Положение о службе обработки учетной информации отдела учета
Область применения
Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цель, задачи, функции, отчетность, права и ответственность Службы обработки учетной информации (далее СОУИ) Отдела учета ООО "ХХХ", регламентирующим организацию и планирование её деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
СОУИ является структурным подразделением Отдела учета в составе Финансового департамента ООО "ХХХ", выполняющим функции по обеспечению качественной и эффективной обработки учетной информации.
В своей деятельности СОУИ руководствуется:
- Действующим законодательством РФ.
- Уставом ООО "ХХХ".
- «Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.04 г.)».
- «Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.03 г.)».
- Настоящим Положением.
- Прочими внутренними нормативными документами ООО "ХХХ", регламентирующими функциональные области деятельности службы и процессы с участием сотрудников СОУИ.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение Г).
Нормативные ссылки
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00)
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01).
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
4. Положение об обучении сотрудников " ООО "ХХХ" " (рег. № П ‑ 359 от 09.12.02).
5. Положение о разработке/изменении прикладного программного обеспечения (ППО) отделом ПО (ОПО) (рег. № П.-284 от 22.06.2001).
6. Порядок организации проектных работ в ООО "ХХХ" (рег. № ПР-499 от 22.07.2002).
Термины, определения и сокращения
СОУИ – Служба обработки учетной информации Отдела учета.
ОУ – Отдел учета.
ФД – Финансовый департамент.
2.1 СОУИ создается и ликвидируется на основании приказа Генерального Директора ООО "ХХХ", согласованного с Директором по персоналу.
2.2 Организационная структура СОУИ согласовывается Финансовым директором, Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СОУИ или Начальником Отдела учета.
2.3 Штатное расписание СОУИ согласовывается с Финансовым директором, Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СОУИ или Начальником Отдела учета.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав СОУИ, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности СОУИ согласовываются с Финансовым директором, Первым Заместителем Генерального Директора, Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником СОУИ.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура СОУИ построена по линейному принципу (Приложение Б).
3.2 Организационная структура СОУИ должна обеспечивать эффективное выполнение функций и процессов (п. 5), для этого в СОУИ выделены следующие подразделения:
- группа обработки товарных операций;
- группа обработки нетоварных операций;
- аналитическая группа;
- группа оперативной отчетности.
3.3 Непосредственное руководство СОУИ, назначение сотрудников, ответственных за выполнение функций службы, осуществляется Начальником СОУИ, деятельность которого регламентируется Должностной инструкцией Начальника СОУИ.
3.4 Начальник СОУИ подчиняется Начальнику Отдела учета.
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника СОУИ находятся:
- руководитель группы обработки товарных операций;
- руководитель группы обработки нетоварных операций;
- руководитель аналитической группы;
- руководитель группы оперативной отчетности.
3.6 Порядок назначения на должность, распределение обязанностей внутри подразделений, и освобождения от должности, определяется должностными инструкциями сотрудников СОУИ, утверждаемыми Директором по персоналу ООО "ХХХ".
Основной целью СОУИ является обеспечение Качественной и эффективной обработки учетной информации (товарных и нетоварных операций) на базе первичной документации и данных о хозяйственных операциях в информационной системе в соответствии с утвержденной учетной политикой и методиками учета.
Основная цель СОУИ достигается выполнением следующих задач:
4.2.1 Обеспечение качества обработки учетной информации:
- Обеспечение полноты учетной информации.
- Обеспечение достоверности учетной информации.
- Обеспечение своевременности учетной информации.
4.2.2 Обеспечение эффективности обработки учетной информации:
- Снижение дублирования обработки первичной информации.
- Снижение времени и трудоемкости обработки учетной информации.
- Автоматизация процессов обработки учетной информации.
Детализация цели и задач СОУИ представлена на диаграмме в Приложении А.
Все прочие цели, которые ставятся перед СОУИ, являются вспомогательными, выполняются по согласованию с Финансовым директором и должны обеспечивать выполнение основной цели.
5.1 Функции и процессы СОУИ направлены на достижение основной цели (п.4).
Функции СОУИ подразделяются на Функции текущей обработки учетной информации и аналитические функции.
Функции текущей обработки учетной информации:
Контроль соответствия первичной документации и электронной информации.
Обработка учетной информации в информационной системе в соответствии с методиками учета.
Подготовка аналитических ведомостей и отчетов.
Проведение текущих и периодических сверок с контрагентами.
