Положение о службе системы электронного заказа

Положение о службе системы электронного заказа

Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Службы Системы электронного заказа ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.

1.1.2  Служба Системы электронного заказа является структурным подразделением в составе Управления эксплуатации информационных систем в составе Департамента информационных технологий ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по обеспечению требуемого уровня качества Системы электронного заказа, а также по обеспечению развития функциональности Системы электронного заказа в соответствии с требованиями бизнес-пользователей.

1.1.3  В своей деятельности Служба Системы электронного заказа руководствуется:

-  законодательством Российской Федерации;

-  Трудовым Кодексом РФ;

-  Уставом ООО "ХХХ";

-  Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);

-  Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);

-  настоящим Положением.

1.1.4  Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5  Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);

2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);

3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);

4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;

5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг.

1.3  Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

ВНД – внутренний нормативный документ;

ДЗО – дочерние и зависимые общества;

ДИТ – департамент информационных технологий;

Компания – ООО "ХХХ";

УЭ ИС – управление эксплуатации информационных систем.

Создание и ликвидация

2.1  Служба Системы электронного заказа создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2  Организационная структура Службы Системы электронного заказа согласовывается с Директором по операциям, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Службы СЭЗ или Директором по операциям, Начальником ДИТ, Начальником УЭ ИС.

2.3  Штатное расписание Службы Системы электронного заказа согласовывается с Директором по операциям, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником Службы СЭЗ или Директором по операциям, Начальником ДИТ, Начальником УЭ ИС.

2.4  Количество и наименование подразделений, входящих в состав Службы Системы электронного заказа, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры Службы СЭЗ согласовываются с Директором по операциям, Начальником Департамента персонала, Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Службы СЭЗ или Начальником УЭ ИС.

Организационная структура

3.1  Организационная структура Службы СЭЗ построена по линейно-функциональному принципу.

3.2  Организационно-функциональная структура Службы СЭЗ приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Службы СЭЗ».

3.3  Деятельность структурных подразделений в составе Службы СЭЗ регламентируется настоящим Положением.

3.4  Руководит Службой Системы электронного заказа Начальник Службы СЭЗ, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Службы Системы электронного заказа ООО "ХХХ".

3.5  В непосредственном подчинении у Начальника Службы СЭЗ находятся:

-  Сотрудники администрации;

-  Руководитель Группы разработки СЭЗ;

-  Администраторы Группы эксплуатации СЭЗ.

3.6  Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Службы СЭЗ определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО "ХХХ".

ЦелИ

4.1  Главная цель Службы Системы электронного заказа – обеспечение производительности, доступности и функциональности СЭЗ в соответствии с требованиями бизнес-пользователей.

4.2  Подцелями Службы Системы электронного заказа являются:

4.2.1  развитие функциональности ПО СЭЗ;

4.2.2  обеспечение бесперебойного функционирования СЭЗ;

4.2.3  развитие СЭЗ и внедрение новых инструментальных технологий в процесс разработки Системы электронного заказа.

Функции

Функции, выполняемые Службой СЭЗ, приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Службы СЭЗ».

Взаимодействия

1.4  Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ".

6.1.1  Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.

6.1.2  Взаимодействие с сотрудниками ДИТ осуществляется непосредственно, в рамках закрепленных за сотрудниками департамента функций.

6.1.3  Взаимодействие с Департаментом персонала по вопросам подбора, обучения и мотивации сотрудников Службы СЭЗ.

6.1.4  Взаимодействие с Департаментом коммерческих продаж по вопросам функционирования и развития Системы электронного заказа.

6.1.5  Взаимодействие с Отделом безопасности по вопросам получения требований по информационной безопасности, информации о фактах нарушения информационной безопасности и необходимых мерах по устранению уязвимостей.

6.1.6  Взаимодействие с Департаментом инфраструктуры по вопросам обеспечения Службы СЭЗ материалами, необходимыми для деятельности отдела.

1.5  Взаимодействие с Внешними компаниями

6.2.1  Взаимодействие Службы СЭЗ с внешними компаниями осуществляется на договорной основе, кроме того:

6.2.1.1 Решение вопросов, находящихся в компетенции Службы СЭЗ, взаимодействие по вопросам информационного обмена основано на принципах, закрепленных в нормативных документах ООО "ХХХ".

6.2.1.2 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4-5 настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:

1.  Стратегические вопросы;

2.  Вопросы методологического характера;

3.  Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);

4.  Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);

5.  Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;

6.  Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;

7.  Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Службой СЭЗ,

Начальник Службы СЭЗ имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».

В компетенцию Начальника Службы СЭЗ входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.

Планирование деятельности Подразделения

7.1  Планирование деятельности Службы Системы электронного заказа осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".

7.2  Стратегические цели Службы Системы электронного заказа на год устанавливаются Начальником Службы СЭЗ совместно с Начальником УЭИС в соответствии со стратегическими целями Управления эксплуатации ИС и ДИТ, согласовываются с Начальником Управления корпоративного развития и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

Отчетность по работе Подразделения

8.1  Отчетность Службы СЭЗ ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2  По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Службы СЭЗ представляет Начальнику Управления эксплуатации ИС Годовой отчет о деятельности Службы СЭЗ и достижении стратегических целей для предоставления отчетности Генеральному директору ООО "ХХХ".

8.3  По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Службы Системы электронного заказа Начальник Службы СЭЗ представляет отчет Начальнику УЭ ИС.

8.4  Отчетные и аналитические материалы Службы Системы электронного заказа могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Службы СЭЗ, Начальником УЭ ИС, Начальником ДИТ, Директором по операциям или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

Ключевые показатели деятельности

9.1  В качестве ключевых показателей деятельности Службы Системы электронного заказа, на основе которых оцениваются результаты ее деятельности, принимаются показатели, приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Службы СЭЗ».

9.2  Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Службы Системы электронного заказа в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.

Права и полномочия

Служба Системы электронного заказа наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Службы Системы электронного заказа осуществляет Начальник Службы СЭЗ.

Функции, права и полномочия Начальника Службы СЭЗ приведены в Положении «О Начальнике Службы СЭЗ ООО "ХХХ".

Ответственность

11.1  Начальник Службы СЭЗ несет ответственность перед Генеральным директором ЗАО Фирмы «ООО "ХХХ"» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сферы компетенции Службы СЭЗ в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2  Начальник Службы СЭЗ несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Службы Системы электронного заказа.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1