного отдела».

9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для АдмО в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.

10 Права и полномочия

Административный отдел наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Административного отдела осуществляет Начальник Административного отдела.

Функции, права и полномочия Начальника Административного отдела приведены в Положении о Начальнике Административного отдела.

11 Ответственность

11.1 Начальник Административного отдела несет ответственность перед Генеральным Директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части документационного и административного обеспечению управления Компанией в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2 Начальник Административного отдела несет ответственность за административные риски, возникающие в сфере компетенции Административного отдела.

положение об административно хозяйственном отделе

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1