Аналитические функции:
Импорт/экспорт, аналитическая обработка массивов данных.
Развитие учетных информационных систем.
Развитие бизнес-процессов обработки учетной информации.
5.2 Функции выполняются сотрудниками СОУИ в рамках процессов, регламентированных внутренними нормативными документами ООО "ХХХ". Процессы подразделяются на Основные и вспомогательные.
5.2.1 Основным процессом СОУИ является процедура ежемесячного закрытия периода в информационных системах товарного и нетоварного учета, в рамках которой выполняются функции 5.1.1.1, 5.1.1.2, 5.1.1.3, 5.1.2.1. Сроки выполнения работ по закрытию периода ежемесячно утверждаются «Регламентом проведения работ по закрытию периода в учетных информационных системах» (пример регламента в Приложение В).
5.2.2 Вспомогательными процессами СОУИ являются развитие учетных информационных систем и бизнес-процессов обработки учетной информации (функции 5.1.2.2, 5.1.2.3), а также обработка результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (функция 5.1.1.4).
Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Взаимодействие с сотрудниками Финансового департамента осуществляется непосредственно, в рамках закрепленных функций сотрудников департамента.
Взаимодействие с прочими структурными подразделениями ООО "ХХХ" осуществляется в соответствии с утвержденными внутренними нормативными документами.
По нестандартным и нерегламентированным вопросам взаимодействие осуществляется посредством согласования с Начальником СОУИ.
Взаимодействие с компаниями сегмента "Дистрибуция" и внешними компаниями
Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документах:
Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект);
Прочие ВНД, регламентирующие взаимодействие с компаниями сегмента "Дистрибуция" и внешними компаниями.
Взаимодействие по вопросам представления и получения актов сверок и прочих документов, подтверждающих взаиморасчеты.
7 Планирование деятельности Подразделения
Планирование деятельности СОУИ осуществляются в рамках общего плана по Финансовому департаменту на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность СОУИ ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник СОУИ представляет Начальнику Отдела учета Годовой отчет о деятельности СОУИ и достижении стратегических целей для предоставления отчетности ОУ Первому Заместителю Генерального Директора и Генеральному Директору.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы СОУИ Начальник СОУИ предоставляет отчет Начальнику Отдела учета.
8.4 Отчетные и аналитические материалы СОУИ могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Отдела учета или с Финансовым Директором.
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 Показателями деятельности СОУИ, на основе которых оцениваются результаты её деятельности, принимаются:
- обеспечение качества учетной информации;
- обеспечение эффективности обработки учетной информации.
9.2 Разработка более детализированных показателей производится Службой планирования и организационного развития.
10 Права
СОУИ наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия СОУИ осуществляет Начальник СОУИ.
10.1 Вносит на рассмотрение Начальника Отдела учета предложения по совершенствованию деятельности Отдела.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Отдела, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности СОУИ, а также с оценкой эффективности работы СОУИ.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся показателей деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы СОУИ.
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции СОУИ.
10.7 Инициирует разработку или изменение методик учета в случае их отсутствия или неактуальности на определенных участках ручной или автоматизированной обработки учетной информации.
10.8 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.9 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки документы, требующие согласования сотрудников СОУИ, или влияющие на выполнение задач СОУИ, подготовленные с нарушением существующих требований.
10.10 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач СОУИ.
10.11 Контролирует действия и процессы, относящиеся к сфере компетенции СОУИ в других подразделениях Компании.
10.12 Вносит на рассмотрение Начальника Отдела учета предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.13 Визирует все документы, связанные с деятельностью Компании по вопросам, относящимся к сфере компетенции СОУИ.
10.14 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
10.15 Инициирует проекты по развитию информационных систем отделам программного и системно-технического обеспечения согласно Положению о разработке/изменении прикладного программного обеспечения (ППО) отделом ПО (ОПО) (рег. № П.-284 от 22.06.2001).
10.16 Инициирует проекты по развитию бизнес-процессов обработки учетной информации в случае их отсутствия, неактуальности или несовершенства на определенных участках функциональной области деятельности СОУИ.
11.1 Начальник СОУИ несет ответственность перед Финансовым директором и Генеральным Директором ООО "ХХХ" за выполнение поставленных задач, Оперативного плана и Плана стратегического развития в части, касающейся сферы компетенции СОУИ, в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник СОУИ несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции СОУИ.
Поделиться
